Der Einsatz von ERP-Software zur Unterstützung der Geschäftsprozesse ist heute in der Regel Standard. Allerdings tun sich mittelständische Unternehmen mit der Auswahl einer geeigneten Lösung schwer, weil dieser Prozess nicht zum Tagesgeschäft zählt und Nachfolgesysteme inzwischen im Mittel erst nach knapp 15 Jahren angeschafft werden. Daher verwundert es nicht, dass viele Betriebe mit dem ERP-Auswahlverfahren und den damit verbundenen Entscheidungen Schwierigkeiten haben.

ERP-Anbieter wecken falsche Hoffnungen

Neben der Komplexität, der Tragweite der Aufgabenstellung sowie dem sehr unübersichtlichen ERP-Marktangebot sowie den ERP-Trends, macht vor allem ein Umstand den Suchenden das Leben schwer: Alles auf einmal gibt es nicht, auch wenn die Hersteller in die Marketing-Trickkiste greifen, um anderes zu suggerieren. Die berühmte "eierlegende Wollmilchsau", die alle Anforderungen erfüllt, ist nicht in Sicht.

Tatsächlich sind bei ERP-Software Eigenschaften und Ausprägungen, die sich gegenseitig zum Teil ausschließen, nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Daher kommt es vor, dass Anwenderunternehmen ihre Erwartungen mitten im ERP-Auswahlprozess nach unten korrigieren oder das Anforderungsprofil komplett neu definiert werden müssen. Abgesehen von den Verzögerungen, die in einem solchen Fall entstehen, kann auch die Ernüchterung im Team den weiteren Projektverlauf nachhaltig beeinträchtigen.

Schwere Entscheidungen für das Projektteam

In welchem Ausmaß muss ein Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten Business-Software also mit weitreichenden Trade-Off-Entscheidungen rechnen? Neben den Bereichen Technik, Architektur und Betreibermodell sind es insbesondere die Themen Software- und Anbietereigenschaften, die weitreichende Abwägungsentscheidungen vom Projektteam verlangen. Hier lassen sich unter anderem die folgenden Zusammenhänge aufzeigen:

• Flexibilität/Anpassbarkeit vs. Funktionsumfang

• Ergonomie/Benutzerführung vs. Funktionsumfang

• Typ der Standardsoftware: Generalist vs. Spezialist

• Anbieter: Globaler Player vs. Nischenanbieter

In den genannten Dimensionen lassen sich die Ausprägungen nicht immer beliebig kombinieren. Betrachtet man beispielsweise die wichtigen Anforderungen nach funktionaler Eignung (im Standard) und Flexibilität der Software. Beide gehören laut aktuellen Studien zu den bedeutendsten Gründen für die Auswahl einer neuen ERP-Lösung.