Phase 2: Ausschreibung
Auch die Ausschreibung lässt sich über die Auswahlplattform abwickeln. Dabei wird einem Kreis von zehn bis zwölf in Frage kommenden CRM-Anbietern das detaillierte Lastenheft übergeben. Die Anbieter erarbeiten auf dieser Grundlage ihre Lösungsvorschläge und erstellen eine erste Abschätzung der Projekt- und Wartungskosten. Dabei liefern sie auch ein Bild des Anpassungsbedarfs der Software und unterbreiten ein erstes Angebot. Aus den Angeboten lässt sich ein systematischer Vergleich zusammenstellen. Quantitative Daten und qualitative Aussagen zu den Firmenprofilen der potenziellen Lieferanten ergänzen den Vergleich. Nach ausführlicher Diskussion der Vor- und Nachteile einzelner Lösungen werden die besten sechs Anbieter für die dritte Auswahlphase ausgewählt.
Phase 3: Vorentscheidung
Diese Anbieter präsentieren ihre Lösung und ihr Angebot anhand eines Testszenarios mit den wichtigsten Anforderungen der Ausschreibung. Danach kann das Projektteam die beiden Favoriten auswählen und mit diesen eine Teststellung und Referenzkundenbesuche vereinbaren.
In dieser Phase scheiden Anbieter aus, die die gestellten Anforderungen nicht zufriedenstellend erfüllen konnten. Auf der Basis der Ergebnisse wird der Anbieterkreis immer weiter eingeschränkt, bis zwei annähernd gleichwertige Anbieter gefunden wurden.
COMPUTERWOCHE-Ratgeber: CRM
Phase 4: Vertragsverhandlung
Am Ende der CRM-Auswahl steht die Verhandlung der Verträge mit ein bis maximal drei Anbietern. Bei komplexeren Projekten werden nun die Anforderungen anhand des Lastenhefts im Rahmen mehrtägiger Workshops im Detail festgelegt und damit eine verbindliche Kalkulationsgrundlage für die Anbieter geschaffen. Auf dieser Basis lassen sich die Anpassungskosten ermitteln. Parallel dazu prüfen Juristen das Vertragswerk. Bei Bedarf sollte auch die Projektfinanzierung untersucht werden.