Allerdings sollte sich keine Geschäftseinheit von einem einzigen Netzwerkdrucker abhängig machen, damit nicht beispielsweise das Rechnungswesen still steht, wenn der Drucker streikt. Intelligent aufgebaute Netzwerke beinhalten billige Ausweichgeräte, die für eine kurze Zeit die Lücke schließen.
7. Alleskönner reduzieren die Gerätezahl
Steigender Beliebtheit erfreuen sich Drucker, die dank Kombination mit anderen Geräten in einem Gehäuse - typischerweise Scanner und Fax-Modem - als Alleskönner gelten. Gute Kombi-Maschinen schaffen Platz auf den Schreibtischen und ersetzen vor allem in kleinen Büros sinnvoll den klobigen Farbkopierer.
2003 wuchs der Markt für Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte laut den Marktforschern von Gartner um beeindruckende 130 Prozent. Die Alleskönner verdrängen die reinen Tintenstrahldrucker und werden immer billiger. Allerdings sind Papier und Verbrauchsmaterial genauso teuer wie beim Betrieb der Tintenstrahler. Ein Multifunktionsgerät lohnt also nur, wenn das jährliche Druckvolumen 5000 Seiten nicht übersteigt.
Vorsicht auch bei den Herstellerangaben, was die Druckqualität angeht: Die Auflösungsangaben (beispielsweise 4800 x 1200 dpi) stellen theoretische Werte dar, in der Praxis verschwimmt die Tinte nach dem Aufsprühen, und die Einzelfarben vermischen sich bei eng aneinander liegenden Tröpfchen. Deshalb bringt so ein Gerät trotz einer theoretisch sehr hohen Auflösung keine Kunstdrucke zu Papier.
8. Bestand besser nutzen
Komplex und unübersichtlich: So stellt sich heute die - in der Regel historisch gewachsene - Druckerlandschaft in vielen Unternehmen dar. Eine Bestandsaufnahme der Druckerlandschaft ist die Voraussetzung dafür, den Druckerpark in Zukunft zentralisiert zu verwalten. Das erlaubt, Transparenz herzustellen und Stellschrauben zum Kostensenken zu identifizieren.
Diese Analyse hilft, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln und die tatsächlichen Kosten zu eruieren. In der Regel führt sie dazu, dass Geräte eingespart, anders verteilt oder neu vernetzt werden. Vor allem alte Geräte benötigen oft einen hohen Wartungsaufwand. Nach einer Analyse der Marktforscher von Gartner sind 40 bis 60 Prozent aller Helpdesk-Anfragen dem Drucker zugeordnet. Das zeigt, wie viel Zeit und Geld die Instandhaltung von Druckern bindet.
Nicht immer muss eine solche Analyse aber dazu führen, dass man Tabula rasa macht und die Druckerlandschaft von Grund auf neu gestaltet. Verfügt man beispielsweise über einen in die Jahre gekommenen Laserdrucker und druckt nur wenig, macht eine Neuinvestition oft keinen Sinn.
9. Druckerbetrieb auslagern
Durch die wachsenden Druckerlandschaften werden Druckerkosten immer undurchsichtiger. Nicht alle Unternehmen haben die Ressourcen, um dieses Thema im Sinne eines strategischen Druckkosten- Managements selbst zu stemmen.
Einige lagern deshalb Wartung und Pflege der Drucker komplett an Dienstleister wie T-Systems, Lexmark oder HP aus - so wie es bereits vielfach im Bereich der Fotokopierer auch in kleinen Unternehmen gang und gäbe ist. Damit binden sie sich allerdings oft langfristig an die Hersteller. Die Laufzeit für diese Angebote beträgt oft mindestens ein Jahr.
Die Drucker werden im Rahmen eines solchen Vertrags von den Herstellern gewartet. Die Tonerlieferung erfolgt „On Demand“ innerhalb von 24 Stunden nach einem Anruf des Kunden. Die Druck- Management-Software HP Web Jetadmin erlaubt dem Administrator zudem, den Tintenverbrauch fernzuüberwachen. Geht die Tinte zur Neige, lassen sich über eine vordefinierte E-Mail-Adresse rechtzeitig neue Patronen bestellen. In Kombination mit einem eingebauten Webserver kann man die Farbtintenstrahldrucker konfigurieren und warten.
10. Schluss mit dem Druckerkauf - zahlen pro Seite
Statt sich einen Drucker anzuschaffen, können Unternehmen auch auf das Finanzierungsmodell Pay per Click zugreifen, das Herstellerwie Canon, HP oder Lexmark anbieten. Gerät, Verbrauchsmaterialien und Support werden dabei gestellt. Der IT-Leiter schätzt oder errechnet zunächst sein durchschnittliches monatliches Druckvolumen, um auf dieser Grundlage mit dem Hersteller einen Preis zu verhandeln.
Der Anwender zahlt dann für die Leistungen im „Pay-per-Page“- Modell pro gedruckter, kopierter oder gefaxter Seite. Die Druckaufträge werden dabei über eine spezielle Software erfasst und lassen sich den Auftraggebern tagesaktuell zuordnen.