Ablage nach Maß

So archivieren Sie digitale und nicht-digitale Dokumente

Schreibt und bearbeitet Karrierethemen - in der Digitalredaktion von COMPUTERWOCHE, CIO-Magazin, ChannelPartner und Tecchannel. Ihre Schwerpunkte sind IT-Arbeitsmarkt, Recruiting, Freiberufler, Aus- und Weiterbildung, IT-Gehälter, Work-Life-Balance, Employer Branding, Führung und und und.  Wenn sie nicht gerade Projekte wie den "CIO des Jahres" betreut. Hofft auf mehr Frauen in der IT.
Wie man Dokumente archiviert und warum Archivierung nicht gleich Datensicherung ist, erfahren IT-Profis und Freiberufler am 13. Juli 2009 bei Forum 7-it.

Archivierung - das klingt nach dunklen Archiven, bleichen Archivaren und Staublungen. Die klassischen Papierarchive gibt es zwar weiterhin, sie spielen aber im IT-Zeitalter eine zunehmend geringere Rolle. Das Speichermedium (Papier, Mikrofiche, digitaler Datenträger etc.) ist auch rechtlich gesehen nicht mehr relevant. Paragraf 257 HGB definiert die Gleichstellung von Dokumenten.

Die Archivierung digitaler Dokumente wird häufig gleich gesetzt mit Datensicherung. Das ist jedoch falsch, da bei der Datensicherung der langfristige Aufbewahrungsaspekt nicht gegeben ist.

E-Mail-Archivierung

Nur in wenigen Unternehmen gibt es Regeln, wie die Archivierung von wichtigen Dokumenten realisiert werden soll. Jeder legt für sich ab, es gibt sehr selten schriftlich dokumentierte Regeln, welche Aufbewahrungsfristen für welche Dokumente gelten und wie die Archivierung technisch realisiert werden soll. Diese Aussage gilt insbesondere für die Archivierung von E-Mails. Und so wird auch auf diesem Gebiet häufig gegen Gesetze und Verordnungen verstoßen.

Monica Wagner-Manslau ist Trainerin und Beraterin in Sachen Dokumentenarchivierung.
Monica Wagner-Manslau ist Trainerin und Beraterin in Sachen Dokumentenarchivierung.

Wie man digitale und nicht-digitale Dokumente archiviert, darüber informiert das Freiberufler-Forum 7-it am 13 Juli 2009 in München. Die Beraterin Monica Wagner-Manslau wird zunächst die für die Archivierung gültigen rechtlichen Vorgaben erläutern. Anhand von vielen Beispielen wird sie darlegen, wie man diese Aufgabenstellung einfach, zeitsparend und kostengünstig lösen kann, und sich damit auch die Suchzeiten deutlich verringern.

Die Veranstaltung findet von 18:30 Uhr bis ca. 21:00 Uhr im Hotel Marriott München, Schwanthalerstr. 37, satt (fünf Gehminuten vom Hauptbahnhof entfernt). Im Unkostenbeitrag von 20 Euro sind Getränke enthalten. Interessierte melden sich bitte per E-Mail an.