"Viele Unternehmen vernachlässigen noch immer die angehobenen umsatzsteuerlichen Anforderungen an Form und Inhalt von Rechnungen", sagt Gerhard Wagner, Steuerberater und Rechtsbeistand bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Hempe Bumes Winkler GmbH. Fehlende oder unrichtige Rechnungsangaben schließen einen Vorsteuerabzug aus und können Jahre später noch in Steuerprüfungen zu beträchtlichen Steuernachzahlungen führen.
Damit ein Betrieb den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss eine Eingangsrechnung gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Jahr 2007 folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
- Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich ("Innergemeinschaftliche Lieferung" etc.)
- Eventuell Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers in Fällen des § 13b UStG ("Reverse-Charge-Verfahren")
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro gelten Erleichterungen. Dabei genügt die Angabe des ausführenden Unternehmens sowie dessen Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Menge und Bezeichnung der Lieferung oder der Art und des Umfangs der ausgeführten Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz der im Rechnungsbetrag enthaltenen Umsatzsteuer.
"Werden fehlerhafte Rechnungen bei einer Steuerprüfung festgestellt, besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Rechnungsberichtigung", erläutert Steuerberater Wagner. Bei Jahre später durchgeführten Steuerprüfungen sei das allerdings häufig sehr schwierig, da die leistenden Unternehmen mittlerweile neue Inhaber haben oder eingestellt worden sein können. Wagner rät daher im Rechnungswesen Prozesse zu implementieren, die eine Überprüfung von Eingangsrechnungen automatisch vorsehen. So könnten sich Betriebe vor vermeidbaren Umsatzsteuernachzahlungen schützen und unverhältnismäßig hohem bürokratischen Aufwand durch spätere Rechnungskorrekturen vorbeugen.