Unternehmenssoftware richtig einführen

So vermeiden Sie Fehlinvestitinen bei Software-Einführungen

Michael Kienle ist Geschäftsführer der it-novum GmbH und gehört zu den führenden Köpfen in der Business Open Source-Welt. Er hat Open Source-Projekte wie openATTIC und openITCOCKPIT gegründet und den Gedanken von Business Open Source maßgeblich vorangetrieben. Bevor Michael Kienle zu it-novum kam, hatte er verschiedene Managementposten in der IT-Branche inne.

Neue Software einzuführen ist eine große Herausforderung für viele Unternehmen. Wie man den gängigen Stolperfallen aus dem Weg geht, beschreibt dieser Beitrag.

Die Einführung einer neuen Software wirkt sich auf die gesamte Organisation aus. Dennoch werden viele Softwareprojekte mit unrealistischen Budgets begonnen, verzögern sich zeitlich oder müssen am Ende gestoppt werden, weil die Kosten aus dem Ruder laufen und die Ziele nicht erreicht wurden. Entscheidend ist es daher, vorher einen detaillierten Plan aufzustellen, der alle technischen und geschäftlichen Anforderungen enthält.

Mit einer umfangreichen Software-Planung lässt sich unter Umständen Geld sparen.
Mit einer umfangreichen Software-Planung lässt sich unter Umständen Geld sparen.
Foto: ScandinavianStock-shutterstock.com

Bei großen Projekten stellt die Planung jedoch generell eine Herausforderung dar. Daraus ergeben sich folgende Fragen:

  • Ist die Umsetzung des Projekts im geplanten Zeitraum und dem angesetzten Budget möglich?

  • Wie läuft die technische Umsetzbarkeit des Projekts?

  • Ist der Installationsaufwand gerechtfertigt?

  • Können Probleme bei der Integration in die bestehende Systemlandschaft auftreten?

Zusätzliche Verunsicherung im Open Source-Bereich

Stellt die Projektplanung schon bei großen Vorhaben eine Herausforderung dar, so ist die Unsicherheit bei Projekten mit Open Source-Software besonders groß. Insbesondere Kunden, die keine oder schlechte Erfahrung mit quelloffener Software haben, sind verunsichert. Open Source-Systeme geben einem zwar einen hohen Freiheitsgrad, das heißt viele Möglichkeiten. Die Anzahl der Risiken steigt dadurch aber genauso. Open Source-Lösungen haben den Ruf, unbegrenzten Spielraum bei der Implementierung zu lassen. Das ist sicher richtig, doch bedarf es genau deswegen auch einer umso besseren Projektvorbereitung.

Hier bieten sich einfache Hilfestellungen an, um Fehlinvestitionen bei Software-Einführungen zu vermeiden:

  1. Ein Anfangsworkshop oder "Proof of Concept" bringt Sicherheit und Planbarkeit, indem eine klar definierte Ausgangsbasis und darauf aufbauende Entscheidungsgrundlage erarbeitet werden. Hier werden alle Parameter eruiert, die berücksichtig werden müssen. Auf dieser Grundlage wird ein Prototyp entwickelt, der bereits einzelne der erwünschten Kernfunktionalitäten enthält und eine Praxissimulation umfasst. Anhand von existierenden Parametern werden Konfigurationen und Szenarien ausführlich getestet.

  2. Von essentieller Bedeutung ist eine fundierte Projektkalkulation. Für Open Source wird sich ja nicht nur aufgrund der besseren Flexibilität, was Integrationsmöglichkeiten betrifft, und der größeren Unabhängigkeit von den großen Lösungsanbietern, entschieden. Die geringeren Kosten sind meistens ebenso relevant.
    Aber Achtung: Projekte können trotz gutem Projektmanagement, erfahrenem Team und soliden Testdurchläufen scheitern - wenn das Budget zu gering angesetzt ist.Außerdem: welches Unternehmen würde ernsthaft Berufsanfänger damit beauftragen, in zehn Tagen SAP einzuführen? Warum also sollte das mit quelloffener Software funktionieren?

  3. Eine klare Open Source-Projektmethodik, die den Besonderheiten des quelloffenen Ansatzes, zum Beispiel dem große Individualisierungsspielraum, gerecht wird, schafft das notwendige Vertrauen und sorgt für die Stabilität im Betrieb - über alle Projektphasen hinweg bis hin zum Support.
    Technologisch exzellente Kenntnisse sind eine weitere wichtige Voraussetzung, vor allem bezüglich der Frage, welche der abertausenden von Open Source-Komponenten tatsächlich für einen Business-Einsatz in Frage kommt. Auch fachlich und methodisch zertifizierte Mitarbeiter und qualitätsorientierte Unternehmen sind ein Muss - zum Beispiel durch den Einsatz von Qualitätsmanagementsystemen wie ISO9001.

Aufgrund all dieser aufgeführten Projektschritte ist es für IT-Verantwortliche wichtig, sich nicht nur auf sein "gutes Gefühl" zu verlassen. (bw)