Tools für Enterprise-Search

So finden Sie die beste interne Suchmaschine

18.07.2014
Von Stephan Klöckner
Tools für Enterprise Search versprechen Hilfe bei der Suche nach internen Dokumenten und Informationen. Die Auswahl und Einführung entsprechender Tools sollte nicht überstürzt werden.

Wie findet man die Nadel im Heuhaufen? Sicherlich kennen Sie die Situation, in der Sie sich zwar daran erinnern, dass spezifische Geschäftsinformationen vorliegen, Sie aber nicht mehr wissen, wo diese abgelegt wurden. Zeitraubendes Suchen in verschiedenen Datenquellen ist das Resultat, an dessen Ende nicht zuletzt der Frust einsetzt.

Mitarbeiter verbringen nach wie vor viel Zeit mit der Suche nach Geschäftsinformationen.
Mitarbeiter verbringen nach wie vor viel Zeit mit der Suche nach Geschäftsinformationen.
Foto: HaywireMedia - Fotolia.com

Umso bedeutsamer ist diese Tatsache, wenn man sich vor Augen hält, dass jeder Nutzer eine erhebliche Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringt. Selbst eine strukturierte Ablage von Inhalten erfordert einen hohen manuellen Aufwand zum Auffinden spezifischer Informationen.

Zudem gibt es eine Vorgehensweise bei der Auswahl einer Enterprise-Search die sich in der Praxis bewährt hat. Folgende Punkte können gewährleisten, dass die Suchfunktionen im Unternehmen erfolgreich angenommen werden:

  • Interviews mit den Key-Usern und Ableitung der High-Level Anforderungen sowie des aktuellen Suchverhaltens.

  • Erstellung einer Long-List, die sämtliche Anbieter von Enterprise- Search Lösungen enthält.

  • Durchführung eines Request for Information (RFI) und schnelle Reduktion auf etwa vier bis sechs Anbieter.

  • Detaillierte Aufnahme der Anforderungen und Durchführung von technischen Workshops mit den Anbietern zur Schärfung des Projekt-Scopes.

  • Erstellung einer Shortlist mit zwei bis drei Anbietern, mit denen beispielsweise ein Proof of Concept stattfinden kann.

  • Verhandlungen unter Einbeziehung der relevanten Ansprechpartner im Einkauf.

  • Auswahl und Implementierung.

  • Erfolgsmessung.

Der Autor Stephan Klöckner ist Leiter Practice CRM Solutions bei der Cintellic Consulting Group.

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