Die sechs wichtigsten Eigenschaften (Teil 1)

So finden Sie den richtigen Business Analysten

Ingrid Gerstbach ist Experte für Business Analyse und Design Thinking. Gemeinsam mit ihrem Mann leitet sie die Gerstbach Business Analyse GmbH. Sie arbeitet dort als Beraterin, Coach und Trainerin. Bei Projekten ist sie ganz nah dabei, um den wirklichen Bedarf zu verstehen und Ideen so umzusetzen, dass alle Betroffenen das Gefühl haben, eine intelligente und nutzbringende Lösung zu bekommen.
Kommunikativ, teamfähig, mit dem Auge auf das Wichtige. All das sind passende Schlagwörter, die wichtige Eigenschaften eines Business Analysten beschreiben. Aber was bedeutet das für die Praxis genau – und wie können Sie als Führungskraft herausfinden, ob Ihr Business Analyst auch all die guten Eigenschaften in sich vereint?
Es gibt bestimmte Eigenschaften, die einen Business Analysten erfolgreich und damit für ein Unternehmen interessant machen. Diese Eigenschaften gilt es in einem Gespräch herauszukitzeln.
Es gibt bestimmte Eigenschaften, die einen Business Analysten erfolgreich und damit für ein Unternehmen interessant machen. Diese Eigenschaften gilt es in einem Gespräch herauszukitzeln.
Foto: Rudie - Fotolia.com

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich beschrieben, wie der Business Analyst (BW) im Unternehmensdschungel agiert, um für das Unternehmen einen echten Mehrwert zu erzeugen. Doch wie muss jemand, der ein guter Business Analyst ist, "gestrickt" sein? Welche Eigenschaften muss er haben, um die PS, die in der Business Analyse stecken, auch auf die Straße und das Unternehmen nach vorne zu bringen? Folgen Sie mir auf einen Streifzug durch den Alltag eines Business Analysten.

Es gibt bestimmte Eigenschaften, die einen Business Analysten erfolgreich machen. Unabhängig von der Erfahrung, dem Fachwissen oder von Zertifizierungen und Abschlüssen gibt es inhärente Stärken, die entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg der Bewältigung von Business Analytics-Aufgaben sind.

Digital Leader aufgepasst! - Foto: IDG

Digital Leader aufgepasst!

Im Laufe der Jahre haben wir verschiedene Fähigkeiten abseits des Fachlichen und des Methodischen "enttarnt", die allen erfolgreichen Business Analysten gemein sind. Diese Eigenschaften sind besonders wertvoll, weil sie dem Business Analysten helfen, in einer Rolle zu gedeihen, die sich oft ständig wechselnden Anforderungen und Prioritäten gegenübersieht. So muss der BA mit einer Menge von Zweideutigkeit umgehen und trotzdem eine Schlüsselrolle spielen, wenn es um den Erfolg oder Misserfolg von Projekten, Vorhaben und sogar des gesamten Unternehmens geht.

Die richtigen Fragen stellen

Diese Eigenschaften werde ich Ihnen nun vorstellen - sie sind aber nicht als Liste gedacht, mit der Sie feststellen können, ob jemand ein kompetenter Business Analyst ist oder nicht. Denn die Kompetenz eines Business Analysten verbessert sich im Laufe der Zeit und nimmt gewöhnlich mit der wachsenden Erfahrung und ständigem beruflichen Lernen zu.

Das Tolle an diesen Merkmalen für Sie ist, dass man sie durch Interviewfragen und gestellte Szenarien tatsächlich aufspüren kann. Wenn Sie nach diesen Merkmalen während eines Jobinterviews Ausschau halten, können Sie schnell feststellen, ob diese Eigenschaften prinzipiell vorhanden und ausbaufähig sind oder nicht.
Doch nun der versprochene Ausflug in die Praxis und das Daily Business eines Business Analysten

Überzeugungskraft

Business Analysten müssen Menschen immer wieder davon überzeugen, dass es sich lohnt, Zeit und Mühe in das gemeinsame Projekt zu investieren. Sie arbeiten nämlich äußerst selten mit Beteiligten zusammen, die Vollzeit in nur einem Projekt stecken und die so eine unbegrenzte Menge an Zeit haben, um den Zeitplänen und Prioritäten anderer zu folgen. Business Analysten müssen also wissen, wie man Menschen schnell motivieren und sie manches Mal aus der Reserve locken kann. Oder sie müssen jemanden vom Gegenteil überzeugen, wenn der oder die gerade mal wieder abwinkt. Das aber gelingt dem Business Analysten am besten, wenn er eine grundsätzlich überzeugende Persönlichkeit und ein überzeugendes Auftreten hat. Menschen spüren es immer, wenn jemand sich zu sehr anstrengen muss, um eine Botschaft herüberzubringen.

Wenn der BU den Wert eines Projektes mit Leidenschaft und Hingabe kommunizieren kann, wird er unschlüssige Menschen in seinen Bann ziehen, ohne eine Liste mit Millionen an Gründen aus der Tasche ziehen zu müssen, warum er oder sie beteiligt werden muss. Stattdessen wird die angesprochene Person von dieser Leidenschaft gleich angesteckt werden oder zumindest bereitwilliger sein, als es sonst der Fall wäre. Ein leidenschaftlicher, überzeugender Business Analyst wird jeden mit an den Tisch bringen, damit sich alle gemeinsam auf das Ergebnis konzentrieren.

Tipp: Wie spüren Sie diese Eigenschaft in einem Interview auf?
Achten Sie auf das scheinbar langweiligste Projekt im Lebenslauf Ihres Kandidaten und bitten Sie ihn oder sie zu beschreiben, wie er oder sie in der Lage war, es durchzuführen. Machen Sie dasselbe auch bei einem interessant scheinenden Projekt. Hören Sie aufmerksam zu, wie die Antworten lauten. Wenn Sie das Gefühl haben, mehr von diesem Kandidaten unabhängig von seinen Projekten hören zu wollen und mit ihm oder ihr zu diskutieren, dann ist das ein gutes Zeichen.

Sie können auch fragen, wie er oder sie mit Situationen umgegangen ist, in denen die Stakeholder nicht genügend Zeit hatten oder sich nicht kooperativ gezeigt haben. Wenn als erstes die Antwort kommt "Ich habe das mit dem Projektleiter besprochen", dann haben Sie wahrscheinlich jemand vor sich, der selbst nicht von sich oder seiner Arbeitsweise überzeugt ist.

Der Kampf mit den Stakeholdern. Hier heiß es, für den Business Analysten, eine klare Linie beizubehalten.
Der Kampf mit den Stakeholdern. Hier heiß es, für den Business Analysten, eine klare Linie beizubehalten.
Foto: VRD - Fotolia.com

Widerstandsfähigkeit

Business Analysten arbeiten oft mit sehr unterschiedlichen und sich widersprechenden Stakeholdergruppen zusammen. Oder mit Stakeholdern, die unrealistische Zeitvorgaben haben oder sich vor potenziellen oder tatsächlichen Veränderungen fürchten. Manchmal passiert es Business Analysten, dass all ihre harte Arbeit, all die Anforderungen, die sie gesammelt, validiert, analysiert und präsentiert haben, vollkommen nutzlos waren. Das kann der Fall sein, wenn etwa jemand vom Fachbereich sagt: "Aber ich dachte, wir sollten X bauen. Das ist, was ich wirklich brauche, unabhängig von dem, was die Charta sagt." Genau so etwas kann dabei herauskommen, wenn man versucht, alle Stakeholder unter einem Hut zu bekommen.

Im Laufe unserer Arbeit haben wir feststellen können, dass erfolgreiche Business Analysten sich nicht leicht aus der Fassung bringen lassen. Sie erkennen, dass das Meiste, das im Laufe eines Projektes so passiert, außerhalb ihrer Kontrolle liegt. Business Analysten schlagen sich ständig mit wechselnden Zielen, Prioritäten und den Launen der vielen Stakeholder herum. Sie müssen erkennen, dass das alles Teil eines Prozesses ist und dass es zwangsläufig zu Verzögerungen oder Problemen kommt, die sich auf die zu erbringende Leistung oder auf die Fristen auswirken kann.

Tipp: Wie spüren Sie diese Eigenschaft in einem Interview auf?
Es ist eine Sache, zu fragen: "Erzählen Sie mir von einer Zeit, als ...", aber eine ganze andere ist es, jemandes Reaktion tatsächlich zu sehen, wenn er oder sie mit einer Situation konfrontiert ist. Nachdem ein Kandidat zu einer verhaltensbasierten Frage geantwortet hat, kann einer der Interviewer so tun, als ob er oder sie davon überzeugt wäre, dass der Business Analyst nicht dazu fähig ist, die richtige Sache zu tun. Als Beispiel: "Ich glaube nicht, dass Sie sich jemals direkt an den Sponsor wenden würden. Sie würden immer den Projektmanager um Hilfe bitten." Wird der Kandidat versuchen, die Argumentation oder die Position zu erklären, ist es ein aussagekräftiger Hinweis auf eine defensive Reaktion - das ist ein schlechtes Zeichen.
Wenn er oder sie es aber in Kauf nimmt und in der Lage ist, die Stellungnahme des Interviewers zu akzeptieren, dann ist dies ein sehr guter Indikator. Business Analysten müssen davon ausgehen, dass es verschiedene Meinungen gibt, und sie müssen wissen, wann man die Sicht einer Person anerkennen sollte.

Vielseitigkeit

Viele Business Analysten haben ihr Know-how in der IT gesammelt. Aber vor allem diejenigen, die in vielen unterschiedlichen Bereichen gearbeitet haben - wie zum Beispiel in der IT, im Vertrieb oder auch in der Verrechnung- können sich schneller in andere Sichtweisen hineinversetzen. Erfolgreiche Business Analysten können ihre Kenntnisse aus den verschiedenen Disziplinen nutzen, um Techniken und Informationen aus anderen Bereichen auf ihr aktuelles Projekt oder ihre aktuelle Aufgabe zu übertragen. Transferleistung heißt hier das Zauberwort.

Wir haben vor allem die Erfahrung gemacht, dass Business Analysten, die in mehreren Bereichen tätig waren, weniger anfällig für den Glauben sind, dass es nur bestimmte Analyse-Tools, Techniken oder Methoden braucht, um jede Situation meistern zu können. Business Analysten mit anderweitigem Hintergrund, die verschiedene Disziplinen durchlebt haben, und zum Beispiel einen Abschluss in Soziologie oder auch in Mathematik haben, verfügen oft auch über eine multidisziplinäre Denkweise und Erfahrung.

Ein guter BA erkennt, dass alle Aktivitäten und Methoden an die spezifische Umgebung und Situation angepasst werden müssen. Vielseitige Business Analysten finden oft innovative Wege, um Mehrwert für ihre Projekte und Organisationen mit ihrem breiten Wissensspektrum zu generieren.

Tipp: Wie spüren Sie diese Eigenschaft in einem Interview auf?
Nur wenige Menschen arbeiten ihre gesamte Karriere lang in demselben Gebiet. Fragen Sie den Kandidaten also, welche Kenntnisse er sich aus einem Job in einem Feld angeeignet hat und welche davon er woanders auch anwenden könnte. Das kann auch eine Kochausbildung sein, bevor er in die Investment Banking-Branche gegangen ist. Wenn der Kandidat schon immer in dem selben Gebiet tätig gewesen ist, fragen Sie, ob er ein Gespür dafür hat, welche Erfahrung ihm generell sonst noch in einer BA Situation helfen könnte.

Achten Sie bei einem Jobinterview vor allem auf diese drei vorgestellten Charakterzüge, wenn Sie die Unterstützung eines Business Analysten suchen. Es wird sich für das Projekt lohnen.
Im kommenden Teil dieser Serie lernen Sie die anderen drei Eigenschaften (Neugier, strategisches Handeln, Detailverliebtheit) näher kennen und Sie erfahren, inwiefern diese erfolgreiche Business Analysten bei ihrer Arbeit unterstützen. (bw)