Ratgeber: Zehn Spartipps

So senken Sie Ihre Druckkosten

Reppesgaard studierte in Hannover und arbeitete danach als Reporter und Moderator bei Hörfunk von Radio Bremen zu innen- und jugendpolitischen Themen und in den Bereichen Technologie und Wissenschaft. Seit dem Jahr 2000 lebt er in Hamburg, seit 2001 arbeitet er mit Christoph Lixenfeld im druckreif Redaktionsbüro zusammen.
Selbst wer keine Zeit oder keinen Bedarf an einer kompletten strategischen Analyse der eigenen Druckerlandschaft hat, kann Druckerkosten sparen, indem er die richtigen Geräte und Verbrauchsmaterialien intelligent einkauft.

DRUCKERKOSTEN sind die große Unbekannte in vielen Unternehmen. Dabei geht es bei den Kosten für die Ausgabetechnologie keineswegs nur um Kleingeld. Die Marktforscher von IDC schätzen, dass zwischen fünf und zehn Prozent der IT-Budgets für Drucker und Druckerkosten verwandt werden.

 

1. Erst denken, dann drucken

Der einfachste Weg, Druckerkosten zu sparen, ist, weniger zu drucken. E-Mail und Internet sind den Marktforschern von Gartner zufolge dafür verantwortlich, dass das weltweite Printvolumen in den vergangenen Jahren um 40 Prozent angestiegen ist und in den nächsten drei Jahren kontinuierlich um jeweils zehn Prozent weiter wachsen wird. Die Vision vom papierlosen Büro rückt in immer weitere Ferne.

Der Grund: Digitale Informationen wie Internet-Seiten, Texte, Bilder oder Grafiken drucken viele Nutzer aus, um sie in Ruhe zu studieren oder mit Notizen versehen zu können. In vielen Fällen mag das sinnvoll sein. Trotzdem sollte sich jeder Bildschirmarbeiter im Einzelfall fragen, ob der jeweilige Ausdruck wirklich notwendig ist. Wer sich öfter dabei ertappt, dass seine ausgedruckten Mails nach der Lektüre direkt in den Papierkorb wandern, sollte seine Kriterien in dieser Frage überdenken.

Auch beim Ausdrucken selbst kann man sparen. Entwürfe oder Kontrollausdrucke müssen nicht gleich in allerbester Qualität gedruckt werden. Entsprechende Einstellungen lassen sich im jeweiligen Druckertreiber vornehmen. Bei Web-Seiten sollte nur der Teil ausgedruckt werden, der relevant ist. Oft lassen sich Texte für Kontrollausdrucke zudem ohne Qualitätseinbuße in einer kleineren Schrift ausdrucken.

2. Nadel, Tinte oder Laser - welcher ist der Richtige?

Bereits vor dem Kauf eines Druckers werden die Weichen für die späteren Kosten gestellt. Deshalb ist es wichtig, im Voraus den Einsatzzweck und das monatliche Druckvolumen genau zu kalkulieren. Welche Aufgaben der Drucker im Unternehmen abdecken soll, ist entscheidend für die Auswahl des Druckertyps.

Nadel- und Matrix-Drucker sind Maschinen, die zu sehr geringen Stückpreisen Aufkleber, Barcodes, Etiketten oder Rechnungen ausdrucken. Sie zeichnen sich durch extrem günstige Verbrauchskosten aus. Aufgrund ihres hohen Lärmpegels und der geringen Druckqualität sind sie aber keine Lösung für den alltäglichen Ausdruck am Arbeitsplatz im Büro. Dort sind Tintenstrahldrucker weit verbreitet. Für sie spricht neben ihrem geräuscharmen Betrieb der extrem günstige Anschaffungspreis. Die Geräte sind gleichermaßen zum Briefeschreiben wie zum Erstellen von Präsentationsmaterial oder Angeboten geeignet, bei Bedarf können sie sogar Fotos zu Papier bringen. Farbausdrucke lassen sich auch auf Overhead-Folien erstellen. Allerdings ist die Qualität der Drucke stark vom verwendeten Papier abhängig. Echte Fotoqualität erfordert teures Spezialpapier. Zudem ist das Ausdrucken in guter Qualität sehr zeitintensiv. Das wichtigste Argument gegen die flexiblen Alleskönner sind aber die enorm hohen Verbrauchskosten. Die Kosten pro Seite liegen selbst im Schwarz-Weiß-Druck meist weit über zehn Cent.

Laserdrucker sind in der Anschaffung teurer, aber langlebiger und unkomplizierter in der Handhabung. Die aktuellen Modelle bewältigen mehr als zehn Seiten pro Minute und drucken Text wie Grafik in sehr ordentlicher Qualität. Für Fotos sind sie allerdings ungeeignet. Die Kosten pro gedruckter Seite inklusive Papier und Verschleißteile liegen dafür bei rund 3,5 Cent und damit weit unter denen eines Tintendruckers. Bei hohem Druckaufkommen haben sich die höheren Anschaffungskosten schnell amortisiert. Bei Farblaserdruckern liegen die Verbrauchskosten noch deutlicher unter denen der Tintendrucker. Wer auch nur gelegentlich mal zwanzig, mal dreißig bunte Seiten ausdrucken muss, ist mit dem Farblaser gut beraten.

3. Billig wird oft teuer

Bei der Anschaffung ist es nicht ratsam, allein auf den Preis zu achten. Er ist nur für rund ein Viertel der Gesamtkosten des Druckers verantwortlich. Den Löwenanteil verschlingen die Folgekosten.

Ein Problem ist die Wartungsintensität billiger Tintengeräte. Sie sind für hohe Druckaufkommen nicht ausgelegt und, wenn sie sehr intensiv genutzt werden, sehr fehleranfällig. Zuverlässigkeit ist aber die wichtigste Eigenschaft für die Ausgabegeräte. Ein Drucker, der nicht druckt, senkt die Produktivität der Mitarbeiter, weil Arbeitsprozesse unterbrochen werden, um den Druckauftrag zu wiederholen oder um auf ihn zu warten. Auch eine mangelnde Druckgeschwindigkeit kann vermeintliche Kostenvorteile wieder auffressen, wenn die Mitarbeiter zu langem Nichtstun verdammt sind, bis der Ausdruck endlich beendet ist. Tests von Fachmagazinen zeigen, dass die Herstellerangaben zur Druckgeschwindigkeit bei Tintendruckern meist überzogen sind. Bei Laserdruckern darf man den genannten Zahlen dagegen Glauben schenken.

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