Tipps und Tricks

So werden Sie zum Powerpoint-Profi

Simon verantwortet auf Computerwoche online redaktionell leitend überwiegend alle Themen rund um IT-Sicherheit, Risiko-Management, Compliance und Datenschutz. Er entwickelt darüber hinaus innovative Darstellungsformate, beschäftigt sich besonders gerne mit Datenanalyse und -visualisierung und steht für Reportagen und Interviews vor der Kamera. Außerdem betreut der studierte Media Producer den täglichen Früh-Newsletter der Computerwoche. Aufgaben in der Traffic- und Keyword-Analyse, dem Content Management sowie die inoffizielle Funktion "redaktioneller Fußballexperte" runden sein Profil ab.
Schaffen Sie es nicht, Ihre Zuhörer mit Ihren Vorträgen zu begeistern? Schläft Ihr Publikum stattdessen immer ein oder wird unkonzentriert? Mit unseren Tipps verhindern Sie das Powerpoint-Fiasko.

Tosende Begeisterungsstürme, eine Stimmung am Siedepunkt, die volle Aufmerksamkeit aller und ein unglaubliches Gefühl der Befriedigung für den Präsentator - all das bekommen Sie nicht, wenn Sie einen Powerpoint-Vortrag halten? Dann lesen Sie weiter.

Die größte Herausforderung für alle Manager ist es wohl, freitags nachmittags um halb fünf dem Vorstand ein Projekt vorzustellen, für das man erst am Vormittag desselben Tages die Verantwortung übertragen bekommen hat. Nicht nur, dass kaum Zeit zur Vorbereitung war, Feierabend und Wochenende rücken unaufhaltsam an, die Motivation befindet sich am Tiefpunkt und dann zickt dieses Powerpoint auch noch herum. Wir stellen Ihnen einige wertvolle Hinweise vor, wie Sie trotzdem eine gute Präsentation erstellen.

Wieviel Powerpoint muss sein?

Nicht die Folien stehen im Mittelpunkt einer Präsentation, sondern der Redner. Er möchte ein Projekt vorstellen, ein Produkt verkaufen und mit Argumenten überzeugen. Fakten, die zwischen mehr schlecht als recht zugetexteten Slides leider allzu oft vergessen werden. Dem Redner mögen sie Sicherheit geben, dienen aber häufig auch als Rückzugsort und verhindern den Blickkontakt zum Publikum, weil die Augen an der Leinwand kleben bleiben und man qua publico gemeinsam die Folien laut vorliest. Das ist nicht der Sinn einer Präsentation.

Überlegen Sie sich vorher: Kommen Sie vielleicht sogar ohne Powerpoint aus? Genügt eine reine Handout-Präsentation, die Sie im Anschluss verteilen, damit die Zuhörer die wichtigsten Punkte eines mündlichen Vortrags noch einmal kompakt zusammengefasst erhalten? Oder zeigen Sie nur Ausschnitte aus dem Vortrag, nur Überschriften einzelner Abschnitte oder gar nur textfreie Bilder, um eine bestimmte Atmosphäre unter den Zuhörern zu schaffen? Merken Sie sich: Die Präsentation muss zum Thema passen, nicht umgekehrt.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Halten Sie Ihre fertige Präsentation mindestens einmal als Trockenübung ab und stoppen Sie die Zeit, die Sie dafür brauchen. Mehr als 30 Minuten? Kürzen Sie Ihre Folien! Ein guter Richtwert sind zehn bis zwölf Folien mit einer Gesamtpräsentationsdauer von 20 bis 30 Minuten. Länger dauern darf Ihr Vortrag auf keinen Fall, sonst verlieren Sie das Publikum. Ganz gleich, wie spannend Ihr Thema ist.

Achten Sie auch darauf, dass Rechtschreibung und Grammatik stimmen. Nutzen Sie die automatische Rechtschreibprüfung und gehen Sie Ihre Folien einzeln durch.

Zu einer guten Powerpoint-Vorbereitung gehört auch die Technik. Präsentieren Sie mit Ihrem eigenen Notebook oder Tablet? Sind entsprechende Anschlüsse, Adapter und Kabel für den Beamer vorhanden? Oder müssen Sie den Vortrag auf einen USB-Stick laden, um über einen Drittrechner zu arbeiten? Welche Programmversion von Powerpoint existiert auf dem "Zielsystem"?

Informieren Sie sich vorab über den Ort Ihrer Präsentation - im Idealfall waren Sie schon einmal dort. Speichern Sie Ihren Vortrag zur Sicherheit auch noch im PDF-Format ab, selbst wenn Sie Ihren eigenen Rechner verwenden. Es gilt: Lieber zu gut vorbereitet sein als gar nicht.

Spezialeffekte dosieren, Vorlagen meiden

Der Fundus an Vorlagen und Übergangseffekten in Powerpoint scheint unerschöpflich - aber nicht alles, was möglich ist, ist auch sinnvoll. Wer jeden Folienwechsel mit einer Überblendung und am besten noch mit einem Soundeffekt versüßt, bringt das Publikum gegen sich auf oder steht zumindest als absoluter Anfänger da. Es sieht schnell danach aus, dass der Vortragende hier mit den technischen Möglichkeiten überfordert war, nicht weiß, was er will und seinem Spieltrieb nachgegeben hat.

Setzen Sie die Möglichkeiten von Powerpoint dosiert und bedacht ein.
Setzen Sie die Möglichkeiten von Powerpoint dosiert und bedacht ein.
Foto: Sergey Nivens - www.shutterstock.com

Was die Vorlagen angeht, ist es kontraproduktiv, dass man zumeist sieht, dass es sich um eine standardisierte Microsoft-Vorlage handelt, die mit möglichst wenig Aufwand eingesetzt wurde. Besser als genormtes Redmond-Design ist da schon das Corporate Design Ihres Unternehmens. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass es noch keine entsprechende Powerpoint-Vorlage gibt, erstellen Sie eine - Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Verzichten Sie bitte auf jegliche Musik- und Soundeffekte während der Folienübergänge - es sei denn, Sie schielen auf den Titel "unprofessionellster Mitarbeiter des Monats". Und auch die visuellen Übergangseffekte lenken nur vom eigentlichen Inhalt ab - besonders dann, wenn sie eher bemüht wirken. Beliebt sind zeilenweise Einblendungen auf Folien mit viel Text - diese binden jedoch ebenfalls mehr Aufmerksamkeit, als Ihnen lieb sein kann - a la "Na, wann kommt die nächste Zeile?" Also lieber sein lassen und mehr Slides mit jeweils weniger Inhalt präsentieren.

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