Einen oder zwei Anbieter einzuladen, ihnen womöglich alle IT-Unterlagen zur Verfügung zu stellen und anschließend ohne weitere Vorbereitung einen Dienstleister auszuwählen, kann ein Unternehmen dagegen von diesem abhängig machen und unter Umständen sogar steigende IT-Kosten zur Folge haben.
Der Anbieter will verkaufen - sein Hauptinteresse gilt zunächst dem schnellen Abschluss eines möglichst umfangreichen Deals. Weiß das Unternehmen nicht genau, was es konkret braucht, sagt ihm der Dienstleister, was es angeblich benötigt und verkauft ihm, was er kann. Um den Provider objektiv kontrollieren und steuern zu können, sollte der Outsourcing-Kunde seine IT-Aufgaben bewusst vergeben, anstatt sich auf Anbieterversprechungen zu verlassen.
Voraussetzung für die Erstellung des Anforderungsprofils ist, dass der Auftraggeber seine Ansprüche an die benötigten IT-Funktionen genau kennt und sie mit den unterschiedlichen Fähigkeiten und Leistungsschwerpunkten der in Frage kommenden IT-Dienstleister vergleicht. Denn nicht jeder, schon gar nicht jeder große Provider passt automatisch zu jedem Anwender. Wichtig ist zudem, dass die Mitarbeiter des Dienstleisters über IT-Kompetenzen und -Skills verfügen, die den besonderen Bedürfnissen des Kunden und damit der Ausprägung des Outsourcing-Vorhabens entsprechen. So zeigt die Erfahrung, dass ein Anbieter, dessen Leistungsschwerpunkt auf dem PC-Management liegt, nur bedingt geeignet ist, auch Rechenzentrumsservices professionell zu erbringen.
Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang, drei bis fünf geeignete Referenzprojekte zu prüfen, die der zur Wahl stehende Dienstleister bereits erfolgreich betrieben hat und die dem eigenen IT-Outsourcing-Vorhaben inhaltlich und strukturell nahe kommen. Ratsam ist ein persönliches Gespräch mit dem Projektleiter auf Kundenseite. Das hilft allerdings nur, wenn das auslagerungswillige Unternehmen die dadurch gewonnenen Informationen überhaupt beurteilen kann.