Auch ein quasi-universelles System unterstützt das Konzept aus dem Hause Philips. "Sophomation - Bürokommunikations als Ganzes" in Firmenterminologie, ist Teil einer Kommunikationsphilosophie, der sich alle Kommunikationsprodukte des Hauses, auch der öffentlichen Technik aus der Zusammenarbeit mit AT&T unterordnen. Philips Kommunikations Industrie, PKI, hat bereits einige prominente Aufträge aus der öffentlichen Verwaltung eingeheimst, unter anderem von der nordrhein-westfälischen Landesverwaltung in Düsseldorf und der Stadtverwaltung Dortmund. Folgender Text beruht auf Firmenunterlagen.
Sophomation steht für Synergetic Open Philips Office Automation. Es vereinfacht den Umgang mit und beschleunigt den Zugriff zu Informationen für alle relevanten Büroarbeitsplatzsysteme und Organisationsebenen eines Unternehmens. In Sophomation lassen sich die Büroarbeitsplatzsysteme modular zu einem ganzheitlichen Konzept zusammenfassen. Die Kommunikation erfolgt dabei über das Sopho LAN, Sopho Net, die digitale ISDN-fähige Kommunikationslage Sopho S und das Textkommunikationssystem für Telex und Teletex Sopho Text. Gegeben sind auch Anschlüsse an öffentliche Dienste und Netze wie HfD, Datex-L/P, Teletex und Bildschirmtext.
Der Einsatz des breitbandigen, lokalen Netzes Sopho LAN empfiehlt sich für Anwendungen mit hohem Kommunikationsaufkommen. Sopho LAN M ist infrastrukturorientiert, das heißt hersteller- und anwendungsabhängig und eignet sich besonders für Unternehmen mit umfangreicher interner Kommunikation. Das einmal installierte Koaxialkabel erlaubt in Verbindung mit entsprechenden Modems beziehungsweise Device-Adaptern die Mehrfachnutzung des Übertragungsmediums für die gleichzeitige Informationsübertragung einschließlich der Videonutzung.
Sopho S als digitale ISDN-fähige Kommunikationsanlage kann jede konventionelle Fernsprechnebenstellenanlage ersetzen und ermöglicht Daten-, Text-, Bild- und Sprachverkehr über ein und dieselbe Leitung. Durch ein variables Serverkonzept ist Sopho S an Anforderungen anpaßbar.
Um das Sophomation-Konzept in die Tat umzusetzen, unterstützt Philips den Anwender bei der Lösung seiner Informationsmanagementprobleme durch Kommunikationsanalysen, Projektbetreuung und Beratung. Dazu steht als organisatorisches Hilfsmittel Sopho-Plan zur Verfügung, das bis dato in der Berichterstattung jedoch zu kurz gekommen ist. Dieses Konzept sieht die vier Phasen Projektvorbereitung, Erhebung/Auswertung, Konzeption/Vorgehensweise sowie Realisierung/Betreuung vor. Nachdem die Entscheidung zur Einführung von Büro- und Informationssystemen auf der Führungsebene gefallen ist, muß das Projekt auf der Abteilungsebene vorbereitet werden. Kernpunkt dieser Phase ist das Festlegen von ersten Einsatzfeldern durch die verantwortlichen Abteilungsleiter. Da Wissen in der Regel aus Einzelerfahrungen besteht bedarf es einer gezielten Zusammenführung. Anwender und Bürokommunikationsspezialisten legen in Workshops fest, welche Aktivitäten notwendig sind, welche Mitarbeiter einbezogen werden, in welchem zeitlichen Rahmen sich das gesamte Projekt bewegt und wer wie in den Informationsfluß einbezogen wird.
Aufbauend auf den in der Phase 1 gewonnenen Informationen werden aufgaben- beziehungsweise teilaufgabenbezogene oder aber arbeitsplatzbezogene Systemalternativen entwickelt. Ziel bei dieser Vorgehensweise ist es, die zu erhebenden Daten auf ein Minimum zu reduzieren. Die Erfassung, Auswertung und Darstellung der Daten wird durch ein Programmsystem auf einem Philips-Arbeitsplatzcomputer unterstützt. Das Programmsystem "Proplan" bietet eine Reihe von Auswertungen wie zum Beispiel variabel sortierbare Listings-Häufigkeitsverteilungen, dargestellt als Business Graphic oder Polaritätsprofile. Dieses Analysewerkzeug erlaubt das häufige Durchrechnen mit Variablen. Die Datenerhebung in bezug auf eine Aufgabe oder Teilaufgabe beziehungsweise einen Arbeitsplatz wird der Reihenfolge nach dem Schema Informationsgewinnung, Informationsspeicherung, Verarbeitung, Darstellung, Weitergabe beziehungsweise Ablage durchgeführt.
Die Erhebung der Daten erfolgt mittels Fragebögen, Laufzettel, Beobachtungen, Workshops und Interviews. Mögliche Auswertungsgesichtspunkte im Anschluß sind unter
anderem Kommunikationsbeziehungen nach Art und Menge, intern ausgeprägte Informationsstränge, auf den Arbeitsplatz beziehungsweise die Aufgaben oder Teilaufgaben bezogene funktionale Anforderungen oder Schwachstellen aufgrund verspäteter Informationen und Medienbrüchen sowie aufgrund einer Papierflut. Die nach entsprechenden Untersuchungszielen ausgewerteten Daten können in unterschiedlicher Weise dargestellt werden. Als Ergebnisse dieser Kommunikationsanalyse ergeben sich zum Beispiel die Nutzungshäufigkeit einzelner Funktionen am Arbeitsplatz (zum Beispiel Btx, Archivierungsfunktionen, Telefon, Telefax, Grafik, Tabellenkalkulation und Adressenverzeichnis). Die ausgewerteten Daten stellen nun die Anforderungen an das Bürokommunikationskonzept. Sie werden in einem Anforderungskatalog zusammengefaßt, der gegliedert ist in die Einbindung bestehender Datenverarbeitungslösungen, funktionale Arbeitsplatzanforderungen und allgemeine Systemanforderungen.
In einem Workshop werden die Untersuchungsergebnisse diskutiert, darüber hinaus leicht durchführbare Sofortmaßnahmen zur Behebung festgestellter Schwachstellen vorgeschlagen. Durch die Einbindung künftiger Nutzer wird bereits frühzeitig ein Höchstmaß an Akzeptanz und Motivation geschaffen.
Das erarbeitete Datenmaterial bietet die Planungsbasis, um Systemalternativen zu entwerfen. Je nach Lösungsschwerpunkt ist es sinnvoll, anhand von unternehmensspezifisch erarbeiteten Bewertungsmaßstäben die Systemalternativen zu prüfen. Ergebnis ist mögliches Modell einer stufenweisen Einführung eines Bürokommunikationskonzeptes. Hat sich das Unternehmen für eine der Alternativen entschieden, wird der Implementierungsplan aufgestellt. Sopho-Plan enthält hierzu eine Reihe von Checklisten, die zum Beispiel die Ausstattung von Räumen, Stellmöglichkeiten, den Umzug von Mitarbeitern und Schulungspläne berücksichtigt. Da die Anwenderakzeptanz eines Konzepts mit der ausreichenden Schulung der Mitarbeiter steht und fällt und die Benutzer unterschiedliche Gesichtspunkte haben, beinhaltet das Schulungskonzept die Bereiche Systemschulung, funktionale Schulung und Standardsoftware-Schulung.
Die Frage, welche Systemlösung im Bereich der Bürokommunikation die richtige ist, läßt sich auf der Basis der aufbereiteten Daten beantworten. Drei Ansätze sind dabei möglich: Bürokommunikation vollzieht sich über den Host, mittels lokal vernetzter Rechner im Rahmen eines LAN oder über digitale Nebenstellenanlagen. Nach erfolgter Systeminstallation schließlich werden die Mitarbeiter entsprechend dem Lernkonzept in die Systembenutzung eingeführt, diese Einführung begleitet ein spezieller Projektbetreuer. Er koordiniert die Ausbildung, beobachtet den Akzeptanzverlauf, fördert den Erfahrungsaustausch und gibt Anregungen und Verbesserungen sowie fachliche Hilfestellung bei Systemproblemen.
Einzug gehalten hat das Sophomation-Konzept von PKI kürzlich in die Landtagsverwaltung von Nordrhein-Westfalen mit Sitz in Düsseldorf. Vor der Implementierung wurde dort ein Forderungskatalog aufgestellt, der folgende Ziele skizzierte: 1. Integration aller Kommunikationsformen über ein einheitliches Netz.
2. Einbeziehung aller heutigen und zukünftigen Nutzer dieses Systems und deren Kommunikationswünsche.
3. Offenheit der Systeme für den Anschluß beliebiger Subsysteme im Landtag über internationale Standards (ISDN, OSI).
4. Stufenweise Realisierung des Konzepts, um so stets neueste Technologien einsetzen zu können.
Nach intensiven Vorbereitungsarbeiten hat der Landtag die Philips Kommunikations Industrie AG als den Partner gewählt, mit dem dieses langfristige Projekt geplant, spezifiziert und zum Teil auch realisiert werden soll. Erste Arbeiten dazu sind erledigt und weitere in Angriff genommen. Lieferverträge für Teilsysteme sind bereits abgeschlossen. In einer breitangelegten Interviewaktion wurde zuvor die Frage nach den Forderungen der Abgeordneten an das Kommunikationssystem für ein modernes Parlament gestellt. Dabei kristallisierten sich insgesamt fünf Ergebnisse heraus:
- Die Kommunikation per Telefon muß schnell und reibungslos funktionieren, wobei auch bei Abwesenheit des Abgeordneten eingehende Informationen hinterlegt (gespeichert) werden müssen.
- Alle Postdienste wie Telex, Telefax, Bildschirmtext und Teletex müssen sowohl nach außen als auch innerhalb des Parlaments zu nutzen sein.
- Anbindung per Datenleitung an das landeseigene Datennetz und auch die Kopplung an andere, zum Beispiel parteigebundene Computer oder freie Datenbanken sind gefordert.
- Schneller und unkomplizierter Zugriff auf das Zentralarchiv des Landtags sind zu garantieren, um zukünftig das Durchwühlen von Aktenbergen zu vermeiden.
- Eine Einbeziehung des Heimatwahlkreises beziehungsweise des privaten Heimatbüros in einen einheitlichen Kommunikationsprozeß sollte gegeben sein.
Wichtiges Nahziel des zwischen der Landtagsverwaltung und der Philips Kommunikations Industrie AG durchgeführten Projekts ist die Einrichtung eines Archivsystems auf der Basis einer optischen Bildplatte (Megadoc). Die Weiterführung des Papieraktenarchives des Landtages ließe sich dadurch erheblich einschränken und für den Benutzer zugriffsfreundlicher gestalten.