IT-Einkauf Teil 1

Softwareeinkauf ohne Reue

07.05.2009
Von Jürgen  Beckers und Gerry Wallner
In der ersten Folge einer dreiteiligen IT-Einkaufsserie geht es um die Projektierung. Hier werden die Weichen gestellt, damit die Beschaffungsmaßnahme nicht im Desaster endet.
Quelle: Fotolia/Endostock
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Foto: Fotolia, Endostock

Das letzte IT-Projekt wurde im Streit mit dem Anbieter vorzeitig beendet? Kosten und Zeit des gegenwärtigen Projekts laufen aus dem Ruder, und der Anbieter ist nicht bereit, die Verantwortung dafür zu übernehmen? Diese und ähnliche Konflikte resultieren meist aus unterschiedlichen Erwartungen von Anbieter und Kunde.

Werden den Partnern solche Unterschiede erst in der Umsetzungsphase bewusst, ist es meist zu spät, den Interessenkonflikt gütlich beizulegen. Zu diesem Zeitpunkt stehen beide Parteien bereits unter erheblichem zeitlichem und finanziellem Druck, die vereinbarte Lösung erfolgreich zu implementieren. Sich unter solchen Rahmenbedingungen zu einigen ist in der Regel schwierig und scheitert schnell an blank liegenden Nerven oder festgefahrenen Standpunkten. In der Projektierungsphase können Sie die Weichen dafür stellen, dass Ihre Beschaffungsmaßnahme nicht im Desaster endet.

Abstimmung der Ziele

Um die technischen, betriebswirtschaftlichen und terminlichen Ziele eines IT-Projekts erreichen zu können, muss der Anwender entweder so viel Marktmacht besitzen, dass er den Anbieter zu jeder gewünschten Kurskorrektur im Projektverlauf ohne Zeitverzögerung, Funktionseinbußen und Budgetüberschreitung motivieren kann. Oder aber er muss seine Erwartungen und Anforderungen vertraglich so konkret spezifizieren, dass sie als Grundlage der gemeinsamen Geschäftsbeziehungen dienen können. Dies gilt nicht nur für den Einkauf von individuell konzipierten IT-Lösungen, sondern auch bei industrieller Standardsoftware nebst entsprechenden Dienstleistungen.

Der Anbieter kann die Erwartungen des Kunden nur dann erfüllen und vertraglich bindend zusagen, wenn er sie genau kennt. Zudem muss seine Software in der Lage sein, diese Anforderungen in vollem Umfang beziehungsweise mit bekannten und im Vorfeld akzeptierten Einschränkungen zu erfüllen. Ist sich der Anbieter dessen nicht sicher, wird er auch keine verbindlichen Zusagen machen wollen und können. In diesem Fall sollte sich der Anwender überlegen, ob und zu welchen Konditionen er bereit wäre, trotzdem einen Vertrag mit dem Anbieter zu schließen. Wenn er weiß, welche Ergebnisse er erwarten kann, kann er sich darauf einstellen. Dadurch sinkt das Risiko, dass das Projekt im späteren Verlauf abgebrochen werden muss.

Serie IT-Einkauf

Dies ist der erste Teil einer dreiteiligen COMPUTEWOCHE-Serie. Die beiden anderen Teile finden Sie hier:

Teil 2: Wie Sie den passenden Anbieter finden.
Teil 3: Gute Planung rechnet sich