Beispiel 4: Die Fachabteilung macht mobil

Nachfolgeplanung, Statistiken, Potentialeinschätzungen und Kompetenzanalysen: Mit einer Individualsoftware deckt ein Unternehmen all diese Features zur Verwaltung der Top-Führungskräfte ab. Zur anstehenden Erweiterung der Software kommen externe Lösungen von SaaS-Anbietern in Frage. Die IT wird von der zuständigen Fachabteilung entsprechend informiert, aufgrund anderer Projekte wird dem Thema allerdings nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das Ergebnis: Die Fachabteilung entscheidet sich ohne die IT-Verantwortlichen für eine geeignete Lösung. Im operativen Betrieb werden nach und nach weitere Funktionen freigeschalten, so dass die Software jetzt auch Bereiche wie Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen oder Compensation-Management erfasst. Der IT bleibt nichts anderes übrig, als diese - von den Anwendern geforderten - Funktionen zu akzeptieren. Auch vier Jahre nach der Einführung ist die IT in den Betrieb der Software inklusive eines komplexen Schnittstellen-Managements nicht involviert.

Bewertung: Aufgrund der vermeintlich einfachen Implementierung und der intuitiven Benutzerführung ist es in der Praxis keine Seltenheit, dass SaaS-Projekte von Fachabteilungen initiiert werden. Vor allem dann, wenn Anforderungen einzelner Abteilungen von der Betriebsorganisation, dem Demand-Management beziehungsweise der IT nicht erkannt oder nicht kostengünstig in einem akzeptablen Zeitraum abgedeckt werden.

Empfehlung: Nur wenn IT und Fachabteilung im Schulterschluss an der Einführung der SaaS-Lösung arbeiten, lässt sich auf Dauer eine erfolgreiche Plattform etablieren. Themen wie ein professionelles Release- und Schnittstellen-Management oder ein umfassendes Reporting sollten von Anfang an gut aufgesetzt und mit den notwendigen Ressourcen hinterlegt sein. Andernfalls sind Konflikte vorprogrammiert: Die Anwender sind verärgert, wenn die Software nicht reibungslos funktioniert oder benötigte Daten nicht zur Verfügung stehen. Die Administratoren wiederum müssen im Nachhinein zeitaufwändige Implementierungsarbeiten leisten, da die benötige on-demand-Software nicht vom Start weg in die bestehende Infrastruktur eingegliedert wurde.