7. Softwarenutzung prüfen
Um das Potenzial von SAM möglichst vollständig auszuschöpfen, reicht es nicht aus, die installierten Programme nur zu zählen. Vielmehr sollte das eingesetzte Management-Tool auch in der Lage sein, die Nutzung der Software zu erfassen. In vielen Fällen liegen Programme auf den Rechnern der Mitarbeiter, die diese gar nicht mehr verwenden. Oft handelt es sich dabei um teure Spezialsoftware, die zeitlich begrenzt für bestimmte Projekte benötigt und dann auf den Systemen vergessen wurde. Statt diese Software für teures Geld neu zu kaufen, können einzelne nicht mehr genutzte Lizenzen einfach an andere Anwender im Unternehmen übertragen werden. Doch Vorsicht: Der Einsatz derartiger Werkzeuge muss in aller Regel mit Gremien wie dem Betriebsrat abgestimmt werden. Um hier einen Konsens zu erzielen, empfiehlt es sich, über die Qualität der Überwachung zu verhandeln. In den meisten Fällen müssen die Rechner der Mitarbeiter nicht laufend gescannt werden. Es reicht, wenn das Tool in bestimmten Abständen prüft, wann ein Programm zum letzten Mal gestartet wurde. Liegt dies beispielsweise mehr als sechs Monate zurück, kann es sich lohnen nachzuhaken und die Software in einen Lizenz-Pool zu übertragen.
Tipp: An SaaS, Virtualisierung und die Cloud denken
Wenn Sie Lizenzverträge verhandeln, sollten Sie technische Entwicklungen im Blick behalten. Prüfen Sie, ob ihr Softwarelieferant Nutzungsmodelle wie Software as a Service (SaaS) und Cloud Computing sowie Virtualisierung in seinen Lizenzmodellen berücksichtigt. Ist das nicht der Fall, klären Sie diese Fragen rechtzeitig und bestehen auf einem schriftlichen Statement, wie die Lizenzfrage zu behandeln ist, wenn Sie Ihr Rechenzentrum virtualisieren beziehungsweise eine Applikation in die Cloud verlagern wollen.