Komplexität nimmt zu
In der Cloud funktionieren herkömmliche Lizenz-Management-Verfahren wie zum Beispiel die Koppelung der Nutzungsrechte an eine bestimmte Infrastruktur oder an feste User (Named-User-Modell) beziehungsweise User-Gruppen (Concurrent-User-Modell) nicht mehr. Hier wird meist per User oder per Click abgerechnet, ähnlich dem Wasser- oder Stromverbrauch.
Da aber in der Praxis SaaS- und On-Premise-Software parallel existieren, wird das Lizenz-Management durch die Cloud nicht einfacher, sondern komplexer. Für die Anwender ist jetzt die Einbeziehung beider Spielarten entscheidend - vom Metering bis hin zum Abgleich mit den Verträgen. Weil im Zeitalter der Cloud nicht mehr pauschal das ganze Produkt samt Lizenzen eingekauft wird, wird es für die Anwender nun noch wichtiger, zu wissen, welcher User welche Applikationen wie oft benötigt. Ebenso müssen die verschiedenen Anbieter mit ihren unterschiedlichen Leistungen einbezogen werden.
Es gilt also, sowohl die on Premise als auch die als Service genutzte Software und deren Abrechnungsmodelle in die Lizenzbilanz und Kostenstruktur zu integrieren. Gelingt das, entsteht mehr Rechtssicherheit, die Kosteneffizienz steigt, und Fehlerquote sowie Arbeitsaufwand sinken. Anwender müssen das nicht komplett ihren Betreibern überlassen. Es gibt Lizenz-Management-Lösungen, die hier weiterhelfen.
Lizenzierung und Pricing
Ziel des Cloud Computing ist - egal ob als Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) oder Platform as a Service (PaaS) - Ressourcen und/oder Applikationen nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Dementsprechend sind dynamische und flexible Lizenzmodelle nötig. Viele Anwenderunternehmen haben die Softwarelizenzierung und das Pricing als Herausforderungen bei der Einführung von Cloud-Computing erkannt. Passende Modelle der Hersteller und Servicebetreiber gibt es in gewünschtem Umfang jedoch noch nicht. Zwar ändern die Anbieter jetzt Schritt für Schritt ihre Strategien, von einheitlichen Standards ist der Markt jedoch noch weit entfernt.
Momentan jonglieren die Anbieter von Cloud-Produkten mit Fixpreisen pro Benutzer und Monat für Lizenzen und Betrieb. Dabei klassifizieren sie die User nach Berechtigungsstufen wie zum Beispiel Basis- oder Premium-Nutzer. Das soll die Kosten möglichst gering halten und die Ausgaben transparent sowie planbar machen. Diese nutzungsabhängigen Abrechnungsmodelle sind natürlich nur sinnvoll und erhalten ihre freie Skalierbarkeit erst dann, wenn die Vertragslaufzeiten rasch anpassbar sind. Hier müssen sich die Anwender über die Vertragsbedingungen und die automatischen Verlängerungsoptionen genau informieren.
Wichtig ist außerdem, regelmäßig das Nutzungsverhalten der eigenen Mitarbeiter zu prüfen und kontinuierlich die jeweiligen Verträge zu kontrollieren, um den faktischen Bedarf im Abgleich mit den Vertragsklauseln immer im Blick zu behalten. Gelingt das, lassen sich eventuelle Kostenvorteile schnell realisieren. Erst dann macht sich die angepriesene Flexibilität und Dynamik des Cloud Computing auch bei den Lizenzen positiv bemerkbar.
- Alles zum Lizenz-Management
Zu viele Lizenzen kosten unnötig Geld, zu wenige bringen juristischen Ärger. Das ewige Kreuz mit dem Lizenz-Management. - 1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen
Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst. - 2. Konsolidieren Sie Ihre Software
Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit. - 3. Zentralisieren Sie die Beschaffung
Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden. - 4. Achten Sie auf korrekte Lizenzierung
Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das sei nicht immer die mit dem günstigsten Preis, mahnt Aagon - und nennt dazu ein Beispiel: Bei Microsoft Office- seien manche Unternehmen versucht, statt einer Volumenlizen die günstigeren Home&Business-Lizenzen zu kaufen. - 5. Integrieren Sie das Lizenz- in das Client-Management
Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung gehört auch ein zentral gesteuerter Prozess für die Installation. Der lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen. Dessen Inventarisierungsfunktion liefert regelmäßig aktuelle Daten über jede im Unternehmen installierte Software, die das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen kann. - 6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus
Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kann durchaus kostenpflichtig sein. Unternehmen, die beispielsweise die Datenbank MySQL einsetzen, vergessen häufig, dass hierfür im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Der Lizenz-Manager muss deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Auch hier empfiehlt es sich, die Lizenzen gesondert auszuweisen - zumal die Rechtslage noch unklar ist. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten. - 7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger sicher auf
Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Home Office haben Lizenznachweise und Datenträger nichts verloren, konstatiert Aagon. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral und an einem sicheren, feuergeschützten Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben. - 8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden. - 9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung
Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein. - 10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren
Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher.