Wie sollte ein erfolgreiches ECM-Projekt angelegt sein?
Für den ECM-Erfolg ist ein sauber geplantes Einführungsprojekt nötig. Auf der fachlichen Ebene müssen die dokumentenbezogenen Anforderungen umfänglich analysiert werden. Neben reinen Mengenangaben müssen die Verantwortlichen Bescheid wissen über die fachlichen Anforderungen an die Dokumentenhandhabung innerhalb der Fachprozesse. Dabei sind alle Regeln und Besonderheiten aufzunehmen, etwa spezielle Papierformate oder -beschaffenheiten, die Bedeutung von Farbinformationen für die Sachbearbeitung, Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten und nicht zuletzt die Organisation der Papierverwahrung und -verteilung inklusive Kopien. Auch müssen sämtliche Ausgangsdokumentarten und deren Quellen ermittelt werden, wobei spezielles Augenmerk auf sogenannte Rückläufer zu richten ist, also Dokumente, die selbst an den Partner versendet und von diesem anschließend zurückgesendet werden, denn diese bieten häufig ein hohes Automatisierungspotenzial.
Außerdem sind die Prozessanforderungen zu analysieren, und es ist festzulegen, wie das ECM in die Prozesse eingebunden werden soll. Hier handelt es sich meist um Auskunftsfunktionen (Dokumentensuche und Aktenfunktionen). In immer mehr Projekten gibt es aber auch E-Mail-ähnliche Kommunikation über elektronische Postkörbe oder Prozesssteuerungen mittels Workflow.
Da all diese Informationen nicht nur über Fragebögen, sondern aufgrund ihrer Komplexität immer häufiger nur über Vor-Ort-Erhebungen und Interviews ermittelbar sind, muss man ausreichend Zeit einplanen.
Erfolgsfaktoren für ECM
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Projektteam mit Vertretern aus den Fachbereichen und der Technik.
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Detaillierte Analyse der Dokumenten- und Prozessanforderungen.
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Ermittlung der Betriebsanforderungen.
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Produktauswahl unter Berücksichtigung der IT-Strategie und der funktionalen Anforderungen.
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Funktional abgestufte Anwendungsbereitstellung, strategischer ECM-Ausbau in Schritten.
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Dauerhafter Anwendungssupport durch fest zugeordnete Betreuung.
Aus den gewonnenen Informationen über Prozesse, Dokumente und Ablagen lassen sich die notwendigen ECM-Strukturen und -Funktionen ableiten. Dieser Schritt ist besonders wichtig für die Auswahl einer passenden Systemlösung. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die wesentlichen Anwendungsfunktionen zur Suche und Ablage von Dokumenten und deren Organisation in Akten die gewünschten Prozessverbesserungen auch ermöglichen.
Auf der technischen Ebene ist es wichtig, die passende Systembasis auszuwählen beziehungsweise die Komponenten und Verfahren zu ermitteln, die sich besonders gut in die bestehenden IT-Anwendungen und -Prozesse einbinden lassen. Denn das ECM wird im Lauf der Nutzung zu einer immer zentraleren Informationsquelle im Unternehmen.
- Untersuchungsgegenstand
IT, R&D, F&A - Selbstverständnis der Fachbereiche
Steigende Bedeutung der Wissensarbeit führt zur Aufwertung der Fachbereiche. Dies bedingt höhere Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Serviceorientierung. - Organisation und Prozessgestaltung
Wissensarbeit entsteht nicht mehr im „Elfenbeinturm“. Damit steigt der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand. - Personalsuche und-entwicklung
Fachkräftemangel ist insbesondere in wissensintensiven Bereichen evident. - Reorganisation Wissensarbeit, Entwicklung Projektarbeit
Starre Organisationsprozesse werden bei Wissensarbeit zum Hemmnis. Alternative ist Projektarbeit. - Reorganisation Wissensarbeit, Anteil Projektarbeit
R&D führt bei projektwirtschaftlichen Strukturen, gefolgt von der IT. - Reorganisation Wissensarbeit, Handlungsbedarf
Projektarbeit und Auflösung von Wissensinseln stehen auf dem Programm. - Nutzung der Technologien zur Unterstützung der Wissensarbeit
Mobile Office und Video- bzw. Web-Conferencing wird Alltag. - Handlungsbedarf beim Einsatz von Technologien zur Unterstützung der Wissensarbeit
Steigende Bedeutung moderner Technologien bei Wissensarbeit, aber Social Media noch nicht tief verankert. - Einsatz externer Spezialisten, strategische Bedeutung
Einsatz externer Spezialisten erfolgt bei Hälfte strategisch geplant, die andere Hälfte nutzt sie ad-hoc. - Einsatz externer Spezialisten, Fachbereiche
Jeder zweite Fachbereich vergibt Projekte oder Prozessschritte an externe Dienstleister. Deutliche bereichsspezifische Unterschiede. - Einsatz externer Spezialisten, Anteil
In vielen Fachbereichen sind externe Dienste mittlerweile ein integraler Bestandteil der Wertschöpfung. Ihr Anteil nimmt in den nächsten zwei bis drei Jahren weiter zu. - Einsatz externer Spezialisten, Chancen Weiterentwicklung Fachbereiche
Externeneinsatz ist mehr als die Schließung von Ressourcenengpässen. Er bietet neue Ideen und „Blick über den Tellerrand“. - Einsatz externer Spezialisten, Einarbeitung und Integration
Coaching, klare Verantwortlichkeiten und Dokumentationen unterstützen den Einsatz Externer. - Einsatz externer Spezialisten, erwartete Entwicklung
Auch zukünftig sind externe Spezialisten/Dienstleister gefragt. Ihr Einsatz wird steigen.