So lassen sich Bewerbungen besser managen

22.09.2004
Von Wolfgang Witte
E-Recruiting bietet eine Fülle von Möglichkeiten, die Personalbeschaffung wirkungsvoll zu gestalten. Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial jedoch nicht aus.

Laut einer Studie der Universität Stuttgart überwiegen nach wie vor die schriftlichen Bewerbungen; bei großen Unternehmen sind es 60 Prozent, im Gesamtdurchschnitt sogar 75 Prozent aller Interessenten, die eine klassische Mappe einschicken. Per E-Mail inklusive Anhängen wie Lebenslauf und Zeugnissen gehen 30 Prozent der Bewerbungen bei Großunternehmen ein - im Gesamtdurchschnitt sind es zehn Prozent weniger.

Ein effizientes Einstellungssystem unterstützt alle an der Personalbeschaffung beteiligten Parteien und bildet den gesamten Recruiting-Workflow des Unternehmens ab. Dieser umfasst die Stellenausschreibung, die Kommunikation zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Kandidaten, die Status-Fortschreibung einer Bewerbung bis hin zum Abschluss des Bewerbungsablaufes, also Angebot oder Absage. Unternehmen bieten beispielsweise bei der Online-Bewerbung über die eigene Homepage nur selten einen strukturierten Bewerberbogen an. Eine Verbindung zur Datenbank fehlt oft. Alternativ senden Bewerber ihre Unterlagen per E-Mail mit mehreren Anhängen. Auch in diesem Fall können Personaler die Informationen über die Kandidaten nicht automatisiert in die Bewerberdatenbank aufnehmen, sondern müssen sie per Hand zu einem einheitlichen System zusammenführen. Die Folge ist ein Medienbruch. Teilweise erhält der Bewerber auf der Website auch nur den Hinweis, an welche Adresse er die kompletten Unterlagen in Papierform senden soll.

Schneller Bewerber treffen

Unternehmen fehlen oft die durchgängig integrierten Recrui-ting-Abläufe, um eine rasche Bearbeitung zu gewährleisten. Hilfreich ist hier eine automatische Protokollierung des gesamten Prozesses. Recruiter benötigen zudem Transparenz über den Status jeder Bewerbung.

Notwendig ist eine zentrale prozessorientierte Bewerberdatenbank, in der alle Bewerbungen - von der eigenen Homepage, aus Jobbörsen und -portalen sowie traditionelle Mappen -zusammenlaufen. Das gilt auch für intern ausgeschriebene Jobs. Bewerber- und Mitarbeiterdatenbank sollten möglichst miteinander verbunden sein.

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