Vor ein paar Jahren, so berichtet die amerikanische CW-Schwester "Computerworld", hat sich David Cortese daran gemacht, den Softwarebestand seines Unternehmens kritisch zu durchforsten. Dabei fand der IT-Manager von Sony Picture Home Entertainment heraus, dass er für 266 ERP-Lizenzen jeweils 7000 Dollar pro Nutzerlizenz zahlte, aber tatsächlich nur 177 Lizenzen wirklich zum Einsatz kamen. Cortese forschte weiter und konnte schließlich die Softwarekosten konzernweit um einen Millionenbetrag zusammenstreichen.

Das ist kein Einzelfall. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten durchkämmen die IT-Verantwortlichen ihre Portfolien auf Einsparungspotenziale und treffen bei ihren Gesprächspartnern auf Seiten der Softwarehäuser durchaus auf Verständnis. Forrester-Analyst Ray Wang erzählte den Kollegen von der Computerworld, er sei in den letzten Monaten von mehr als 200 Kunden um Unterstützung bei der Neuverhandlung bestehender Lizenz- und Wartungsverträge gebeten worden.

Falls auch Sie Gespräche mit Ihren Softwarelieferanten haben, lesen Sie vorher unsere Tipps, die Ihnen in den Verhandlungen möglicherweise weiterhelfen!

Machen Sie Ihre Hausaufgaben!

Um für effektive Vertragsverhandlungen gewappnet zu sein, sollten Anwender vorbereitet sein. Dazu gehört, die bestehenden Verträge wirklich bis ins Detail zu kennen. Das klingt natürlich wie eine Selbstverständlichkeit, aber es ist keine. Viele Berater können ein Lied davon singen, wie schlecht präpariert Anwender in Vertragsverhandlungen gehen.

Sie brauchen weniger, als Sie denken!

Viele Unternehmen überschätzen die Zahl der der Nutzerlizenzen, die sie wirklich benötigen. Sie lizenzieren jede Menge Shelfware. Leider gibt es eine Menge Lizenzverfahren, die diesen Fehler massiv begünstigen. Wollen Kunden die Zahl der Lizenzen herunterfahren, werden sie von ihren Lieferanten nicht selten mit höheren Kosten für die verbleibenden Lizenzen beglückt. Am Ende zahlt man denselben Preis, bekommt aber unterm Strich weniger.

Auch SAP und Oracle haben laut Forrester-Analyst Wang Mechanismen geschaffen, die es Nutzern schwer machen, die Anzahl der Seats in Lizenzverträgen herunterzunehmen. Doch es gibt Beispiele von Unternehmen, denen es gelungen ist, den Ball zurückzuspielen. So hat es sich in Einzelfällen als sinnvoll erwiesen, alle vorhandenen Softwarelizenzen zu erheben und mit den Herstellern zu verhandeln, ob sich ungenutzte Lizenzen "parken" lassen, bis die Konjunktur wieder Tritt fasst. Die gekauften, aber nicht genutzten Lizenzen werden dann zu einem deutlich geringeren Preis gehandelt, als die aktiven. Später lassen sich die geparkten Lizenzen wieder zum Normalpreis aktivieren. Die Computerworld nennt ein Beispiel, in dem sich 80 Prozent der rund 300 Lieferanten eines Unternehmens darauf eingelassen haben - einschließlich Anbietern von Business-Software, technischen Tools und Datenbanken.