Arbeiten 2.0

Social Business Collaboration statt Steno-Block

Bernd Reder ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Netzwerke, IT und Telekommunikation in München.

Kriterien von erfolgreichen Social-Collaboration-Projekten

Nach Angaben der Marktforschungs- und Beratungsgesellschaft Gartner setzen inzwischen 70 Prozent der Unternehmen auf moderne Arbeitsformen wie Social Collaboration. Dazu zählen Chats, Videoconferencing, Wikis und interne Social-Media-Plattformen. Doch laut Gartner bringen nur zehn Prozent der Social-Collaboration-Initiativen dem Unternehmen einen nachweisbaren Nutzen. Der Grund für diese schlechte Quote: Unternehmen verfahren nach dem Motto "Implementieren und beten". Das heißt, sie geben ihren Mitarbeitern die Tools an die Hand, ohne ihnen deren Nutzen zu erläutern.

Damit ein Social-Collaboration-Projekt im Unternehmen den erhofften Erfolg hat, sind laut Gartner unter anderen folgende Faktoren wichtig:

  • Hohe Attraktivität für potenzielle Nutzer: Die User sollten auf Anhieb erkennen, auf welche Weise sie selbst und das Unternehmen von Social Collaboration profitieren können. Wenn nur wenige Mitarbeiter solche Instrumente nutzen, bleibt deren Wirkung begrenzt.

  • Community bilden: Ähnlich wie bei Online-Communitys lebt Social Business Collaboration davon, dass sowohl "normale" Mitarbeiter als auch die Unternehmensspitze regelmäßig Beiträge verfassen und die Plattform mit Leben füllen. In diesem Punkt greifen dieselben Gesetze wie bei öffentlich zugänglichen Online-Foren und Communities: Keine Postings bedeutet kein "Leben", und damit ist eine Plattform uninteressant.

  • Klare Zielsetzung definieren: Social Business Collaboration muss einen klar definierten und messbaren Nutzen für ein Unternehmen haben, etwa einfachere und damit weniger zeitaufwendige Abstimmungsprozesse als mittels konventioneller Verfahren wie E-Mail.

  • Keine Risiken eingehen: Als Unternehmensrisiken durch Social Collaboration sieht Gartner mehrere Gefahrenpunkte, etwa dass interne Informationen nicht dazu autorisierten Personenkreisen zugänglich gemacht werden oder dass ein Collaboration-Projekt einer Mitarbeitergruppe aufgedrängt wird, die mit solchen Kommunikationsformen nichts anzufangen weiß. Hier gilt es, vor Start eines entsprechenden Projekts sorgfältig abzuwägen, wo Risiken liegen und wie sie sich beseitigen lassen.

Den Arbeitsplatz "sharen"

Der feste Arbeitsplatz im Büro ist in Großunternehmen wie Siemens, BMW, IBM oder dem ADAC in dessen neuer Zentrale in München ein Auslaufmodell. Diese Unternehmen setzen neuerdings auf "Shared" oder "Flexible Desktops". Das heißt, jeder Mitarbeiter muss sich bei Arbeitsbeginn einen freien Büroarbeitsplatz suchen oder im Vorfeld einen Desktop buchen. Mit diesem Modell wollen Unternehmen die Nutzung der Arbeitsplätze verbessern. Ein Beispiel: Zwei Vertriebsmitarbeiter, die im Schnitt jeweils 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kundenbesuchen verbringen, können sich demnach einen Büroarbeitsplatz teilen.

Arten von Social Software in ITK-Unternehmen: Derzeit verstehen die meisten deutschen Firmen unter Social Media vor allem Wikis und Blogs, weniger den Einsatz von integrierten Social-Software-Suites. Angaben in Prozent; Quelle: Bitkom/Storymaker
Arten von Social Software in ITK-Unternehmen: Derzeit verstehen die meisten deutschen Firmen unter Social Media vor allem Wikis und Blogs, weniger den Einsatz von integrierten Social-Software-Suites. Angaben in Prozent; Quelle: Bitkom/Storymaker

Befürworter von Shared Desktops oder flexiblen Büroarbeitsarbeitsplätzen führen an, dass diese Arbeitsform effizienter und ressourcenschonender sei. Allerdings stecken hinter den Bemühungen von Unternehmen und Behörden, Mitarbeitern das Home Office oder einen "Desksharing"-Arbeitsplatz in der Firma schmackhaft zu machen, handfeste wirtschaftliche Gründe. Laut einer Umfrage, welche die IT-Firma Citrix Systems im vergangenen Jahr organisierte, wollen Unternehmen bis zum Jahr 2020 ihre Bürofläche um durchschnittlich 14 Prozent reduzieren. In Deutschland stehen demnach in sieben Jahren für jeweils zehn Mitarbeiter noch 7,9 Arbeitsbereiche im Unternehmen zur Verfügung. Das heißt, eine geringere Bürofläche ist erforderlich, und damit auch weniger Heizung, Strom und IT-Ausrüstung. (hk)