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So behalten Sie die SAP-Kosten im Blick

03.04.2008
Von Uwe Hodum

Erste Aufgabe: Transparenz schaffen

Solche Schwierigkeiten fallen bei der Konsolidierung für die LAW (License Administration Workbench) von SAP nicht auf und führen dazu, dass Unternehmen häufig mehr Lizenzen erwerben, als sie brauchen. Oftmals stoßen Add-On-Hersteller wie Honico oder Consono bereits bei ersten Analysen im SAP-System vieler Kunden auf ähnliche Situationen:

  • Die verantwortlichen Mitarbeiter haben ? aufgrund unklarer Formulierungen in den SAP-Verträgen ? keine Möglichkeit, eindeutig zwischen einem Professional und einem Limited Professional User zu unterscheiden.

  • Sie sind oft überrascht von der Rechnung nach einer Vermessung, die deutlich höher ausfällt als zu Beginn kalkuliert.

  • Über die Herkunft dieser Kosten lässt sich oft ebenso wenig sagen wie zu den Möglichkeiten, sie zu reduzieren.

  • Es fehlt eine Basis, um innerhalb des Unternehmens Rechenschaft über die Verwendung der SAP-Lizenzen abzulegen oder die entstandenen Kosten anteilig an Konzerntöchter oder Abteilungen zu verrechnen.

Consulting-Projekte helfen nur bedingt weiter: Sie liefern zwar das nötige Know-how, verringern aber nicht die manuelle Arbeit bei der Bereinigung des Systems. Diese ist in größeren Systemlandschaften zudem manuell kaum mehr möglich. Damit erweist sich die kontinuierliche Optimierung der Lizenzen mit automatischen Reports auf Basis eines umfangreichen Regelwerks als der einzig praktikable Weg.

Die Analysen der Software beginnen auf einfachem Niveau mit der Dublettenprüfung und der Identifikation inaktiver User. Der Hauptteil der Prüfung bezieht sich dann auf die richtige Klassifizierung der User. Dabei wird das User-Verhalten analysiert. Die Werkzeuge werten verschiedenste Nutzungsdaten aus, wie die verbrauchte CPU-Zeit pro SAP-Modul oder die Anzahl der Transaktionen. Ferner werden die Berechtigungen des Nutzers der tatsächlichen Nutzung des Systems gegenübergestellt. Damit können die Klassifizierung über die Berechtigungsrollen gesteuert und gleichzeitig das Rollenkonzept und die Rollenvergabe verbessert werden. Zudem lässt sich eine Historie aufbauen, die es erlaubt, Entwicklungen im System langfristig nachzuvollziehen und von Jahr zu Jahr die Ergebnisse zu vergleichen.