Der größte Aufwand im Projekt entfällt auf die Fachabteilung, die die Quelldaten konsolidieren, bereinigen und nach Dubletten durchsuchen müssen. Dabei können Werkzeuge wie Excel oder Access sowie Datenanalyse-Tools etwa von Caatoose oder Trillium die Arbeit erleichtern. Mit ihnen lassen sich die Daten als Flatfile im CSV-Format laden und Regeln für die Stammdatenbearbeitung definieren.
Zudem verfügen sie meist über zertifizierte Schnittstellen zum R/3-System und sind in ihren Hardwareanforderungen zunächst bescheiden: "100 000 Datensätze schafft jedes Tool", weiß Oerter. Dennoch bleibt vieles in dieser Projektphase ebenso Handarbeit wie bei der anschließenden Harmonisierung der Stammdaten. Dabei ist unter anderem zu klären, welche Inhalte in welche Felder und welche Attribute als globale Attribute gepflegt werden sollen. Auch muss eine einheitliche Nummernstruktur entstehen. Letzteres lässt sich beispielsweise direkt im ERP-System vornehmen, das zudem die Arbeiten durch Funktionen wie den Produktauslauf in R/3 unterstützt. IBM-Manager Dauth trifft in der Praxis zwei Strategien zur Harmonisierung: Es wird ein zentraler Datenstamm aufgebaut und mit den bestehenden Systemen abgeglichen, ohne diese zu ändern. Oder andere Anwendungen werden sukzessive auf den zentralen Stamm migriert. Gleichzeitig müsse mit der Implementierung entsprechender Prozesse begonnen werden.
Welche Software letztlich die Stammdaten verwaltet, hängt immer von den konkreten Anforderungen ab. So können auch Katalog-, CRM-, SCM- oder andere Lösungen als Stammdaten-Master Sinn machen. Selbst im SAP-Umfeld ist MDM nicht zwingend erforderlich. Vor allem Unternehmen, die schon eine Stammdatenlösung etwa auf R/3 entwickelt haben, wollen komplette Artikel- und Kundenstrukturen verteilen, was aber heute laut IMG-Manager Lorani mit MDM noch nicht in diesem Umfang möglich ist.