Bewerbung: Automatische Hilfe für HR und Recruiter

Software analysiert Bewerber und Lebensläufe im Kontext

Hans-Joachim Jänichen ist Director Academy & Innovation bei Allgeier Experts.
Das Management von Bewerbungen kostet Personalabteilungen viel Zeit. Abhilfe schaffen hier zunehmend intelligente Programme. Sie lesen den Lebenslauf maschinell ein, durchsuchen ihn aber nicht mehr semantisch, sondern unter der Vorgabe der Kontextualität. Skills werden dadurch besser erkannt sowie gewichtet und die besten Kandidaten automatisch herausgefiltert.

Jahrzehntelang hat sich sowohl für Kandidaten als auch Unternehmen und Recruiter an Bewerbungsprozessen kaum etwas geändert. Doch bald könnte die klassische Bewerbung, wie wir sie kennen, ausgedient haben. Der Grund: Derzeit revolutionieren intelligente Managementsysteme den Markt für Human Resources. Ob Textkernel, Daxtra, JoinVision oder Burning Glass - mit Hilfe dieser neuen Programme lassen sich Bewerbungen automatisch einlesen und verarbeiten. Für Recruiter liefern sie in Sekundenschnelle eine passende Vorschlagsliste von Kandidaten. Setzten zunächst nur Unternehmen in den USA auf diese Hightech-Systeme, kommen sie nun auch bei uns zum Einsatz und entwickeln sich mehr und mehr zum Standard im Bewerbungsmanagement. Davon profitieren sowohl Personaler als auch Bewerber, denn die automatischen Systeme erkennen ihre Fähigkeiten noch besser und helfen Recruitern und Projektverantwortlichen.

Moderne Bewerber-Managementsysteme bewerten Lebensläufe nicht anhand der Quantität von gefundenen Suchbegriffen, sondern ordnen andere Objekte zu, die im Kontext zu den jeweiligen Suchwörtern stehen.
Moderne Bewerber-Managementsysteme bewerten Lebensläufe nicht anhand der Quantität von gefundenen Suchbegriffen, sondern ordnen andere Objekte zu, die im Kontext zu den jeweiligen Suchwörtern stehen.
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Kontextualität im Lebenslauf

Seit rund zwei Jahren setzen sich Bewerber-Managementsysteme auch in Deutschland durch und bieten völlig neue Möglichkeiten der Bearbeitung und Klassifizierung eingehender Bewerbungen. Kontextualität heißt das Gebot der Stunde: Das heißt neue Auslesesoftware, die einfaches semantisches Suchen - also das bloße Zählen von Suchbegriffen innerhalb des Lebenslaufes - in den Hintergrund stellen und das System zum lernenden Datenverarbeiter macht. Das Programm erkennt Kernkompetenzen, ordnet die Relevanz von Erfahrungen aufgrund der zeitlichen Abfolge beziehungsweise Intensität von Tätigkeiten ein und liefert auf dieser Basis eine Auswahl an passenden Treffern. Dabei werden die Lebensläufe nicht anhand der Quantität von gefundenen Suchbegriffen bewertet, sondern andere Objekte zugeordnet, die im Kontext zu den jeweiligen Suchwörtern stehen. So werden Strategien für Social Media entwickelt, die zum Beispiel Marketing-Fähigkeiten erkennen. Außerdem weiß das System, dass eine Tätigkeit im Bereich Kommunikation vor zehn Jahren weniger aussagekräftig ist als eine entsprechende aktuelle Erfahrung.

Vorteile der neuen Bewerberprofile

Unternehmen, die ein solches System nutzen, haben folgende Vorteile:

  • Sie sparen Zeit.

  • Sie benötigen weniger Personal oder können es zielgerichteter für andere Tätigkeiten einsetzen wie zum Beispiel die Qualifizierung der Kandidaten.

  • Sie können Bewerber besser und persönlicher betreuen.

  • Unternehmen können deutlich feiner und genauer suchen.

Auch Bewerber sollten sich bereits frühzeitig auf das moderne Managementverfahren einstellen, um künftig von den Vorteilen zu profitieren. Mit einem richtig aufgebauten Lebenslauf können sie ihre Chancen signifikant steigern, in die Endauswahl des Bewerberprozesses zu kommen oder, im Fall von Freiberuflern, die begehrten Projektanfragen zu erhalten. Doch was muss man beachten?

So muss ein maschinenlesbares Curriculum Vitae sein

Zunächst sollten Bewerber mit dem "Naturgesetz" des PDF brechen - maschinenlesbare Profile werden in Word, Apple Pages, OpenOffice oder Rich Text Format als offene Datei bereitgestellt. Dafür sollte das Profil gut strukturiert und in die Bereiche

  • persönliche Informationen,

  • Ausbildung/Studium,

  • Projekte/Berufserfahrung,

  • Auszeichnungen und

  • Interessen unterteilt sein.

Wichtig: Alle Informationen werden auf einer Textebene dargestellt, also nicht in Textfelder, Kopf- und Fußzeilen oder gar Tabellen untergliedert. Außerdem ist eine stringente Struktur der Informationen geboten, das heißt, jedes Element wird in genau demselben Layout angelegt. Das gilt besonders für den Bereich Projekte/Berufserfahrung". Hier sind die CV-Parser auf Kontextualität angewiesen, beispielsweise wird der Arbeitgeber meist im Kontext zwischen Firmenname, Unternehmensform und der Wortnähe zum Zeitraum erkannt. Bei der Profilstruktur helfen Zwischen-Headlines. Bei Aufzählungen sollte nur das Bullet-Point-Format verwendet und - wenn möglich - nur eine Information pro Zeile hinterlegt werden, welche mit einem Satzzeichen endet. Eine der wichtigsten Regeln ist, dass jedes Projekt oder jede Arbeitsstelle mit den dazugehörigen Tätigkeiten, Skills und Zertifikaten beschrieben werden sollte, sodass das System die Intensität der Erfahrungen im Kontext bewerten kann. Durchläuft man mehrere Positionen in einem Unternehmen, ist es wichtig, diese einzeln zu positionieren und mit den entsprechenden Tätigkeitsprofilen zu versehen. Ebenso sollte man jeder Position auch die entsprechende Branche zuordnen und relevante Fachbegriffe nutzen.

Im ersten Moment erscheint die neue Struktur ungewohnt, da die Ästhetik der Bewerbung deutlich in den Hintergrund rückt und Konsistenz, Aufbau und Inhalt jenseits der Keywords noch mehr an Bedeutung gewinnen. Bis sich die neuen Programme breit im Markt durchsetzen, werden noch ein bis drei Jahre vergehen. Dennoch werden sie die Arbeit von Personalern und der Recruiting-Branche revolutionieren, weg von der manuellen Kandidatensuche hin zur umfassenderen Kandidatenqualifikation, inklusive dem immer wichtiger werdenden Cultural Fit. (pg)