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So behalten Sie die SAP-Kosten im Blick

03.04.2008 | von Uwe Hodum
Durch klug gezählte SAP-Lizenzen können Unternehmen die IT-Ausgaben senken und Transparenz schaffen.

Zwischen 20 und 42 Prozent der gesamten IT-Ausgaben fließen in Software - Tendenz steigend. 2008 werden laut einer Voraussage des Marktforschungsinstituts Gartner allein in Deutschland 2,2 Milliarden Euro für CRM-, ERP- und SCM-Anwendungen ausgegeben - SAP gehört in diesem Bereich zu den führenden Anbietern. Um Transparenz in Kosten und Verwendung von SAP-Lizenzen zu bringen, setzen immer mehr Unternehmen SAP-Add-ons ein, die dabei helfen, Lizenzen zu verwalten und zu optimieren.

Viele SAP-Kunden sind leidgeprüft durch überraschende Forderungen nach Nachlizenzierungen und mangelnde Transparenz. Eine Datenbasis für ein internes Reporting und eine nutzungsabhängige Verrechnung der Lizenzkosten ist mit Standard-SAP-Mitteln nicht realisierbar. Auch wenn Unternehmen alle Rahmendaten, Laufzeiten und Vereinbarungen ihrer Verträge und Lizenzen im Blick haben, zahlen sie unter Umständen immer noch zu hohe Lizenzgebühren an die Walldorfer.

Unklarheiten im SAP-Lizenzmodell

Das SAP-Lizenzmodell beinhaltet Fallen, von denen die meisten Anwender nichts wissen: Ein Unternehmen schließt in der Regel einen Vertrag, in dem definiert ist, wie viele Nutzerlizenzen unterschiedlicher Art eingesetzt werden dürfen. Am häufigsten sind die Kategorien des Developer-, des Professional- und des Limited-Professional-Nutzers sowie der kostengünstigen ESS (Employee Self Service)-User. Konkret stellt sich bei einer Vermessung die Frage, welcher User welche Lizenz nutzt - denn danach wird bezahlt. Das sind die häufigsten Probleme:

  • Beim Anlegen eines SAP-Users wird kein Lizenzschlüssel vergeben. Konsequenz: Der User wird als Professional abgerechnet - die teuerste Möglichkeit.

  • Ein User hat einen bestimmten Lizenzschlüssel, nutzt das SAP-System aber nicht oder nicht in dem Maße, dass dieser notwendig wäre. Konsequenz: Bezahlt wird der eingetragene Schlüssel.

  • Ein Unternehmen hat durch Zukäufe im Rahmen einer Expansion keine einheitliche User ID, über die mit Standard-SAP-Mitteln konsolidiert werden kann. Konsequenz: Unter Umständen werden für einen User (eine Person) mehrere Lizenzen berechnet.

  • Ein Nutzer, der nur einfache Tätigkeiten (zum Beispiel das Sichten von Daten im System) verrichten soll und einen entsprechend niedrigen Lizenzschlüssel hat, nutzt das System mehr als vorgesehen. Konsequenz: Für den Nutzer muss eine teurere Lizenz erworben werden.

  • Es werden Engines genutzt, deren Einsatz nicht vorgesehen war. Konsequenz: Die Nutzung einer Engine wird kostenpflichtig lizenziert.

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