SAP-Reisemanagement

So gelingt der Datenaustausch mit Concur

Michael Scheffler schreibt als SAP HCM Experte über die Möglichkeiten der Standardsoftware im personalwirtschaftlichen Bereich und setzt dabei den Fokus auf Talent Management. Er verfügt über 15 Jahre einschlägige Branchenerfahrung und berät seine Kunden als Senior Consultant und Entwickler. Seit 2008 ist er Geschäftsführer der projekt0708 GmbH und nimmt in dieser Tätigkeit aktuelle HR Trends und die daraus resultierenden Möglichkeiten für Unternehmen genauestens unter die Lupe.
Concur erleichtert das Reise- und Reisekostenmanagement. Doch die Integration in bestehende, oft individualisierte SAP-Systemlandschaften will erst einmal bewerkstelligt werden. Eine Bestandsaufnahme.

Concur gilt mit mehr als 25.000 Kunden und 25 Millionen aktiven Nutzern in über 150 Ländern als weltweit führender Anbieter im Bereich der Cloud-basierten Lösungen für Reise- und Reisekostenmanagement. Die Größe des Marktes für Geschäftsreisen taxiert SAP auf ein Volumen von 1,2 Billionen Dollar. Nach den bereits erfolgten Zukäufen von Ariba und Fieldglass schwingt sich SAP mit der Übernahme von Concur zu einem der größten Cloud-Services-Anbieter auf und folgt damit dem weltweiten Trend zur steigenden Nutzung von SaaS-Lösungen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen können dank der Cloud ihre IT-Infrastruktur vereinfachen, da keine eigenen Server-Landschaften inklusive Fachpersonal aufgebaut und betrieben werden müssen. Bei Cloud-Lösungen gibt es keine aufwendige Softwarelizenzierung - stattdessen werden flexible Mietmodelle genutzt. Im Gegenzug müssen die Anwenderunternehmen jedoch auf die gewohnte Flexibilität verzichten, da der Quellcode weder zugänglich noch änderbar ist und die Software daher nur bedingt individualisiert werden kann.

Concur bietet cloud-basiertes Reisekostenmanagement. Die Integration in bestehende SAP-ERP-Systeme kann jedoch knifflig werden.
Concur bietet cloud-basiertes Reisekostenmanagement. Die Integration in bestehende SAP-ERP-Systeme kann jedoch knifflig werden.
Foto: violetkaipa - shutterstock.com

Abrechnung erledigt - auf dem Rückflug

Gleichzeitig bietet Concur erhebliche Erleichterungen für das Reise- und Reisekostenmanagement in Unternehmen - dem nach den Gehältern größten Kostenpunkt mit entsprechend bedeutsamem Einsparpotenzial. Die Plattform verfügt über neuartige Funktionen sowie ein Netzwerk aus Reise- und Transportunternehmen wie etwa Fluggesellschaften oder Hotelketten.

Umfrage zu CRM in der Cloud

Wird beispielsweise ein Flug bei der Lufthansa über Concur gebucht, muss die Rechnung nicht mehr eingescannt und hochgeladen werden. Das System übernimmt die entsprechende Rechnung automatisch in die Reiseabrechnung. Diese Funktionalität steht auch für Buchungen bei bestimmten Hotelketten, Tickets diverser Transportunternehmen wie etwa der Deutschen Bahn und Dienstleistern wie z. B. myTaxi zur Verfügung. Der Anwender kann also seine Reisekostenabrechnung schon erledigt haben, wenn er von seiner Dienstreise wieder nach Hause kommt.

In Anbetracht dessen, dass bereits heute 75 Prozent aller Geschäftsreisenden Smartphones und Tablets nutzen ein Markt mit rasant wachsendem Potenzial. Diesen hohen Grad an Automatisierung und die damit verbundene Zeitersparnis bietet bislang nur Concur.

Völlig unterschiedliche Softwarewelten

Die Herausforderung für Unternehmen, die bereits SAP ERP (On-Premise) in Verwendung haben besteht nun darin, dort befindliche Daten in die neue (Cloud-)Umgebung von Concur zu integrieren - zwei völlig unterschiedliche Softwarewelten treffen aufeinander.

Ein Sachverhalt, der sich auch in der Studie "SAP goes Cloud" (PAC 2014) widerspiegelt: Die Mehrheit der befragten SAP-Nutzer erwartet zukünftig hybride SAP-Landschaften und einen steigenden Bedarf an System- und Datenintegration. In Hinblick auf Concur sind insbesondere Personenstammdaten sowie Daten aus dem Organisationsmanagement (SAP ERP HCM) und dem Finanzsystem (SAP ERP FI) zu integrieren.

Und obwohl die Cloud-Lösung stark nachgefragt wird, bietet SAP bislang keine standardisierte Datenschnittstelle um diese Stamm- oder Bewegungsdaten in beiden Systemen synchron zu halten und austauschen zu können. Ein Umstand, an dem sich aufgrund der Übernahme mittelfristig etwas ändern dürfte, denn eine vereinfachte Integration beider Welten stellt Synergieeffekte in Form von optimierten und kostengünstigeren Prozessen in Aussicht.

Doppelte Datenhaltung vermeiden

Bis dahin können Eigenentwicklungen oder entsprechende Lösungen von SAP-Partnerunternehmen zum Einsatz kommen. Letztere bieten inzwischen "Schnittstellen-Templates", welche unternehmensspezifisch angepasst werden und so durchgängige Prozesse ermöglichen. Eine doppelte Datenhaltung wird damit hinfällig, mögliche Fehlerquellen werden reduziert.

Derartige Integrationsszenarien können beispielsweise zunächst die in SAP ERP gehaltenen, personenbezogenen Daten in Concur replizieren, sodass die Mitarbeiter den Cloud-Service für Flug-, Hotel- und sonstige Reisebuchungen nutzen können. Die dort generierten Reisedaten werden dann wieder zurück in SAP ERP gespielt, um die Reisekostenauslagen erstatten zu können. Durch diese Einbindung von Concur in SAP ERP erreichen Unternehmen ressourcenschonende, systemübergreifende integrierte Geschäftsprozesse, um das Potenzial von Concur noch besser ausnutzen zu können.

Mit dem Aufkauf von Concur durch SAP ist Unternehmen allein also noch nicht geholfen. Um die Synergieeffekte der Cloud-Lösung für ihr eigenes Reise- und Reisekostenmanagement nutzen zu können, müssen sie bisweilen auf individuelle Integrationsansätze zurückgreifen, da SAP für den Datenaustausch zwischen Concur und SAP ERP (noch) keine standardisierte Lösung bereitstellt. (fm)