6. Kommunizieren Sie gezielt.
Machen Sie sich Gedanken, wer welche Information erhalten muss und darf. Nicht-informierte Personen oder falsche Adressaten können Sie schnell in Schwierigkeiten bringen. Differenzieren Sie auch Ihre Sprache (schriftlich wie mündlich) je nachdem, wen Sie vor sich haben: Kunden, Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzte. Suchen Sie nach Möglichkeit immer den direkten Weg der Kommunikation. Wenn Wege über Dritte gehen, entstehen meist Gerüchte.
7. Verwenden Sie den richtigen Kommunikationskanal.
Sensible Themen und Vertrauliches sollte nur im persönlichen Gespräch behandelt werden. Nutzen Sie Telefonanrufe für rasche Auskünfte und bei wichtigen und dringenden Angelegenheiten. Nutzen Sie E-Mails eher für die Weitergabe genauer Informationen (Zahlen, Daten, Fakten), für allgemeine Anfragen, zur Dokumentation von Besprochenem oder zur Bestätigung von Terminen. Setzen Sie Meetings an für komplexe Themen, an denen mehrere Personen beteiligt sind.
8. Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg.
Gehen Sie nie unvorbereitet in Gespräche oder Besprechungen. Seien Sie sich klar, was Sie erreichen möchten oder was das Ziel einer Besprechung ist. Machen Sie sich im Vorfeld bereits Gedanken, was Sie einbringen oder wissen möchten. So vermeiden Sie "blinden Aktionismus" und vergeudete Zeit für Termine.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.