Laut einer Studie der Universität Stuttgart überwiegen nach wie vor die schriftlichen Bewerbungen; bei großen Unternehmen sind es 60 Prozent, im Gesamtdurchschnitt sogar 75 Prozent aller Interessenten, die eine klassische Mappe einschicken. Per E-Mail inklusive Anhängen wie Lebenslauf und Zeugnissen gehen 30 Prozent der Bewerbungen bei Großunternehmen ein - im Gesamtdurchschnitt sind es zehn Prozent weniger.
Ein effizientes Einstellungssystem unterstützt alle an der Personalbeschaffung beteiligten Parteien und bildet den gesamten Recruiting-Workflow des Unternehmens ab. Dieser umfasst die Stellenausschreibung, die Kommunikation zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Kandidaten, die Status-Fortschreibung einer Bewerbung bis hin zum Abschluss des Bewerbungsablaufes, also Angebot oder Absage. Unternehmen bieten beispielsweise bei der Online-Bewerbung über die eigene Homepage nur selten einen strukturierten Bewerberbogen an. Eine Verbindung zur Datenbank fehlt oft. Alternativ senden Bewerber ihre Unterlagen per E-Mail mit mehreren Anhängen. Auch in diesem Fall können Personaler die Informationen über die Kandidaten nicht automatisiert in die Bewerberdatenbank aufnehmen, sondern müssen sie per Hand zu einem einheitlichen System zusammenführen. Die Folge ist ein Medienbruch. Teilweise erhält der Bewerber auf der Website auch nur den Hinweis, an welche Adresse er die kompletten Unterlagen in Papierform senden soll.
Schneller Bewerber treffen
Unternehmen fehlen oft die durchgängig integrierten Recruiting-Abläufe, um eine rasche Bearbeitung zu gewährleisten. Hilfreich ist hier eine automatische Protokollierung des gesamten Prozesses. Recruiter benötigen zudem Transparenz über den Status jeder Bewerbung.
Notwendig ist eine zentrale prozessorientierte Bewerberdatenbank, in der alle Bewerbungen - von der eigenen Homepage, aus Jobbörsen und -portalen sowie traditionelle Mappen - zusammenlaufen. Das gilt auch für intern ausgeschriebene Jobs. Bewerber- und Mitarbeiterdatenbank sollten möglichst miteinander verbunden sein.
Idealerweise erfolgt das gesamte Bewerber-Management über ein den Workflow unterstützendes E-Recruiting-System. In diesem erfasst die Personalabteilung auch die Dokumente, die auf konventionellem Weg in Form von Bewerbungsmappen beim Unternehmen eintreffen. Dies geschieht zum Beispiel durch Einscannen der Unterlagen.
Damit sind Unternehmen in der Lage, alle Profile zu vergleichen und geeignete Kandidaten herauszufiltern. Mittels integrierter Terminkoordination und -kontrolle lassen sich im E-Recruiting-System Reports erstellen. So erfahren Personaler beispielsweise, wo und wie lang eine Bewerbung im Haus unterwegs ist.
Mittels E-Recruiting sind Firmen in der Lage, eine offene Stelle einem viel größeren Personenkreis bekannt zu machen. Doch wie gewinnen Unternehmen High Potentials als Arbeitnehmer? Eine Studie des Instituts für Innovationsforschung und Technologie-Management der Ludwig-Maximilians- Universität in München belegt: Die höchste Bedeutung hat das Ansehen eines Arbeitgebers in der Öffentlichkeit, gefolgt von den Karrierechancen im Unternehmen.
Image von Firmen wichtig
Andere Kriterien wie hohes Einkommen, kreative Freiräume oder eine unbürokratische Organisationsstruktur spielen eine geringere Rolle. Das Sozialprestige entfaltet eine sehr viel höhere Wirkung als harte Faktoren wie Einkommen oder Arbeitsbelastung. Entscheidend ist die Frage, wie gut es Unternehmen gelingt, ihrem Wunschkandidaten das hohe Ansehen zu verdeutlichen, das sie als Mitarbeiter gewinnen würden. (hk)
* Wolfgang Witte ist Geschäftsführer der Perbit Software GmbH in Altenberge.