Ratgeber Enterprise 2.0

Social Collaboration professionell nutzen

17.06.2014
Von Silvia Hänig
Der richtige Umgang mit Social-Software vor und nach der Einführung stellt Unternehmen oft vor Probleme. Drei Experten machen klar, warum Social Collaboration nicht als reines IT-Projekt verstanden werden darf.

Das Arbeiten nach den Prinzipien des sozialen Netzwerkens gerät zunehmend in Mode. Unternehmen betiteln sich dann gerne als "Enterprise 2.0" oder "Social Company". Wer den Weg in Richtung Social Business nur technisch beschreitet, kann aber schnell in der Sackgasse landen. Drei Experten treten den Beweis an, dass Social Collaboration mehr als technische Implementierung bedeutet.

Social Collaboration professionell nutzen
Social Collaboration professionell nutzen
Foto: kromkrathog, Fotolia.com

Manchmal nutzt man bewährte Praktiken und bemerkt erst später, dass das ursprüngliche Ziel auf diesem Weg niemals erreicht werden kann. Das trifft vor allem auf die Einführungen von Social Collaboration zu. Gartner-Analysten können diese Tatsache mit Zahlen belegen: 80 Prozent der bisherigen Einführungsprojekte von Social Collaboration werden ihre Ziele bis 2015 nicht erreichen. Klare Fakten, für die es Gründe gibt, denn wenn es darum geht, langfristig eine Netzkultur zu etablieren, sehen viele Unternehmen in erster Linie die IT in der Pflicht.

Schließlich sollen doch mittels Social-Media-Techniken Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt werden. Und jeder Mitarbeiter, ob nun der Kollege vor Ort oder am anderen Ende der Welt, soll per Enterprise Social Network jederzeit auf das gesamte Firmenwissen zugreifen können. "Es ist prinzipiell richtig, allerdings zu kurz gesprungen, die sozialen Formen des täglichen Austauschs allein auf das technisch Machbare zu reduzieren", erklärt Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Beck et al. Services. Allerdings wundert ihn diese Herangehensweise nicht, weil die IT in den vergangenen Jahren stark durch Rollouts von Geschäftsanwendungen und Kernprozessen geprägt wurde, zum Beispiel bei einer ERP-Einführung. Die Haltung, auch Social Collaboration so anzupacken, sei offensichtlich.

Mitarbeitern Social Collaboration schmackhaft machen

Doch viele, die "social" werden, neue Plattformen einführen oder dem Intranet einen anderen Anstrich verleihen wollten, stecken dem Insider zufolge heute in handfesten Schwierigkeiten. Der Grund: Auf diesen Systemen tummeln sich nur ein Bruchteil der Mitarbeiter, es finden sich zu viele Informationen, zu wenig Struktur und noch weniger Nutzen. "Genau das ist dann auch der Zeitpunkt, an dem die eigene Strategie neu durchdacht werden muss", weiß Lautenbacher aus eigenen Projekten. Soziale Initiativen unterschieden sich maßgeblich von der traditionellen Einführung technischer Lösungen, weil der bisherige "Push"-Ansatz, der hinter der verpflichtenden Nutzung der Software stecke, beim Einsatz von Social Media durch einen "Pull-Ansatz" ersetzt werden müsse.

Konkret bedeutet das, Unternehmen müssen lernen, den Mitarbeitern nicht mehr nur eine neue Software vorzusetzen, sondern sie vielmehr dafür zu begeistern. Diese kulturellen, organisatorischen und auch strategischen Aspekte standen aber allem Anschein nach bisher nicht zur Diskussion.

Ein Projekt für IT, Marketing und Human Resource

Was also müssen Unternehmen konkret tun, um in puncto Social Collaboration voranzukommen? Zielsicher können interne Netze nur gespannt werden, wenn alle Fachbereiche an einer echten Transformation arbeiten. Eine Vernetzung aller Arbeitsstrukturen muss in Gang gebracht werden. Das bedeutet, neben der Technik auch kulturelle und organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Effektivität durch vernetzte Zusammenarbeit kann nur funktionieren, wenn IT, Marketing und Human Resource an einem Strang ziehen. "Geht es darum festzustellen, welche Social Skills - also Mitarbeiterfähigkeiten - vorhanden sind oder wie die Kommunikationsbedürfnisse aussehen, können alle drei Bereiche passgenaueren Input liefern als nur die IT allein", erläutert Lautenbacher. Ein bloßer Tool-Einsatz würde hier bestenfalls an der Oberfläche kratzen, spiegle aber noch lange nicht die Erwartungen der Mitarbeiter an eine Plattform wider.

Das Sammeln und Auswerten der sozialen Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter ist der erste Schritt auf dem Weg zur Social Collaboration. Es bildet eine verlässliche Grundlage für die eigentliche Bedarfssituation, auf deren Basis dann die Social Software ausgewählt werden kann. Laut IT-Spezialist Lautenbacher steht im Anschluss daran die nicht zu unterschätzende Aufgabe ins Haus, die Mitarbeiter allmählich mit der anderen Arbeitsweise vertraut zu machen, sie quasi hineinwachsen zu lassen. Das sollte am besten Schritt für Schritt geschehen, zum Beispiel in Form einer Pioniergruppe. Sie kann dem Unternehmen in zweierlei Hinsicht dienen: zum einen als Katalysator, um zu prüfen, ob die Funktionen der Plattform den Mitarbeiteransprüchen gerecht werden, zum anderen als Early Adopter oder Use Cases, die immer mehr Kollegen auf die Plattform ziehen sollen.

Das gesamte Vorhaben steht und fällt mit der Mitarbeit beziehungsweise der Akzeptanz der Multiplikatoren oder Startgruppe in ihrem Arbeitsumfeld. Wurden soziale Reife überprüft und entsprechende Use Cases entwickelt, braucht das Thema noch eine langfristige Führung, das heißt, es muss personell und organisatorisch verankert werden. Diese Maßnahme ist nicht nur erforderlich, damit Nachhaltigkeit gewährleistet und mehrere Budgettöpfe angezapft werden können. Sie ist auch hilfreich, den Betriebsrat vom Projekt zu überzeugen, ein Verbündeter, der für die unternehmensweite Durchsetzung unverzichtbar ist.

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