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Die schlechte Nachricht vorweg: Unternehmer haften für ihre Mitarbeiter - jedenfalls dann, wenn es um den Einsatz illegaler Software im Unternehmen geht. Die Verantwortung der Geschäftsführung erstreckt sich nämlich auch auf die ordnungsgerechte Lizenzierung der eingesetzten Programme. IT-Leiter und DV-Spezialisten stehen hier zwar ebenfalls in der Pflicht. Weisen sie auf fällige Nachlizenzierungen hin, heißt es aber bisweilen: „Sie sind hier, um Kosten zu sparen, nicht um welche zu verursachen“ - ein Dilemma, das über den beruflichen Werdegang entscheiden kann.
Dazu kommt, dass Lizenz-Management in Zeiten rasanter Belegschaftswechsel und Restrukturierungsmaßnahmen immer stärker die Einführung definierter Prozesse erfordert, um sowohl Über- als auch Unterlizenzierungen zu vermeiden. Hersteller und Branchenverbände wie die Business Software Alliance (BSA) helfen bei der Einführung von Lizenz-Management-Routinen. Bisweilen müssen sie aber auch mit rechtlichen Mitteln vorgehen, etwa wenn Informationen über den anhaltenden Einsatz illegaler Software vorliegen.
So kamen die Gäste für ein Unternehmen aus der Umgebung von Frankfurt am Main überraschend: Gerichtsvollzieher, Sachverständige und zwei Polizeibeamte standen mit einem Durchsuchungsbeschluss vor der Tür des Ingenieurbüros. Auch die beiden anderen Niederlassungen der Firma in Düsseldorf und Stuttgart erhielten zu dieser Stunde Besuch von offizieller Seite. Das Anliegen war in allen Fällen das gleiche: Ein ehemaliger Mitarbeiter, seinerzeit verantwortlich für die IT des Unternehmens, hatte der BSA einen Hinweis gegeben, dass auf den Computern der Firma unlizenzierte Software eingesetzt wurde.
Die Geschäftsführung hatte zwar davon gewusst, war aber nicht aktiv geworden. Das Verfahren endete nach der Überprüfung sämtlicher Computer des Ingenieurbüros mit einem Vergleich: 120.000 Euro Schadensersatz kosteten die illegalen Kopien der Programme „Autocad“ und „Photoshop“ sowie von Windows auf den 80 Arbeitsplätzen des Unternehmens.
Hierbei handelte es sich um keinen Einzelfall. Im vergangenen Jahr zahlten Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zusammen rund zwei Millionen Euro Schadensersatz oder Nachlizenzierungskosten an die BSA-Mitglieder. Die Organisation hat sich neben Aufklärung und Hilfestellung zum Thema legaler Software auch die Verfolgung des Einsatzes unlizenzierter Kopien zur Aufgabe gemacht. Spektakuläre Erfolge wie das Ausheben eines organisierten Raubkopiererrings in Italien im Sommer 2002 gehen auf ihr Konto. Über 100.000 Softwareprodukte hatte die Guardia di Finanza in diesem Fall beschlagnahmt, der geschätzte Marktwert lag bei 60 Millionen Euro.
Hilfe und Tools Der Unternehmensleiter ist letztendlich dafür verantwortlich, dass nur lizenzierte Software eingesetzt wird. Die Kontrolle des ordnungsgemäßen Softwareeinsatzes ist in vielen Unternehmen nicht organisatorisch geregelt. Meilensteine auf dem Weg zum Software-Management sind:
Veranlassen Sie eine umfassende Soll-Ist-Analyse der installierten software und der vorhandenen Lizenzen Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Software sie regelmäßig benutzen.
Zentralisieren Sie den Softwareeinkauf. Es empfiehlt sich, bei autorisierten Fachhändlern zu kaufen.
Bewahren Sie alle Datenträger, Lizenzverträge und Rechnungen sorgfältig auf, möglichst unter Verschluss.
Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Softwareverwaltung und deren regelmäßige Kontrolle.
Prüfen Sie regelmäßig, ob diese Richtlinien auch eingehalten werden.
Planen Sie ein gesondertes Softwarebudget.
Der Abschreckungswert dieser Erfolge mag zwar ein Argument für sorgfältiges Software- und Lizenz-Management in Unternehmen sein - wirklich überzeugen kann aber nur der Kostenfaktor. Ein Unternehmer mag sich denken „Sie werden mich schon nicht erwischen“, die finanziellen Vorteile feststehender Prozesse bei Anschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen wird er aber vermutlich gerne nutzen.
Lizenz-Management umfasst den kontinuierlichen Überblick über die eingesetzte Software und die erworbenen Lizenzen. Der Abgleich zwischen den beiden kann oft schon erste Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen. Das klingt einfach, bereitet aber in der Praxis oft genug Probleme. „Es kommt vor, dass ein Unternehmen überlizenziert ist“, berichtet Elke Schrettl, Licence Consultant von Tendi Deutschland.
Zu viele Lizenzen gekauft
Ein häufiger Fall sei etwa, dass in der DV mehrere Server eingesetzt werden, die jeweils über eine Lizenz der Server-Software verfügen. Oft werde dann für jedes Gerät im Unternehmen, das auf die Dienste dieser Server zugreift, eine eigene Zugriffslizenz für jeden Server gekauft. „Eine einzige Zugriffslizenz pro Gerät würde aber meist reichen“, sagt Schrettl.
Die Folge: „Bei Überlizenzierung hat man Geld ausgegeben für Software, die man eigentlich nicht braucht.“ Ein Inventarisierungs-Tool wie die „Software Management Suite“ oder „GASP“ können hier helfen. Auch die Unterstützung durch einen professionellen IT-Dienstleister ist gegebenenfalls angesagt, um die optimale Lizenzierungsstrategie zu finden.
Abgesehen davon, dass solche Pannen mit professionellem Lizenz-Management nicht mehr passieren, sind auch Einsparungen auf der betriebswirtschaftlichen Ebene möglich. Hier kommt der Begriff „Software-Management“ ins Spiel. Es enthält den Prozess des Lizenz-Managements, liefert aber darüber hinaus zusätzliche strategische Daten zur Kostenreduzierung und Analyse für die Bereiche DV-Leistung, Helpdesk, Rechnungswesen, Einkauf und Personal.
Studien von Gartner und Forrester Research belegen, dass die tatsächlichen Anschaffungskosten von Software an einem Arbeitsplatz nur etwa ein Drittel der Total Cost of Ownership (TCO) ausmachen. Den Löwenanteil zahlen Unternehmen für Verwaltung und Service. An diesem Punkt kann ein effektives Software-Management wesentliche Einsparungen erbringen. Es muss also nicht gleich der Gerichtsvollzieher sein, der den Nutzen einer effizienten Softwareverwaltung klar macht.
Recht und Haftung Laut Paragraf 97 ff. Urheberrechtsgesetz (UrhG) kann der Inhaber von Nutzungsrechten gegen illegale Nutzungshandlungen vorgehen. Er kann sowohl denjenigen haftbar machen, der die Software illegal vervielfältigt und vertreibt, als auch denjenigen, der sie ohne Lizenz einsetzt. Einen gutgläubigen Erwerb von Nutzungsrechten - auch an Software - gibt es nicht. Laut der jährlich vorgenommenen Studie des Marktforschungsinstituts IPR sind in Deutschland 34 Prozent aller in Firmen genutzten Programme unlizenziert im Einsatz. In einer aktuellen Studie schätzt IDC, dass eine Senkung dieser Rate auf 24 Prozent bis 2006 40000 zusätzliche Arbeitsplätze in Deutschland schaffen und dem Fiskus über Lohn- und Mehrwertsteuer Mehreinnahmen in Höhe von 4,1 Milliarden Euro bescheren würde. Wenn ein Unternehmen nicht für alle eingesetzte Software gültige Lizenzen hat, macht es sich strafbar. Geschädigte Softwarehersteller können zur Ermittlung von
Urheberrechtsverletzungen bei Gericht gemäß Paragraf 809 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) eine zivilrechtliche Durchsuchung von Computern bei Unternehmen beantragen. Firmen haften bei Rechtsverstößen im Rahmen des Einsatzes von Software selbst, Geschäftsführer, Vorstände und Mitarbeiter können auch persönlich haftbar sein. Selbst bei fahrlässigem Handeln seiner Organe muss ein Unternehmen Schadensersatz leisten. Zu den rechtlichen Folgen zählen unter anderem:
Veröffentlichung des Urteils (Paragraf 103, Absatz 1 UrhG);
Schadensersatzzahlung (Paragraf 97, Absatz 1 UrhG);
Geldstrafen (Paragraf 106, Absatz 1 UrhG);
Vernichtung illegaler Software und Datenträger (Paragraf 98, Absatz 1 UrhG);
Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren, bei Gewerbsmäßigkeit sogar bis zu fünf Jahren (Paragrafen 106, Absatz 1 und 108a, Absatz 1 UrhG).