E-Mail-Management

So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

Oliver Häußler arbeitet als freier Journalist und Moderator in der IT- und Telekommunikationsbranche. Seine journalistischen, wirtschaftlichen und technischen Erfahrungen sammelte der Kommunikationswissenschaftler während seiner über 20 Jahre langen Tätigkeit als Chefredakteur von renommierten Fachzeitschriften wie der Funkschau, FunkschauHandel, NetworkWorld und als Moderator von Kongressen, Webcasts und zahlreichen Podiumsdiskussionen.
Das E-Mail-Aufkommen nimmt drastisch zu. Was organisatorisch, personell und technisch gegeben sein muss, um den E-Mail-Verkehr zu managen, beschreibt das Fachbuch "Professionelles E-Mail-Management".

Wie lässt sich die E-Mail-Flut beherrschen? Bei der geschäftlichen Korrespondenz dominiert in nahezu allen Unternehmen die elektronische Post. Mittelständische und große Firmen, die zum Teil mehrere tausend E-Mails pro Monat oder sogar pro Tag erhalten, sind dafür nicht gerüstet. Noch immer herrscht manuelle Bearbeitung vor. Hinzu kommt unzureichendes Wissen im Hinblick auf rechtliche Anforderungen sowie über geeignete Lösungen auf dem Markt.

Widmet sich den Voraussetzungen für die Eindämmung der E-Mail-Flut: Das Fachbuch "Professionelles E-Mail-Management" von Lars Becker.
Widmet sich den Voraussetzungen für die Eindämmung der E-Mail-Flut: Das Fachbuch "Professionelles E-Mail-Management" von Lars Becker.
Foto: Gabler Verlag

Das Fachbuch "Professionelles E-Mail-Management" von Lars Becker zeigt diese Problematik auf und beschreibt, welche organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen für ein effektives Mail-Management sinnvoll sind.

E-Mail-Response-Management (ERM) heißt das Stichwort, wie Anwender ihre Kommunikation in den Griff bekommen können. Dabei geht es in erster Linie um die automatische Handhabung aller Mails, die zeitliche Entlastung der Mitarbeiter, die rechts- und steuersichere Archivierung der E-Mails, die integrative Vernetzung der E-Mail-Kommunikation mit anderen Kanälen, das Outsourcing der Mail-Beantwortung sowie den Einsatz geeigneter Softwareprogramme.

Wie ERM-Systeme funktionieren

Der erste Teil des Buches gibt eine grundlegende Einführung in das Thema ERM. Dazu gehören Themen wie Entwicklungstendenzen der E-Mail-Kommunikation, Erwartungen der E-Mail-Versender an Unternehmen und warum die Bedeutung von ERM-Systemen stetig zunimmt. Ein Exkurs befasst sich mit dem notwendigen IT-Grundwissen, das jeder Mitarbeiter im Unternehmen haben sollte, um sich gegen Gefahren wie Spam und Viren zu schützen.

Es folgen Methoden für eine effektivere E-Mail-Kommunikation im Unternehmen und die Vorstellung der Vorteile sowie die Auswahl eines ERM-Systems. In diesem Buchteil fehlen auch nicht das zunehmend wichtigere Thema E-Mail-Marketing sowie die gesetzlichen Vorschriften im Umgang mit elektronischen Nachrichten - speziell bei der Archivierung.

Der zweite Teil des Buches gibt Einblicke in unterschiedliche ERM-Systeme. Beschrieben werden Funktionsweisen, Merkmale und Einsatzmöglichkeiten. Im dritten Teil berichten Unternehmen diverser Branchen über ihre Erfahrungen bei der Implementierung und beim Einsatz ihrer jeweiligen ERM-Lösungen.

Der Autor Lars Becker ist Berater für das professionelle Handling der gesamten E-Mail-Kommunikation in mittelständischen und großen Unternehmen (ISBN: 978-3-8349-1133-9).