1. Beschaffungsprozesse dokumentieren und vereinheitlichen
In der ersten Phase eines SAM-Projektes gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sollten dokumentieren, wer auf welche Weise Software beschafft, wo Lizenzen und Lizenznachweise abgelegt werden und wie Software in der Firma verteilt wird. Dabei müssen alle betroffenen Abteilungen eingebunden werden: der Einkauf, die IT und die Fachabteilungen. Beurteilen und definieren die verschiedenen Firmeneinheiten die Prozesse rund um Lizenzeinkauf und -einsatz unterschiedlich, besteht Handlungsbedarf. Entwickeln Sie gemeinsam mit den Abteilungen verbindliche Regeln, wer auf welche Weise Software anschafft und implementiert. Vor allem die Dokumentation dieser Abläufe muss allen Beteiligten transparent sein.
Definition SAM
Nach ITIL umfasst das Software Asset-Management (SAM) diejenigen Prozesse und Infrastrukturen, die notwendig sind, um Software Assets eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu managen, zu kontrollieren und zu schützen. Hierbei wird unter Software sowohl die Lizenz, als auch die installierte Applikation verstanden.