Sparen ist Trumpf

So bändigen Sie die IT-Kosten

20.11.2008
Von 
Martin Bayer ist Chefredakteur von COMPUTERWOCHE, CIO und CSO. Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP.

3. DIE IT-STRATEGIE

Business soll Anforderungen definieren

IT-Abteilungen entstehen oft hohe Kosten, weil Sonderwünsche aus den Fachabteilungen Projekte unnötig aufblähen. Zu prüfen, inwieweit sich diese Wünsche realisieren lassen und ob die Technik, Architektur sowie Infrastruktur dazu passen, erfordert oft einen hohen Aufwand. Gerade weil die Kosten in der IT-Abteilung und nicht in der Fachabteilung auflaufen, tendiert die Business-Seite dazu, lieber mehr Sonderfunktionen anzufordern als zu wenig. "Die IT-Verantwortlichen sollten den Ball an die Fachabteilungen zurückspielen", empfiehlt Sean Rhody, Analyst von Capgemini. Wird der Aufwand für Zusatzwünsche auf der Business-Seite gebucht, werden unsinnige Änderungen schnell fallen gelassen und die übrigen Anträge streng priorisiert. Das hilft sofort, die Kosten zu senken.

Dem Finanzchef ins Auge sehen

Die IT-Verantwortlichen sollten aktiv mit dem Kostendruck umgehen, statt zu warten, bis sich die Kostenschere öffnet. Machen Sie den Finanzverantwortlichen deutlich, welche Rolle die IT für das Business einnimmt und welche Maßnahmen Sie planen, um den Kostendruck abzufedern. Das schafft Verständnis, und Sie als IT-Verantwortlicher gewinnen mehr Übersicht, welche Strategien im gesamten Unternehmen geplant sind, um Geld zu sparen. Die Einsparvorhaben sollten über Abteilungsgrenzen hinweg korreliert werden. So hat es wenig Sinn, mit großem IT-Aufwand einen Prozess in der Fachabteilung zu stützen, den es aufgrund aktueller Sparzwänge in wenigen Wochen nicht mehr geben wird.

Die CIOs sollten darüber hinaus mit ihren Finanzchefs über anstehende Investitionen und das künftige IT-Budget sprechen. Gerade im Vorfeld einer sich abzeichnenden Krise kommt es oft zu Panikreaktionen, in denen die noch vorhandenen Gelder mit vollen Händen ausgegeben werden, aus Angst, morgen könnten die Mittel schon gestrichen sein. Diese meist unüberlegten Käufe kommen in aller Regel jedoch teuer. Beispielsweise könnte es angeraten sein, einen Abschluss noch etwas zu verschieben, um eine bessere Verhandlungsposition und damit günstigere Konditionen zu erreichen. Diese Mechanismen sollten Sie Ihrem Finanzchef darlegen und ihn bitten, die benötigten Gelder zu blocken. Schaffen Sie Ihr IT-Equipment dann an, wenn Sie das Optimum herausholen können, und nicht blindlings, nur weil noch Geld da ist.