Rechnungswesensoftware muss nach vorgeschriebenen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie konform zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) arbeiten. Dass sie das tut, belegen ein Zertifikat, eine TÜV-Bescheinigung oder Wirtschaftsprüfertestate. Geprüft und zertifiziert wird jedoch ein bestimmtes Software-Release, und in vielen Fällen berufen sich die Anbieter für die aktuelle Softwareversion auf ein altes Zertifikat. "In rund 70 Prozent der uns bekannten Systeme gab es kein Zertifikat für das aktuelle Release", so Michael Gottwald, Geschäftsführer des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Softselect aus Hamburg. Im schlimmsten Fall war das Zertifikat zehn Jahre alt.

Veraltete Buchhaltung kann Ärger bereiten

Gottwald zufolge kann eine nicht mehr zeitgemäße Software dazu führen, dass der Wirtschaftsprüfer vom Unternehmen verlangt, Buchungen erneut vorzunehmen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch mit hohem Aufwand verbunden.

Dem Softselect-Chef zufolge sind auch die Anwender nicht besonders wachsam: "Ich bin verwundert, wie wenig sich selbst Rechnungswesensleiter in den Unternehmen Gedanken über die Zertifizierung der Softwareprodukte machen." Firmen begnügten sich meistens mit der Aussage des Herstellers, dass ein Zertifikat vorliege. Oft wählen Firmen ohnehin nicht dediziert eine Rechnungswesensoftware aus, sondern sind auf der Suche nach einem ERP-System, in dem diese Funktion als eines von vielen Modulen implementiert ist.