Moderne Oberflächen für SAP-Anwender

So erhöht SAP die User Experience

Michael Scheffler schreibt als SAP HCM Experte über die Möglichkeiten der Standardsoftware im personalwirtschaftlichen Bereich und setzt dabei den Fokus auf Talent Management. Er verfügt über 15 Jahre einschlägige Branchenerfahrung und berät seine Kunden als Senior Consultant und Entwickler. Seit 2008 ist er Geschäftsführer der projekt0708 GmbH und nimmt in dieser Tätigkeit aktuelle HR Trends und die daraus resultierenden Möglichkeiten für Unternehmen genauestens unter die Lupe.
Die User Experience aus dem digitalen Alltag stellt neue Anforderungen an Businessanwendungen. Diesem Trend will auch die SAP gerecht werden und stellt zwei Konzepte für ein verbessertes Nutzererlebnis vor.
Immer mehr Geschäftsabläufe lassen sich mittels mobiler Apps bedienen.
Immer mehr Geschäftsabläufe lassen sich mittels mobiler Apps bedienen.
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In den letzten Jahren haben sich die digitalen Nutzungsgewohnheiten grundlegend geändert. Mit Smartphones und Tablets haben Endgeräte den Markt erobert, welche den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten möglich machen und gleichzeitig neue Bedienkonzepte mit sich bringen, die auf Reduzierung und Simplifizierung setzen. Die Digitalisierung im Consumer-Bereich, speziell die voranschreitende Mobilität, wirkt sich auch im Geschäftswesen auf Unternehmensanwendungen aus. Mitarbeiter erwarten von einer Business-Software die gleiche einfache und schnelle Bedienung wie von ihren Smartphones, Tablets & Co. Darüber hinaus nutzen sie für die Arbeit unterschiedliche Endgeräte, so dass eine Businessanwendung im Idealfall nicht nur auf dem Desktop, sondern auch auf jedem anderen Devices laufen muss.

Aufgrund ihrer Komplexität stellt dies für SAP Systeme eine besondere Herausforderung dar. Ihre Stärke liegt zwar darin anspruchsvolle Geschäftsprozesse optimal abbilden zu können, in Sachen User Interface sind diese oftmals nicht mehr auf der Höhe der Zeit (Stichwort: User Experience). Mit den für SAP Anwenderunternehmen kostenlosen Fiori Apps sowie der Core Renovation Initiative (HR Renewal) kommt SAP dem selbst gesetzten Leitmotiv "Run simple" nach und vereinfacht die Benutzeroberflächen der SAP Business Suite und somit auch im SAP ERP Human Capital Management (HCM).

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Office 365 und die hybride Cloud - Foto: g-stockstudio - shutterstock.com

Früher lag der Urlaubsantrag unterschrieben auf dem Schreibtisch des Vorgesetzten und der Mitarbeiter musste abwarten, bis sein Chef den Urlaub genehmigte. Heute ist der Antrag meist digital. Ist der Vorgesetzte aber beruflich unterwegs, wartet der Mitarbeiter erneut auf die Genehmigung. Eine schnellere und damit effizientere Abwicklung solcher und ähnlicher Employee und Manager Self-Services ermöglicht SAP mit der neuen Technologie Fiori. Darüber hinaus werden mit HR Renewal bestehende HR Transaktionen und Self-Services des SAP ERP HCM Systems systematisch modernisiert und punktuell um neue Funktionen erweitert.

Für Heavy User und Gelegenheitsnutzer

HR Renewal ist die Antwort der SAP auf die Anforderungen an einheitliche "State of the Art" Benutzeroberflächen und basiert unter anderem auf Web Dynpro ABAP und dem Floorplan Manager. Die Lösung richtet sich in erster Linie an HR-Professionals, welche intensiv mit dem SAP ERP HCM arbeiten.

Dagegen spricht SAP mit Fiori Gelegenheitsnutzer an und nutzt insbesondere die SAP User Interface Technologie SAPUI5 (HTML5). Software aus dem Hause SAP hatte in der Vergangenheit oftmals den Ruf, komplex und für Endanwender schwer zugänglich zu sein. Mit Fiori wollen sich die Walldorfer dieser Nutzergruppe verstärkt widmen.

Mehr als 450 Fiori Apps

Dementsprechend handelt es sich bei Fiori um eine Cross-Device-Technologie für "leichtgewichtige" SAP-Anwendungen, welche die Nutzung sowohl im Desktopbereich als auch auf mobilen Endgeräten in den Mittelpunkt stellt.

SAP Fiori besteht aus rollenbasierte Anwendungen, die als Apps bezeichnet werden. SAP realisierte diesen Ansatz zunächst für die am häufigsten genutzten Businessanwendungen (im HCM Kontext etwa für Abwesenheitsanträge). Inzwischen zählt Fiori mehrere hunderte Apps für die unterschiedlichen Business-Suite-Komponenten wie ERP, CRM, SCM oder SRM.

Transaktions-Apps, Infoblätter und Analyse-Apps

Fiori unterscheidet in drei App-Typen: transaktionale Apps, Infoblätter und analytische Apps. Mit transaktionalen Apps werden beispielsweise Urlaubsanträge oder Reisekostengenehmigungen angelegt oder genehmigt. Die Infoblätter repräsentieren Informationen aus Geschäftsvorgängen wie beispielsweise Belege oder die Stammdaten eines Kunden.

Analytische Apps bieten dem Anwender Kennzahlen sowie einen rollenbasierten Realtime-Einblick in Geschäftsvorgänge. Alle Apps lassen sich zu einen gewissen Grad an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anhand sogenannter Extension Points anpassen. Auf diesem Weg lassen sich etwa kundenspezifische Felder hinzufügen.

Anbindung über NetWeaver Gateway

Sowohl die Infoblätter als auch die analytischen Apps basieren auf SAP ERP on HANA. Die Backend-Systeme werden über das SAP NetWeaver Gateway angebunden. Daher sollten Unternehmen über einen Frontend-Server verfügen, auf dem das Gateway sowie die Frontend-Komponenten wie etwa die UI-Technologie SAPUI5 installiert werden.

Im Falle von HR Renewal existieren ebenfalls technische Mindestanforderungen: Das SAP ERP HCM-System (ECC 6.0) muss mindestens über einen Enhancement Package (EhP) Stand von 6 verfügen. Gegebenenfalls sind "HR Renewal Packages" zu installieren.

Personalisierung über Landing-Pages

Personalsachbearbeitern werden durch die Einführung von Self-Services immer mehr Aufgaben abgenommen, wodurch sich die Mitarbeiter verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren können. HR Renewal bietet für Employee- und Manager-Self-Services (ESS und MSS) eine einheitliche, rollenbasierte Benutzeroberfläche für den Zugriff auf die Web Dynpro ABAP und SAPUI5 Anwendungen.

Die Lösung verfügt über personalisierte Landing-Pages, auf denen dem Anwender die wichtigsten Daten zu Organisationsstrukturen als Kacheln zur Verfügung gestellt werden. Es können Kacheln hinzugefügt und entfernt sowie ihre Titel individuell gestaltet werden. Darüber hinaus lässt sich die Kachelgröße sowie ihre Anordnung ändern. Eine integrierte Suchfunktion erleichtert die Suchen nach Dokumenten und Daten.

HR Renewal merkt sich die kürzlich genutzten Anwendungen, so dass sie auf der Landing-Page dargestellt werden. Darüber hinaus kann der Anwender für häufig verwendete Anwendungen Favoriten anlegen. Die Browser-basierte Lösung ermöglicht ein Zwischenspeichern während der Arbeit.

Neue Funktionen und Self Services

Abgesehen von diesem "Facelifting" führt SAP mit HR Renewal auch neue Konzepte wie etwa Feed- oder Kollaborationsfunktionalitäten ein. Diese erleichtern die Kommunikation der HR-Mitarbeiter mit ihren Businesspartnern und den unterschiedlichen Mitarbeitergruppen.

Ein Beispiel für eine neue Anwendung ist der Manager Self-Service für die Stellvertreterregelung. Bislang gab es in SAP keine anwendungsübergreifende Lösung für die Abbildung von Vertretungen. Unternehmen mussten auf "Insellösungen" wie etwa im SAP E-Recruiting für die Suchauftragsbearbeitung oder im SAP Travelmanagement für die Genehmigung von Reiseanträgen zurückgreifen.
Unter HR Renewal kann ein Manager für geplante oder ungeplante Abwesenheiten wie etwa für Urlaube oder den Krankheitsfall einen Stellvertreter benennen, der dann den Zugriff auf ausgewählte MSS Anwendungen erhält, um zum Beispiel Anträge zu genehmigen. Der Stellvertreter muss hierbei nicht zwingend ein Manager sein.

Kosten im Onboarding senken

SAP will mit Fiori und HR Renewal nicht nur den Anforderungen an eine moderne User Experience (UX) gerecht werden. Beide Lösungen sollen insbesondere die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen sowie ihre Einarbeitungszeit in SAP verkürzen.

Letztendlich können Unternehmen mit Fiori und HR Renewal ihre Kosten senken, wenn sie ihren Aufwand beim Onboarding und für Schulungen sowie die Quote der Bedienfehler reduzieren. Kein Wunder, dass Benutzeroberflächen derzeit neben Cloud und Mobility das Trendthema schlechthin sind. Jedes Unternehmen muss jedoch vor einer Einführung abwägen, ob diese Technologien einen tatsächlichen Mehrwert schaffen.

SAP hat die Zeichen der Zeit erkannt und präsentiert moderne UI´s mit einer einfachen Bedienung. Letztendlich kommt der Softwarehersteller damit auch dem anspruchsvollen Nutzungsverhalten der Generation Y nach, deren Anteil in den Belegschaften immer größer wird. Wer den Erwartungen dieser Generation an eine zeitgemäße User Experience gerecht wird, erhöht seine Chancen im Wettbewerb um begehrte Fachkräfte. (bw)