In der vierten und letzten Phase der Sourcing-Strategie geht es um die Sourcing-Governance. Gemeint ist die Art und Weise, wie der oder die Outsourcing-Partner gesteuert werden beziehungsweise wie das Partnerschaftsmodell konkret aussehen soll. Diese Arbeitsteilung zu definieren, zu leben und zu managen ist zwingend notwendig. Sie hängt davon ab, welches Sourcing-Modell zur Anwendung kommt und wie viel Kontrolle der Anwender über den Outsourcing-Partner wünscht.
Die Sourcing-Governance wird in der Praxis meist vernachlässigt. Häufig herrschen in Bezug auf die Aufgabenabgrenzung zwischen dem Unternehmen und dem Service-Provider keine genauen Vorstellungen. Als elementarer Bestandteil der Ausschreibung und im weiteren Verlauf auch des Vertrags mit dem IT-Dienstleister ist diese Abgrenzung jedoch zwingend notwendig. Auch die Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem externen Provider muss klar definiert sein.
Vendor-Management
Im Rahmen der Sourcing-Governance kann der Anwender eine Sourcing-Management-Organisation - auch Vendor-Management-Organisation genannt - etablieren. Gemeint ist eine zentrale Instanz im Unternehmen, die die IT-Bedarfe aus den Fachbereichen koordiniert und die Steuerung der Service-Provider sowie das Controlling der externen Leistungserbringung verantwortet. Sie gewährleistet, dass eine technische Beurteilungskompetenz im Unternehmen verbleibt und die vom Dienstleister vorgeschlagenen Konzepte bewertet und hinterfragt.
Ein Vendor-Management ist vor allem dann zu empfehlen, wenn das Unternehmen verstärkt operative Aufgaben an externe Anbieter transferiert. Auch für taktische Aufgaben wie die kontinuierliche Koordination, Anpassung und Überwachung der Leistungen zwischen Fachbereichen und Service-Providern sowie für Strategien zur langfristigen Sicherstellung der Outsourcing-Ziele ist eine solche Instanz sinnvoll.
Die gründliche Definition einer Sourcing-Strategie ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand, der sich angesichts der höheren Erfolgswahrscheinlichkeit aber rechtfertigt. Allerdings reicht eine einmalige Definition nicht aus. Für einen langfristigen Erfolg muss die Sourcing-Strategie immer wieder überprüft, angepasst und in ein kontinuierliches Sourcing-Management eingebunden werden. Dabei sind nicht nur die Änderungen der internen Situation zu berücksichtigen. Auch die dynamischen Veränderungen des Markts sollten vor diesem Hintergrund beobachtet und ständig neu bewertet werden. (sp)