Außerdem spricht gegen den Falschgeiz, dass die Verbrauchskosten bei günstigen Geräten allgemein höher als bei teureren Druckern sind. Günstige Modelle sind zudem oft nicht für den Netzwerkbetrieb ausgelegt.
Zudem arbeiten billige Tintendrucker in der Regel nicht mit einzelnen Farbpatronen. Während man bei Kombitanks den kompletten Tintensatz wegwerfen muss, wenn eine der Farben leergedruckt ist, kann man mit getrennten Tanks gezielt die jeweils leere Farbpatrone austauschen. Das spart Tinte und Geld. Grundsätzlich gilt: vor dem Kauf die Preise für Ersatzpatronen vergleichen.
4. Nachbaupatronen kaufen
HP, Lexmark, Canon, Epson und Co. arbeiten nach einem Erwerbsmodell, das sie sich von den Herstellern von Rasierklingen abgeschaut haben. Die Rasierer sind günstig, die Klingen teuer. Genauso verhält es sich mit Druckertinte. Sie ist teurer als Champagner: Eine schwarze Tintenpatrone mit 42 Milliliter Füllung kostet rund 33 Euro. Ein Liter kostet hochgerechnet knapp 800 Euro - also 750-mal mehr als ein Liter Benzin und immer noch 20-mal mehr als ein Liter des Mittelklasse-Champagners Jacquesson Perfection.
Durch den Kauf von Produkten alternativer Hersteller lassen sich diese Kosten massiv senken. Um mit dem Mythos der Hersteller aufzuräumen, der Einsatz von baugleichen Kartuschen oder Tintenpatronen anderer Hersteller gefährde die Garantie: Das ist falsch. Die gesetzliche Gewährleistung bleibt auch bei der Nutzung von Fremdtinte erhalten. Für Canon- und Epson-Drucker gibt es ein recht ordentliches Sortiment an Alternativ- Tintenpatronen, beispielsweise von Herstellern wie Jet Tec. Billig- Druckerpatronen liefern oft so gute Ergebnisse wie die Originalpatronen der Druckerhersteller. Die Alternativ-Marken sind dabei bis zu 80 Prozent billiger. Bei mehr als der Hälfte der getesteten Patronen lassen sich wenigstens 40 Prozent der Kosten sparen. Für aktuelle Drucker von Lexmark und HP finden sich auf Grund der technischen Verzahnung ihrer Tintentanks mit patentierten Druckköpfen keine Nachbauten am Markt. Spezialisierte Firmen bieten aber nachgefüllte Patronen an. Sie kaufen dazu leere, gebrauchte Patronen an und füllen sie mit eigener Tinte. Die Druckerindustrie bekämpft das Nachfüllsystem, das an ihren Margen kratzt, an allen Fronten. Seit Jahren streitet sich Canon mit dem Tintenverkäufer Pelikan vor Gericht. Lexmark und Epson verhinderten lange mit Chips erfolgreich das Nachfüllen der eigenen Tintenpatronen. Mittlerweile gibt es aber im Fachhandel auch „Chip-Resetter“, mit denen sich diese Technologie austricksen lässt.
Im Bereich der Laserdrucker gibt es ebenfalls etliche Hersteller, die Laserkartuschen in anständiger Qualität liefern.
5. Verbrauchsmaterial intelligent beschaffen
Niemand zwingt ein Unternehmen, Drucker, Kartuschen, Patronen und Papier zu Höchstpreisen im stationären Facheinzelhandel zu erwerben. Oft bekommt man Originalpatronen viel preiswerter bei den Büromaterialversendern im Internet. Bei Großbestellungen geht der Preis noch einmal runter.
Wer Kartuschen und Patronen von Alternativherstellern einkauft, kann das ebenfalls am besten im Internet. Eine Vielzahl von auf Druckerverbrauchsmaterial spezialisierten E-Shops bietet nicht nur Produkte, sondern auch Informationsmaterial und Zusatzgeräte wie die Chip-Resetter an.
Die Einkaufsabteilungen sollten Spielregeln für die Beschaffung dieser Produkte zentralisiert festlegen und dafür Sorge tragen, dass die einzelnen Unternehmensteile gebündelt an die Händler herantreten.
6. Drucken im Netzwerk
Es macht fast immer Sinn, Drucker direkt in das firmeneigene Netz zu integrieren. Netzwerkdrucker sind keine eigene Gerätefamilie, sondern Laser-, Nadeloder Tintenstrahl-Modelle, die dank einer internen Netzwerkkarte direkt in das Firmennetzwerk integriert werden können.
Die Druckgeschwindigkeit wird im Vergleich zu einer lokalen Installation deutlich erhöht. Der entscheidende Vorteil ist aber, dass mehrere Anwender auf einen Drucker zugreifen können. Nichts ist teurer, als ein Gerät neben jeden Arbeitsplatz zu stellen. Der Wildwuchs erfordert, dass man sich in der Wartung um eine historisch gewachsene Vielfalt und Vielzahl unterschiedlicher Drucker kümmern und für verschiedene Baureihen verschiedene Patronen oder Kartuschen kaufen muss.
Einzelplatzlösungen verhindern eine zentrale Kostenkontrolle, Netzwerkdrucker vereinfachen die Kontrolle des betrieblichen erzeugten Druckvolumens sowie die zentrale Erfassung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien.
Zudem macht der Einsatz bestimmter Druckwerkzeuge, wie beispielsweise FinePrint, erst im Netzwerk Sinn. Die Anwendung sammelt Druckaufträge auch aus unterschiedlichen Anwendungen und druckt sie gemeinsam aus. Das ist besonders nützlich beim Drucken von Internet-Seiten oder E-Mails.