1 Für wen rechnet sich VoIP?
Es gibt viele Gründe, sich für die Voice-over-IP(VoIP)-Technologie zu interessieren. Einer ist der Wunsch nach Mobilität. Über einen VoIP-Anschluss ist man immer unter seiner Büronummer erreichbar, egal wo man sich gerade aufhält. Mitarbeiter können sich mit ihrem Nutzerprofil an anderen Telefonen an- und abmelden. Auch auf Reisen genügt es, sich irgendwo auf der Welt an einem Computernetzwerk einzuloggen. Die Weiterleitung über Datennetze ist sehr viel günstiger als die Anrufweiterleitung über ein Mobiltelefonnetz.
VoIP ist nicht umsonst, aber die Telefonkosten lassen sich durchaus senken: Für firmeninterne Gespräche zwischen Niederlassungen, die auch in unterschiedlichen Ländern sein können, fallen keine Gebühren mehr an. Auch Heimarbeiter können auf diese Weise praktisch zum Nulltarif in das Gesprächsnetz eingebunden werden.
Für Gespräche vom Unternehmenstelefon in das Festnetz oder in Mobiltelefonnetze muss nach wie vor gezahlt werden, doch die Gesprächstarife der VoIP-Anbieter liegen oft unter den handelsüblichen Telefontarifen. Das macht sich besonders bei Auslandsgesprächen bemerkbar, wenn sich das Gateway, also der Knotenpunkt, über den die Anrufe in das traditionelle Telefonnetz geleitet werden, in einem Land befindet, in das viele Gespräche geführt werden.
Zudem können die Betriebskosten sinken: Nahezu jedes Unternehmen unterhält neben dem Telefon- ein lokales Datennetzwerk. Werden sie in einem einzigen Netzwerk vereint, ergeben sich Synergieeffekte. Installation und Pflege eines separaten Netzes entfallen. Bei Kosten-Nutzen-Analysen muss aber bedacht werden, dass konvergente Voice- und Datensysteme in ihrer Einrichtung und im Betrieb deutlich aufwändiger sind als Standardnetzwerke. Werden Produkte verschiedener Hersteller eingesetzt, kann sich die Komplexität leicht vervielfachen.
2 Probieren geht über Studieren
Sinnvoll ist es, zunächst an einem einzigen Arbeitsplatz VoIP-Lösungen zu testen. Manche Anbieter, etwa Sipgate, schicken vorkonfigurierte Telefone, die einfach an eine DSL-Leitung angeschlossen werden. Andere setzen die Installation von Client-Software und die Benutzung eines Headsets voraus. So auch Skype, das derzeit populärste Internet-Telefonprogramm für Privatanwender. Es ist gut geeignet, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie man eine Client-Software zum Wählen der Nummer - oft nur durch Anklicken eines Namens - nutzt und wie es sich telefoniert, wenn Mikrophon und Kopfhörer die Telefonhörer ersetzen. Schnell zeigt sich, wie gut oder schlecht VoIP-Verbindungen in der Praxis klingen und welche Anschlüsse unabhängig von vollmundigen Ankündigungen der Anbieter tatsächlich erreichbar sind.
Nach einer fest definierten Probezeit sollten alle VoIP-Clients - besonders kostenlose Netzdienste wie Skype - deinstalliert werden. VoIP-Software öffnet Ports, die Firewalls sonst verschlossen halten. Diese Einfallstore für Fremddaten müssen auch wieder in der Wachsoftware geschlossen werden.
3 Hörer oder Headset
Weil das Telefon in den meisten Unternehmen ein geschäftskritischer Kommunikationsfaktor ist, muss die Frage, wie das Telefon der Zukunft aussehen soll, sorgfältig beantwortet werden. Sollen künftig Telefone zum Einsatz kommen, die in ihrem Aussehen und ihrer Bedienbarkeit den klassischen Apparaten stark ähneln? Oder genügt es, wenn jeder Mitarbeiter auf Laptop und/oder Arbeitsplatzrechner eine Client-Software für die Telefonsteuerung installiert hat? Wenn diese so genannten Softphones zum Einsatz kommen, müssen die VoIP-Nutzer sich daran gewöhnen, mit dem Headset zu telefonieren. Dafür sind Softphones ausgesprochen gut dazu geeignet, Mobilitätslösungen zu unterstützen. Schließlich ist es kein Problem, neben dem Laptop auch eine kleine Kopfhörer- und Mikrophon-Kombination im Arbeitskoffer unterzubringen, während niemand sein Schreibtischtelefon mit sich herumträgt. Headsets werden zum Beispiel über die USB-Schnittstelle an Computer angeschlossen.
Die Telefonsoftware lässt sich oft mit Kommunikationssoftware wie Outlook oder Adressbüchern verzahnen. Features wie "Click-to-Dial" ermöglichen Anrufe aus einer Web-Oberfläche heraus, ähnlich wie der Klick im Browser auf eine Mail-Adresse ein E-Mail-Bearbeitungsfenster öffnet.
VoIP-Anbieter wie Avaya-Tenovis machen in der Praxis bei ihren Projekten aber oft die Erfahrung, dass die Nutzer großen Wert darauf legen, dass sie weiterhin Telefone benutzten, die an ihre alten Geräte erinnern. Neue Geräte sollten also mindestens die Komfortfunktionen unterstützen, die Mitarbeiter bereits heute von ihren ISDN-Telefonen kennen: die Rufnummernanzeige oder Journal- und Konferenz-Funktionen.
4 Der richtige Carrier