Wohl alle IT-Manager kennen die Erfahrung, dass das bewilligte Budget mal wieder nicht für sämtliche Wünsche der Nutzer ausreicht. Daher trifft man in vielen Organisationen auf eine solide Kreativität, wenn es um alternative Geldquellen für zusätzliche Ressourcen geht. Doch nicht jedes Modell eignet sich für jede Anwendung oder Anschaffung. Das zeigt ein Blick auf die unterschiedlichen Finanzierungsmöglichkeiten.
Finanzierung von Assets
Es gibt am Markt diverse standardisierte Lösungen zur Finanzierung von IT-Leistungen, die vor allem den Bereich der materiellen und immateriellen Vermögensgegenstände betreffen, also Hardware und Softwarelizenzen. Zuvorderst sind das Instrumente des Handels- und Steuerrechts, mit denen Unternehmen ihre Investitionen abschreiben beziehungsweise je nach Abnutzung auch absetzen können.
Das geht nur im Rahmen der steuer- oder handelsrechtlich vorgesehenen Lebensdauer. Ist eine Nutzung der Assets über die Abschreibungsdauer hinaus ratsam oder vorgesehen, wäre auch eine Beschaffung mit Fremdmitteln denkbar. Als Finanzierungsquellen kommen Kredite von Banken oder Gesellschaftern sowie Fördermittel in Frage.
Leasing statt Eigenkapital
Auf der anderen Seite gilt in vielen Unternehmen die finanzstrategische Vorgabe, kein Eigenkapital in IT-Anlagen zu binden. Für diese Firmen sind zwei verschiedene Finanzierungsmodelle üblich. Zunächst ist hier das Leasing zu nennen, welches in den unterschiedlichsten Formen am Markt angeboten wird. Diese Modelle fangen bei generischen Angeboten der Hersteller selbst an und reichen über Offerten auf Leasing spezialisierter Unternehmen bis hin zu individuellen Angeboten von verschiedensten Marktteilnehmern (zum Beispiel Sale-and-lease-back-Modelle).
Die beiden erstgenannten Optionen zeichnen sich vor allem durch ihre Standardisierung aus, so dass nicht über jedes Asset langwierig verhandelt werden muss. Das ist vor allem für Betriebe interessant, die kein fachkundiges Personal nur für die Abwicklung von Leasingverträgen beschäftigen wollen. Möglicherweise wird der Rahmenvertrag auch gleich so abgeschlossen, dass automatisch nach Ablauf der Nutzungsdauer ein neues Gerät bereitgestellt wird.
Leasing vom IT-Dienstleister
Die zweite Finanzierungsvariante ähnelt dem Leasing, nur dass Hard- und Software nicht als solche grundständig ausgewiesen werden. Für sie steht nur noch ein Teil der gesamten Servicegebühr eines IT-Dienstleisters. Bei diesem Modell beschafft ein externer Dienstleister die benötigte Hard- und Software und reichert sie durch weitere Dienstleistungen an (etwa Aufbau, Erstinstallation, Betrieb, Support und Wartung).
Diese Wahl treffen besonders solche Unternehmen und ihre IT-Abteilungen, die den Gedanken der "IT-Services" verinnerlicht haben und nicht mehr in einzelnen Komponenten denken: Der Provider soll einen Service erbringen, der durch Qualitätsparameter determiniert wird. Der Dienstleisthat praktisch freie Hand in der Auswahl der Komponenten, die er hierfür benötigt. Unter finanzierungstechnischen Aspekten hat diese Variante aber den Nachteil, dass sie keine Transparenz bietet.
Refinanzierung des Personals
Eine der größten Herausforderungen von IT-Abteilungen ist Personalknappheit. Zwar sollte es für jede Stelle eine detaillierte und hinreichende Beschreibung der Aufgaben geben, und in der Summe sollte für alle Aufgaben genug Personal zur Verfügnug stehen. Die Wirklichkeit sieht freilich anders aus. Neben den Regelaufgaben nimmt nicht selten Projektarbeit einen großen Teil der Beschäftigung ein - auch für solche Mitarbeiter, die gemäß ihrer Aufgabenbeschreibung gar nicht dafür vorgesehen sind.
Liegt der Ursprung der Projekte außerhalb der IT-Abteilung, ist die Frage legitim, wie der Personaleinsatz verrechnet werden soll. In der Praxis werden die Mitarbeiter durch ihre Tätigkeit in Projekten dem Regelbetrieb unweigerlich fehlen. Egal, ob diese Fehlstunden durch Überstunden oder durch Fremdpersonal ausgeglichen werden, sollten den Fachabteilungen für die Leistungen, die das IT-Personal in Projekten erbringt, marktfähige Tages- beziehungsweise Stundensätze in Rechnung gestellt werden.
Wichtig ist, dass die Tages- und Stundensätze realistisch sind: Ein zu geringer Preis würde dazu verleiten, immer mehr Projektarbeit zu Lasten des Regelbetriebs auszuführen. Ein zu hoher Satz könnte die Gefahr bergen, dass die Fachabteilungen in ihren Projekten die interne IT links liegen lassen und an der zentralen IT-Strategie vorbei ihre Vorhaben planen und umsetzen.
Projekte vorfinanzieren
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung von Transitions- und Migrationsprojekten. Dieses Problem kann für eine IT-Abteilung auftreten, wenn zwar Budget für den Betrieb einer Leistung vorhanden ist, im Fall eines Dienstleisterwechsels oder einer neuen Sourcing-Strategie aber kein Geld mehr zur Finanzierung der Migration, der Transition oder des Betriebsübergangs bereitsteht. In diesen Fällen ist einige Kreativität beziehungsweise Flexibilität des zukünftigen Dienstleisters gefordert, wenn sich die Budgetrestriktionen des Kunden nicht auflösen lassen.
In der Regel bieten IT-Dienstleister eine Form des "Financial Engineerings" bei Vertragsabschluss an. Das Modell sieht die Vorfinanzierung des gesamten Projektaufwands durch den Provider vor. Die dafür erforderlichen Aufwendungen legt er in den kommenden Jahren auf die Betriebskosten des angestrebten Vertrags um. Das ermöglicht es dem Kunden, sein IT-Budget im Jahr des Wechsels einzuhalten.
Grenzen des Sparens
Allerdings fallen in den Folgejahren vergleichsweise höhere Kosten für die Serviceleistungen an, die einkalkuliert werden müssen. Zudem sollten Anwender die Erwartungen des Finanzbereichs an die IT-Rechnung dämpfen, weil sich Nachlässe nicht immer wie vorgesehen einstellen werden. Wenn zum Beispiel die interne IT zuvor in der Pflicht stand, die Kosten auf Basis der Leistungen, Preise und Mengen des laufenden Jahres im Folgejahr um zehn Prozent zu senken, dann ist das im beschriebenen Finanzierungsmodell für den IT-Dienstleister kaum machbar. So oder so empfiehlt es sich, vor Vertragsabschluss die Kosten genau zu berechnen, damit es später keine unangenehmen Überraschungen für die IT und den Provider gibt. (pg/jha)