Beweiskraft von E-Mails
Juristisch sind nur mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgezeichnete E-Mails den herkömmlichen Urkunden gleichgestellt, doch vor Gericht können auch nicht signierte E-Mails bedeutsam sein. Sie belegen häufig Absprachen zwischen den Streitparteien etwa zu vereinbarten Preisen und zugesicherten Eigenschaften. Eine revisionssichere Ablage der Daten in einem Mail-Archiv oder einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann die eigene Rechtsposition wesentlich stärken.
Eine versandte und im eigenen Archiv abgelegte E-Mail bringt nicht den zwingenden Nachweis, dass diese Nachricht auch wirklich dem Mail-Server des Adressaten zugestellt wurde. Umgekehrt lässt eine im eigenen Eingangskorb unauffindbare Mail nicht darauf schließen, dass die Gegenseite keine Nachricht geschickt hat. Ein Unternehmen muss also Kosten und Risiken abwägen und im Falle einer vollständigen Journal-basierenden Archivierung entscheiden, ob eingehende Nachrichten vor dem Spam-Filter des Mail-Systems gespeichert werden sollen. Nur so kann es nachweisen, ob eine strittige Mail an dem Übergang zwischen Internet und dem erstem eigenen Mail-System angekommen ist.
Wer archiviert, Anwender oder System?
Der erste Schritt zur sinnvollen Archivierung muss stets die Frage nach dem grundsätzlichen Verfahren beantworten. Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze.System-getriebener Ansatz:
-
Die Archivierung erfolgt regelbasierend und automatisch.
-
Er bietet die höchste Sicherheit, falls alle E-Mails archiviert werden sollen.
-
Ein Eingriff der Anwender ist nicht erforderlich.
-
Nahezu alle E-Mail-Archivierungslösungen unterstützten den Ansatz.
-
Auch irrelevante E-Mails werden archiviert.
-
E-Mails lassen sich kaum individuell ablegen und etwa in Kundenakte einbinden.
-
Empfehlenswert ist eine Betriebsvereinbarung über die private E-Mail-Nutzung.
Anwender-getriebener Ansatz:
-
Der Benutzer entscheidet, welche E-Mails er in welche Archivbereiche (geordnet etwa nach Aktenstrukturen oder Bereichsarchive) und mit welchen Indexwerten ablegt.
-
Die Nachrichten lassen sich nach fachlichen Aspekten ablegen.
-
Irrelevante E-Mails werden aussortiert.
-
Er benötigt typischerweise die Unterstützung durch ein Dokumenten Management System (DMS).
-
Mit der DMS-Integration ist eine Vorgangsbearbeitung möglich.
-
Der Ansatz wird nicht von allen E-Mail-Archivierungslösungen implementiert.