Speicherkosten in den Griff bekommen

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Der Finanzkrise zum Trotz wachsen die Datenberge weiter. Angesichts schrumpfender IT-Budgets müssen die IT-Verantwortlichen also zusehen, ihre Storage-Systeme zu optimieren.

Viele CIOs sind derzeit gezwungen, angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Situation ihrer Firmen die IT-Ausgaben zu drosseln. Dabei kommen den Anwenderunternehmen zwar die nach wie vor sinkenden Kosten für Speicherhardware entgegen. Den Analysten von Experton zufolge geben die Preise im Durchschnitt jährlich um etwa 30 Prozent nach. Trotzdem steigt der Aufwand, Firmendaten zu speichern und aufzubewahren. Das liegt in erster Linie am komplexer werdenden Storage-Management. Anwenderunternehmen müssen beim Archivieren von Firmeninformationen meist strenge Compliance-Regeln beachten. Darüber hinaus gilt es, den einzelnen Abteilungen im Unternehmen alle benötigten Daten aufbereitet und schnell zur Verfügung zu stellen, um das eigene Business effizienter zu unterstützen.

Das treibt die Gesamtkosten für den Bereich Storage in die Höhe. Die Experton Group hat elf Ratschläge parat, mit deren Hilfe sich der Storage-Aufwand reduzieren lässt. Die Tipps betreffen die Bereiche Prozesse, Hardware und Softwarewerkzeuge:

Prozesse

1 Archivierung: Die meisten Unternehmen haben Daten in ihren Archiven mehrfach kopiert und abgelegt. In Extremfällen können die Informationen an bis zu 50 verschiedenen Stellen in den oft verteilt organisierten Storage-Systemen liegen, berichten die Experten von ihren Erfahrungen. Die Verantwortlichen in den Firmen sollten deshalb einen Plan entwickeln, um die unnötigen Dubletten in den Systemen zu identifizieren und zu entfernen. Außerdem müssen sie Vorkehrungen treffen, damit während der künftigen Archivierungsprozesse keine neuen Doppler entstehen. Das entschlackt die Datenablage und spart Zeit sowie Speicherplatz.

2 Kapazitätsplanung: Die Unternehmen müssen ihre Storage-Kapazitäten besser planen, fordern die Analysten. Schlüsselfaktor für mehr Effizienz ist jedoch der Überblick darüber, wie stark die eigenen Speichersysteme ausgelastet sind. Daran mangelt es vielen Unternehmen. Oft werden Storage-Kapazitäten nicht beziehungsweise nur unzureichend genutzt. Der Anteil dieses verlorenen Speichers kann manchmal bei bis zu 50 Prozent der Gesamtressourcen liegen. Die Verantwortlichen müssen sich deshalb zunächst ein Bild darüber verschaffen, wie effizient sie den eigenen Speicher nutzen, und dann in einem zweiten Schritt Prozesse implementieren, mit denen die Speicherauslastung dauerhaft optimiert wird. Dadurch lassen sich die benötigten Storage-Kapazitäten und auch der Verwaltungsaufwand verringern.

3 Konsolidierung: Storage-Landschaften lassen sich auf zwei Arten konsolidieren. Zum einen können Anwender unterschiedliche Speicherorte zentralisieren beziehungsweise viele einzelne verteilte Systeme in größeren Storage-Arrays zusammenfassen. Dadurch vereinfacht sich das Management der Speicherlandschaften. Zum anderen lassen sich Storage-Architekturen konsolidieren, beispielsweise indem Direct Attached Storage (DAS) durch Speichernetze abgelöst wird. Das können Network-Attached-Storage-(NAS-) oder Storage-Area-Network-(SAN-) Architekturen sein. Mit dem Umstieg von DAS auf NAS beziehungsweise SAN lassen sich die Kosten für Speicherhardware senken, da die Firmen Storage-Ressourcen im Netz effizienter auslasten können. Darüber hinaus vereinfacht sich das Management der Geräte, weil diese nicht mehr einzeln gesteuert werden müssen, sondern Administratoren sie mit Hilfe einer zentralen Management-Konsole im Netz verwalten können. Den Analysten zufolge erlaubt der Umstieg auf Speichernetze Kostensenkungen auf die Hälfte oder gar ein Viertel.

4 Daten-Management: Mit Hilfe eines Master Data Managements (MDM) lassen sich Daten konsolidieren, bevor sie überhaupt auf den Storage-Systemen landen. Dafür müssen die Firmen jedoch neben Hardware und Softwarewerkzeugen auch die entsprechenden Prozesse im Unternehmen implementieren. Anwender erhalten über ein zentrales Repository einen genauen Überblick, wo welche Daten abgelegt sind. Außerdem lassen sich mit Hilfe der Tools und festgelegten Regeln Datendubletten sowie eine unnötig hohe Zahl von verschiedenen Versionsständen eines bestimmten Datenbestands verhindern. Das spart Speicher und Verwaltungsaufwand. Darüber hinaus hilft den Business-Einheiten ein effizientes Daten-Handling, ihre Geschäfte zügiger und zielgerichteter abzuwickeln.

5 Beschaffung: Um den Überblick über ihren Speicher-Pool nicht zu verlieren, sollten Unternehmen Speichergeräte zentral einkaufen. Außerdem empfiehlt es sich, ein oder zwei strategische Storage-Lieferanten auszuwählen und mit diesen langfristige Lieferverträge über mindestens drei Jahre auszuhandeln. Dazu müssen die Kunden allerdings wissen, wie sich ihr Speicherbedarf in der Zukunft entwickeln wird. Zwar bindet sich ein Unternehmen so an die Anbieter, kann aber höhere Preisnachlässe herausholen. Wer seine Kosten über einen längeren Zeitraum strecken möchte, sollte über Finanzierungs- und Leasing-Konditionen verhandeln. Dabei sollte nicht nur der Preis im Mittelpunkt stehen. Anwender dürfen beispielsweise Aspekte wie Upgrades nicht vergessen. Außerdem sollte sich in den Verträgen die Preisentwicklung widerspiegeln. Gerade bei der Hardware ist der jährliche Preisverfall eklatant. Wird das nicht berücksichtigt, zahlen die Firmen am Ende überteuerte Preise.

Hardware

6 Storage-Techniken: Auch wenn die Anschaffung neuer Speicherhardware auf den ersten Blick teuer erscheint, kann sich der Kauf lohnen. Dann nämlich, wenn die Hersteller in den Maschinen Mechanismen implementieren, die den Kunden helfen, ihre Speicherlandschaften effizienter und kostengünstiger zu betreiben. Doch Vorsicht: Viele Techniken sollen teilweise spezielle Storage-Nöte beim Anwender beheben. Werden die entsprechenden Applikationen aber gar nicht eingesetzt, nützt die beste Technik nichts. Allerdings gibt es auch Techniken, die grundsätzliche Speicherprobleme adressieren.

Beispielsweise integrieren die Hersteller in ihren Content-Adress-Storage-(CAS-)Geräten Softwaremechanismen wie Deduplication-Technik, die überflüssige Datendubletten verhindern soll. Das ist beispielsweise sinnvoll in großvolumigen E-Mail-Archivierungssystemen.

Informationen, die zwar archiviert werden müssen, aber nur selten abgerufen werden, sind auf Bandlaufwerken besser aufgehoben als in teuren Disk Arrays. Den Analysten zufolge lohnt sich diese Aufteilung: Eine ausgewogene Band-Disk-Landschaft, in der die Daten auf dem jeweils sinnvollen Medium gespeichert sind, kann die Storage-Kosten um bis zu 50 Prozent senken.

7 Cloud Computing: Im Rahmen von Cloud Computing kommen immer mehr Anbieter auf den Markt, die Speicher aus der IT-Wolke anbieten. Die IT-Verantwortlichen sollten sich mit diesen Alternativen beschäftigen, beispielsweise für Testsysteme. Der dafür notwendige Speicherbedarf könnte günstiger und effizienter aus dem Netz bezogen werden, da die dafür notwendigen Daten doppelt vorgehalten werden müssen - für das Produktiv- und das Testsystem. Darüber hinaus könnte sich Online-Speicher oder Storage as a Service für nicht unternehmenskritische Datenarchive oder einfache Backup-Funktionen eignen. Bevor die IT-Verantwortlichen ihre Informationen in die Cloud schicken, sollten sie allerdings Technik und Service-Level der Anbieter genau prüfen sowie die anfallenden Kosten unter die Lupe nehmen und mit dem Aufwand im eigenen Haus vergleichen.

8 Storage-Upgrades: Um auf der sicheren Seite zu sein und sich nicht dem Vorwurf auszusetzen, dass der zur Verfügung stehende Speicher nicht ausreicht, tendieren die meisten IT-Verantwortlichen dazu, zu viel Storage einzukaufen. Doch neben den Kosten für die Anschaffung beansprucht der überflüssige Speicher Stellfläche, Energie und Verwaltungsaufwand. Dazu kommt, dass die nicht genutzten Storage-Systeme womöglich schnell veralten. Unternehmen sollten daher die Kosten für den gesamten Lebenszyklus von Speichergeräten in ihre Überlegungen einbeziehen und dann mit spitzem Bleistift ausrechnen, wie teuer der meist brachliegende Reservespeicher kommt. Um einem möglichen Speicherengpass vorzubeugen, sollte man flexible Upgrade-Verträge abschließen, die bei Bedarf einen schnellen Ausbau des Speicher-Pools ermöglichen.

Software

9 Deduplication: Der Schlüssel für effiziente Storage-Landschaften liegt heutzutage in der Software, während die Hardware in weiten Teilen Commodity ist. Um den Speicherplatz möglichst effektiv auszulasten, bieten viele Hersteller beispielsweise Deduplication-Tools an. Mit Hilfe dieser Softwarewerkzeuge lassen sich Dubletten von Datenbeständen erkennen und entfernen. Studien zufolge können Anwender den Speicherbedarf so um bis zu 85 Prozent reduzieren.

10 Thin Provisioning: Für einen effizienteren Storage-Betrieb sorgen auch Thin-Provisioning-Tools. Innerhalb der vorhandenen Speicher-Pools werden einzelnen Anwendungen in aller Regel feste Storage-Ressourcen zugewiesen. Doch meist nutzen die Applikationen den ihnen allokierten Speicher nur wenig effektiv. Nach Einschätzung der Experten liegt der Auslastungsgrad manchmal bei nur zehn Prozent oder sogar darunter. Mit Hilfe von Thin-Provisioning-Werkzeugen lässt sich der Speicher flexibel auf die Anwendungen verteilen. Nach Bedarf bekommt die Software den benötigten Platz zugeteilt.

11 Management-Tools: Darüber hinaus bieten Speicher- und Softwarehersteller Software an, mit der sich das Storage-Management verbessern lassen soll. Um die richtigen Tools auszuwählen, sollten Unternehmen gemeinsam mit dem Lieferanten die eigene Speicherumgebung sowie die dort anfallenden Aufgaben analysieren. Diese Bestandsaufnahme sollte nichts kosten, schließlich kann der Anbieter auf Zusatzgeschäft mit Software hoffen. Wichtige Kriterien für die Auswahl der Management-Tools: Sie müssen sich schnell implementieren lassen und sich innerhalb kurzer Zeit amortisieren.

Weitere Speichertipps auf einen Blick

Achten Sie auf Interoperabilität: Viele Storage-Umgebungen sind heterogen zusammengesetzt. Um diese Speicherpools effizient verwalten und nutzen zu können, muss die entsprechende Software möglichst viele Speicher-Devices unterschiedlicher Hersteller managen können.

Der richtige Platz für die Daten: Prüfen Sie die Anforderungen der Datenhaltung in puncto Verfügbarkeit und Performance. Informationen, auf die einmal im Jahr zugegriffen wird, müssen nicht auf einem teuren Highspeed-Speicher liegen. Tiered-Storage-Architekturen helfen, den richtigen Ablageort zu finden.

Information-Lifecycle-Management (ILM): Für eine effiziente Datenhaltung genügt es nicht, die Daten auf einen Speicher zu schaufeln und sich dann nicht mehr darum zu kümmern. Anwender müssen im Rahmen von ILM kontinuierlich prüfen, ob die Informationen entsprechend ihrer Relevanz am richtigen Ort liegen.

Zentrale Speicherkonsole: Ziel der Anwender muss sein, angesichts immer größer werdender Datensilos deren Verwaltung so einfach wie möglich zu gestalten. Das funktioniert am besten mit einer zentralen Management-Konsole, über die alle wichtigen Funktionen wie Snapshots, Backup und Recovery quer über den gesamten Storage-Park gesteuert werden können.

Disaster Recovery richtig dimensionieren: Für die gespiegelte Storage-Umgebung sind nicht die gleichen Highend-Systeme wie im Primär-Rechenzentrum notwendig. Unterstützt die entsprechende Software heterogene Landschaften, können am Disaster-Recovery-Standort auch günstigere Midrange-Systeme zum Einsatz kommen. Die einfachere Ausstattung tut es in aller Regel für die kurzen Zeiten, in denen die Erst-Speicher ausfallen.

So senken Sie die Speicherkosten

Anwenderunternehmen müssten ihre Speicherkosten wesentlich differenzierter betrachten, als sie dies meist tun, schreiben Storage-Experten den Anwendern ins Hausaufgabenheft. Oft werde nur auf die Preise pro Gigabyte geschaut. Das sei zwar eine einfache Metrik, reiche aber bei weitem nicht aus, um die Gesamtkosten des Speicherbetriebs richtig zu kalkulieren. Die Kosten für physischen Speicher sinken kontinuierlich zwischen 20 und 30 Prozent pro Jahr. Viele Unternehmen leiteten daraus ab, ihre Speicherbudgets flach halten zu können.

Das ist den Experten zufolge allerdings ein Trugschluss. Der Bedarf an Storage wachse jährlich zwischen 30 und 60 Prozent, und damit auch der Aufwand, die Daten zu verwalten. Die Anschaffung von Speicher mache lediglich 20 bis 30 Prozent der Gesamtkosten aus. Um die gesamte Speicher-TCO unter Kontrolle zu bekommen, müssten nach Einschätzung von Hitachi Data Systems (HDS) insgesamt über 30 Einzelfaktoren berücksichtigt werden, beispielsweise Raum- und Energiekosten sowie Aufwände für Wartung, Arbeit und Migrationen. Aufgrund der vielen Kostenblöcke sei es allerdings keine leichte Übung, die Storage-TCO auszurechnen. Die Experten des Storage-Anbieters empfehlen folgendes Vorgehen:

  • Alle Faktoren identifizieren, die zur Storage-TCO beitragen. Wichtig: Vor allem auf die Kosten für die Datenhaltung achten. Gerade in Sachen Effizienz und Auslastung liege einiges im Argen.

  • Überlegen, welche Kosten gesenkt werden können, und priorisieren, an welchen Schrauben zuerst gedreht werden soll. Achtung: Unternehmen müssen dabei Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Kostenblöcken im Auge behalten.

  • Roadmap für die Storage-Optimierung aufstellen: Dabei geht es aber nicht nur darum, neue Techniken einzuführen. Anwender müssen auch die Arbeit rund um den Speicher effizienter planen und die damit zusammenhängenden Prozesse optimieren.

  • Plan ausführen und Fortschritte dokumentieren: Anwender dürfen die Optimierung nicht sich selbst überlassen. Es gilt, die Fortschritte und die sinkende Storage-TCO zu dokumentieren. Damit lassen sich dann auch Investitionen gegenüber dem Management rechtfertigen.

HDS bietet interessierten Kunden verschiedene Tools und Services, um die Storage-Kosten in den Griff zu bekommen. Beispielsweise sollen sich mit Hilfe des "Tiered Storage Economics Quick Estimator" die Effekte von Speicherinvestitionen zügig errechnen lassen. In das Tool sind laut Hersteller Erfahrungen aus über 600 Kundenprojekten eingeflossen.