Die Anbindung einer Filiale oder eines Home Office erfordert strategische Planung. Doch nicht die technische Umsetzung allein ist für den Erfolg entscheidend, vielmehr steht und fällt ein solches Projekt mit der Akzeptanz der Nutzer. Daher sollten alle beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen bereits bei der Planung einbezogen und befragt werden. So lässt sich sicherstellen, dass die erweiterten technischen Möglichkeiten später auch tatsächlich genutzt werden und die Anforderungen der Anwender erfüllen.
Vertraute Client-Umgebung
An jedem beliebigen Standort - Zentrale, Filiale oder Home Office - sollten die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der gleichen Benutzeroberfläche arbeiten und über die jeweils zur Verfügung stehende Datenanbindung auf das Unternehmensnetz zugreifen können. Mitarbeiter sind an ihre vertraute Arbeitsumgebung und den Umgang mit bestimmten Geräten und Benutzeroberflächen gewöhnt. Neuer technischer Ausstattung stehen sie eher abweisend gegenüber. Daher sollte den Mitarbeitern auch im Home Office eine Software zur Verfügung stehen, die ihnen dieselben Kommunikations- und Netzzugriffsmöglichkeiten bietet wie an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen. Zum Beispiel ermöglicht ein auf dem Laptop installiertes Softphone dem Mitarbeiter, aus seinem personalisierten Telefonbuch heraus Anrufe zu tätigen oder auf das unternehmensweite Telefonbuch zuzugreifen.
Für Telearbeiter, die von Zeit zu Zeit in der Zentrale arbeiten, sollten dort Arbeitsplätze mit IP-Anbindung zur Verfügung stehen. Damit können die Mitarbeiter sich in das Telefon auf dem Schreibtisch einloggen und auf alle personalisierten Funktionen zugreifen. So sind sie stets über dieselbe Rufnummer erreichbar.
Anbindung immer und überall
Um das Unternehmensnetz zu schützen, ist es wichtig, dass Mitarbeiter in Home Offices und Filialen über eine VPN-gesicherte Verbindung zugreifen. Dadurch lassen sich zudem Fernzugriffskosten verringern oder sogar ganz vermeiden. Unternehmen müssen dazu am zentralen Zugangspunkt zu ihrem Netz einen VPN-Konzentrator bereitstellen, mit dem sich alle externen Teilnehmer verbinden. VPN-Clients und der Konzentrator müssen kompatibel sein, denn damit steht und fällt die Stabilität der Verbindungen. Für die gesicherte Übertragung können Mitarbeiter entweder ein IP-Telefon mit integriertem VPN-Client oder ein Softphone nutzen.
Schmalbandige DSL-Anbindungen können die Signalisierung von Telefonaten über die Datenverbindung führen, während die Sprache über ein normales Telefon geleitet wird. Die Qualität der Sprachverbindung ist damit jederzeit gesichert, und die Gebühren werden dem Firmenstandort zentral zugerechnet.
Ein grundlegender Faktor für die Verbindungsqualität - und damit auch für die Akzeptanz der Nutzer - ist eine ausreichende Bandbreite. Um diese zu bestimmen, sollten Unternehmen unter anderem die Anzahl der Nutzer und der verwendeten Anwendungen berücksichtigen. Anbindungen von Telearbeitsplätzen und Filialen unterscheiden sich im Bandbreitenbedarf, da sich in einer Filiale mehrere Mitarbeiter eine gemeinsame Leitung für Sprache und Daten teilen. Niederlassungen können über dezidierte Verbindungen oder VPNs angebunden werden. VPNs sind vor allem deswegen empfehlenswert, da keine eigenen, teuren Leitungen bereitgestellt werden müssen. Generell wird in Filialen heute oft noch mit komprimierenden Codecs wie G.729A gearbeitet, was die Datenrate pro Sprachverbindung auf 20 bis 30 Kbit/s reduziert, eventuell aber zu einer Verschlechterung der Übertragungsqualität führt. Für sehr gute Sprachqualität empfiehlt sich der Codec G.711, der allerdings etwas mehr Bandbreite benötigt.