Mail, SMS, Social Media

Smartphone-Knigge für Fortgeschrittene

31.12.2016
Tabea Jost ist freie Autorin aus Berlin.
Im beruflichen Alltag kann es leicht passieren, dass man in Fettnäpfchen der digitalen Kommunikation tritt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese gekonnt umgehen.

Nullen und Einsen - die Quintessenz der Digitalität. Sie ermöglichen eine berufliche Kommunikation mit Lichtgeschwindigkeit, rund um die Uhr, zwischen geographischen, wirtschaftlichen und menschlichen Gegensätzen. Und bergen Gefahren. Häufig wird man gerade im Netz missverstanden, klare Regeln und eine Etikette gibt es für die digitale Kommunikation bis dato nicht.

Eins steht fest: Genauso wie in der analogen gilt auch in der digitalen Welt der Satz Arthur Schopenhauers: "Höflichkeit ist Klugheit, folglich ist Unhöflichkeit Dummheit". Aber woran erkennt man Klugheit und Dummheit zwischen Null und Eins? Wir machen den Versuch, die wichtigsten Regeln in einem aktuellen Digital-Knigge für den Berufsalltag zusammenzufassen.

Once upon a time…

Der Versuch, Verhaltensregeln für das Internet zu finden, ist nicht neu. Bereits 1986 kursierten im Usenet die Ratschläge der fiktiven Kummerkastentante Emily Postnews, die der Software-Pioniers Brad Templeton erfunden hatte. Damals ging es um Themen wie Rechtschreibung, lange Signaturen und den richtigen Ton im Ur-Diskussionsforum. Im Jahr 1989 wurden die Ergebnisse im sog. Dokument RFC1855, dem wohl ersten Netz-Knigge mit "Netiquette Guidelines", zusammengefasst.

Heute gibt es zahlreiche weitere Versuche, unter anderem auch hier in Deutschland: Spezialisten der Telekom Laboratories haben nach mehrmonatigen Befragung von Teilnehmern aus zwölf Nationen 101 Leitlinien des digitalen Alltags - die eEtiquette - entwickelt. Auch der Deutsche Knigge-Rat in Bonn hat sich vorgenommen, den kommunikativen Unsitten der sozialen Netzwerke endlich verbindliche Höflichkeitsregeln für die digitale Kommunikation entgegenzustellen.

Und nicht zuletzt: Jugendliche haben unter dem Titel "Kannste Knigge?" Vorschläge zum besseren Miteinander im heutigen Internetzeitalter gemacht. Trotzdem: Die Regeln, genauso wie die Medien, befinden sich in einem ständigen Wandel und brauchen regelmäßige Updates. Die aktuellsten und wichtigsten davon haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

E-Mail, Skype & Instant Messaging

Die E-Mail ist ein sehr effizientes und praktisches, aber auch ein gefährliches Medium. Es ist zwar schriftlich, dennoch nicht so verbindlich wie der konventionelle Brief und rasch verschickt - häufig ohne großes Nachdenken. Die leichte Verfügbarkeit einer E-Mail verführt zu einem Umgang, der uns und anderen manchmal Mehrarbeit, Störungen und Stress beschert. Deshalb:

  • Vorab immer sich die Frage stellen, ob E-Mail überhaupt das richtige Medium ist. Viele Menschen setzen E-Mails ein, auch wenn sie völlig ungeeignet sind. Wenn man komplizierte Prozesse erklären muss, schwierige Probleme lösen will oder sich mit Beschwerden auseinandersetzt, gibt es auch effektivere Kommunikationswege.

  • Knapp und präzise: Auf klare und unmissverständliche Formulierungen auf Business-Niveau achten.Alles, was mehr als 2 Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. Keep it VERY simple.

  • Rechtschreibung: Alle Regeln gelten auch im Mail-Verkehr. Zum Glück gibt es auch entsprechende Software-Tricks, die bei Rechtschreibung und Grammatik helfen. Unbedingt verwenden, wir sind im 21. Jahrhundert.

  • Tempo: Schnelles Beantworten zählt. Das ist letztendlich der größte Vorteil der elektronischen Post.

  • Aussagekräftiger Betreff: 2015 und immer noch existieren schlechte Betreff-Zeilen. Bitte mehr Zeit investieren und möglichst konkret sein, es lohnt sich.

  • "Kopie an" und "Antworten an alle" sparsam benutzen: Informationslawinen sollten verhindert werden. In CC gehören nur Kollegen, welche die Information wirklich benötigen. Dem Chef mit Mailkopien beweisen, dass man gute Arbeit zu bestimmten Tageszeiten leistet, ist einfach nur uncool. BCC in der geschäflichen Kommunikation ist nur in Ausnahmefällen wirklich nötig (und könnte gefährlich sein).

  • Rechtliche Bestimmungen: In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen.

  • Spam: Ungewünschte Spam-Newsletter nie abbestellen! "Unsubscribe" bedeutet für Spammer nur Folgendes: "Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen". Also, einfach ignorieren.

  • In dringenden Fällen: Lieber auf die E-Mail als Medium verzichten und stattdessen direkt anrufen. Es gibt keine Garantie, dass die elektronische Nachricht nicht übersehen oder als vermeintlicher Spam gelöscht wird.

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