5. Alle Systeme inventarisieren
Diese Softwareerfassung mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, hat aber in der Praxis ihre Tücken: So reicht es beispielsweise nicht aus, zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Rechner im lokalen Netz von einer zentralen Konsole aus zu inventarisieren. Dann gehen dem Unternehmen nämlich die Rechner durch die Lappen, die gerade ausgeschaltet, offline oder im mobilen Einsatz sind. Eine Software-Inventarisierung hat jedoch nur dann Sinn, wenn sämtliche Programme gescannt und erfasst werden, die im Unternehmen im Einsatz sind. Um ein vollständiges Bild aller installierten Software zu erhalten, eignen sich daher vor allem Tools, die einen Softwareagenten auf allen Rechnern installieren. Dieser fährt automatisch in vordefinierten Abständen lokale Inventarisierungsläufe und schickt die Ergebnisse an die zentrale SAM-Konsole im Unternehmen. Gerade wenn in einem Unternehmen viele mobile Rechner im Einsatz sind, die oft über längere Zeiträume nicht im lokalen Firmennetz eingeklinkt sind, empfehlen sich solche Inventarisierungswerkzeuge, die ihre Ergebnisse auch automatisch per E-Mail versenden können. Denn die wichtigste Grundlage für ein effizientes Lizenz-Management ist eine verlässliche Erfassung sämtlicher im Unternehmen genutzter Software.
Tipp: Audit-Klauseln prüfen
Viele Softwarehersteller lassen sich in ihren Lizenzverträgen von ihren Kunden Audit-Rechte einräumen. Das soll die Anbieter berechtigen, vor Ort beim Kunden die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu kontrollieren. Dafür werden in aller Regel Wirtschaftsprüfungsgesellschaften beauftragt. Inzwischen melden Juristen Zweifel an, ob diese Audit-Praxis rechtlich über die AGBs abgesichert ist. Außerdem bestehe die Gefahr, dass durch das Sichten der Geschäftsunterlagen auch Rechte Dritter gefährdet werden. Wer die unverhofft auftauchenden Prüfer unter Kontrolle halten will, kann einen Trick versuchen: Lassen Sie sich schriftlich geben, dass die Prüfer für alle Schäden haften, die sie beim Check ihres Lizenzbestands anrichten. Sie werden sich dann wohl genau überlegen, ob sie sich an ihre IT-Systeme herantrauen.