Vertrags-Management

Standard-Prozesse senken die Kosten

Sabine Prehl ist freie Journalistin und lebt in München.
Ein strukturiertes Vertrags-Management (VM) trägt dazu bei, die Kosten für die Prozessberatung zu reduzieren.

Angesichts des wachsenden Anteils an Fremdprodukten und -leistungen im eigenen Wertschöpfungsprozess werden die Organisation und Steuerung von Lieferantenbeziehungen sowie die entsprechenden Verträge immer komplexer. Ein strukturiertes Vertrags-Management (VM) kann erheblich dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Risiken zu minimieren. Das belegen die bisherigen Ergebnisse der RWTH Aachen University, die die Rolle der IT bei der Prozessunterstützung im beschaffungsseitigen Vertrags-Management im deutschsprachigen Raum untersucht hat. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass vor allem standardisierte VM-Prozesse helfen können, die Beziehung bis auf Einzelvertragsebene zu überwachen und im Kontext der gesamtvertraglichen Beziehungen zu beurteilen.

Der seit Februar 2009 laufenden Erhebung zufolge haben 60 Prozent der Unternehmen in den letzten fünf Jahren ein VM eingeführt. Ihr Fazit: Die beschaffungsseitigen Vertragsbeziehungen wurden dadurch transparenter, entsprechen den fachlichen Anforderungen besser und unterstützen das Beschwerden-Management effektiver. Speziell Vertragsrecherche und -controlling werden heute deutlich positiver eingeschätzt als vor der Einführung.

Zudem konnten die VM-Anwender die Kosten für die Prozessberatung deutlich senken: in 65 Prozent der Unternehmen wurden diese Leistungen um 20.000 Euro billiger. Bei sieben Prozent der Befragten lagen die Einsparungen zwischen 25.000 und 50.000 Euro, und bei 28 Prozent sogar bei mehr als 50.000 Euro. Die IT-Kosten im VM-Projekt halten sich dabei in Grenzen: Bei der Hälfte der Befragten liegen sie bei weniger als 20.000 Euro. 29 Prozent investieren zwischen 50.000 und 100.000 Euro und 21 Prozent mehr als 100.000 Euro in die IT-gestützten VM-Prozesse. Nach der Einführung liegen die laufenden IT-Kosten dann meist unter 20.000 Euro pro Jahr. Dies gaben 72 Prozent der befragten Firmen an.

Unabhängig vom Projekt trägt der VM-Prozess laut Studie wesentlich zum Gesamterfolg bei: In mehr als 40 Prozent der Firmen wird er intensiv durch IT- und TK-Techniken unterstützt - um die Durchlaufzeiten zu verbessern, den Vertrag transparent zu machen und die vertraglichen Risiken zu minimieren. Vertragsabschluss, -bewirtschaftung und -archivierung werden in der Regel mittel bis gut bewertet. Bei den übrigen VM-Prozessen dagegen bemängelt das Gros der Unternehmen eine eher unzureichende IT-Unterstützung - vor allem bei Vertragsplanung und -gestaltung sowie bei der Integration ins Lieferanten-Management.

Im Einsatz sind meist Dokumenten-Management-, Workflow- sowie Bericht-Abfrage-Systeme zur IT-Unterstützung. Noch ausbaufähig ist die Verwendung von Contract-Composer-Lösungen. Erstaunlich positiv fällt die Integration in bestehende ERP-Anwendungen in fast allen VM-Prozessen auf.

Interessierte Einkäufer, Supply-Chain-Manager, Controller und Unternehmensjuristen im deutschsprachigen Raum können noch bis Juni 2009 an der Studie teilnehmen.