Voraussetzung für effizientes Sourcing-Management ist ein strategischer Rahmen wie zum Beispiel der "Sourcing Lifecycle" der Gartner Group (siehe Grafik: "Der Sourcing-Lebenszyklus"). Demzufolge sollte der CIO des auslagernden Unternehmens in einem ersten Schritt die Vorteile und Risiken der internen beziehungsweise externen Beschaffung von IT-Leistungen abwägen. Anschließend folgt die Phase "Evaluierung und Auswahl", in der der Anwender seine Anforderungen möglichst genau definiert und die Anbieter ermittelt, die diesen Ansprüchen gerecht werden. Danach gilt es, einen strukturierten Vertrag zu gestalten, der auch Service-Level-Agreements (SLAs) und Zahlungsmodalitäten festschreibt. Mit dem eigentlichen Sourcing-Management, der laufenden Überwachung der Lieferantenbeziehungen und der angemessenen Reaktion auf Veränderungen schließt sich der Kreis.
Transparenz ist wichtig
Um ein fundiertes Sourcing-Management zu betreiben, müssen zudem die firmeneigenen Prozesse und Schnittstellen sowie die damit verbundenen Kosten möglichst transparent sein. Konkret heißt das, "dass die IT-Prozesse und -Ressourcen zu Leistungen verdichtet werden", führt Marlière aus. Diese Leistungsbündel wiederum bildeten die Bausteine für die IT-Produkte, also die aus Kundensicht wahrgenommene Leistung ("Quality of Experience"). Daraus entsteht ein Produktkatalog, der anschließend als Grundlage für die Preisstellung dient und der überhaupt erst die Qualitätskontrolle sowie den Kosten- beziehungsweise Leistungsvergleich möglich macht.
Schwierig wird es, wenn ein Unternehmen versucht, außer Kontrolle geratene Prozesse durch das Auslagern wieder in den Griff zu bekommen. Erfahrungsgemäß ist es dann schon zu spät, warnt Unternehmensberater Beust: "Outsourcing ist nur erfolgreich, wenn beherrschte Prozesse auf Basis von Standards ausgelagert werden." Damit sei gewährleistet, dass der Auftraggeber genau das erhalte, was er brauche, und ausschließlich für das bezahle, was er tatsächlich in Anspruch nehme.