Die rechtlichen Aspekte der IT-Sicherheit, Teil 3

So archivieren Sie E-Mails revisionssicher

Bettina Dobe ist freie Journalistin aus München. Sie hat sich auf Wissenschafts-, Karriere- und Social Media-Themen spezialisiert. Sie arbeitet für zahlreiche Zeitungen und Zeitschriften in Deutschland.
Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Horst Speichert gibt in seinem IT-Rechtsleitfaden Tipps zum Umgang mit IT-Sicherheit im Spannungsfeld zwischen Datenschutz und Systemschutz. Im dritten Teil geht es um das revisionssichere Archivieren von E-Mails.

Die Umstellung auf elektronische Kommunikationsformen darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die umfangreichen gesetzIichen Archivierungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht auch für die elektronische Buchung und den E-Mail-Verkehr gelten. In Unternehmen und Behörden müssen deshalb auf breiter Front Daten und elektronische Dokumente aufbewahrt werden, um den gesetzIichen Anforderungen zu genügen.

Fotolia, Ubi17
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Foto: Fotolia, Ubi 17

Dabei verursachen Archivierungssysteme auch erhebliche Kosten. Die Orientierung an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zeigt den gemeinsamen Nenner auf und trägt damit zur Kostenvermeidung bei.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

- Jeder Kaufmann (GbR, GmbH, AG usw.) hat nach § 257 Abs. 1 HGB die Pflicht zur geordneten Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen.

- Hierzu gehören Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, empfangene und versandte Handelsbriefe, Buchungsbelege sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Nicht umfasst sind lediglich Unterlagen aus reinen Privatgeschäften.

- Dabei ist der Begriff des Handelsgeschäfts nach der Rechtsprechung des BGH weit definiert. Es genügt ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen.

- Definition: Handelsbriefe sind alle Geschäftsunterlagen, die der Anbahnung, Durchführung oder Rückabwicklung von Handelsgeschäften dienen, z. B. Angebot, Annahme, Auftragsbestätigung, Mängelrüge, Arbeits- und Geschäftsverträge, Rechnungen, Kündigung usw.

- Definition: Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB.

- Nicht nur postalische Briefe, sondern auch E-Mails, Faxe, Fernschreiben, Telegramme etc. können Handelsbriefe oder Buchungsbelege sein, wenn sie die genannten Definitionen erfüllen.

Zur Vereinfachung könnte auch die gesamte Geschäftskorrespondenz als aufbewahrungspflichtig eingestuft werden.