Best in Cloud 2014 - Fabasoft

Siemens Collaboration mit der Fabasoft Cloud

Unser Content- und Projektmanager im Event-Bereich, Florian Kurzmaier, ist ein klassischer Quereinsteiger: Nach einem Studium der Geschichtswissenschaften in München landete er zunächst bei der CW-Schwesterpublikation Gamepro, dann als Volontär bei der Macwelt. Inzwischen betreut er die inhaltliche Seite unserer Veranstaltungen und sorgt dafür, dass die zugehörigen Websites laufen. Privat bloggt er auf Adams Apfel, sportlich gehört sein Herz nur dem FC Bayern.

Die Siemens AG koppelt das Produkt SAP PDM, das Siemens-intern für die Erstellung von regulierter, faktenbasierter Projektdokumentation verwendet wird, mit der Fabasoft Cloud, einem Software-Service für die sichere Zusammenarbeit über Unternehmen und Standorte hinweg.

Mit der Fabasoft Cloud verkürzt die Siemens AG die Durchlauf- und Wartezeiten für die Konsensbildung und Freigabe der technischen Projektdokumentation durch die agile und effiziente Zusammenarbeit mit den global beteiligten Partnern. Dies beschleunigt Konstruktions- und Änderungsprozesse, entlastet Projektbudgets und sorgt für mehr Qualität und Akzeptanz bei den Projektergebnissen.

Die hybride, bidirektionale Kopplung erfolgt technisch über die dafür vorhandenen Datenstandards der Siemens AG (XML-basierte Webservice-Kommunikation).

Die Ausgangslage

Die Siemens AG nutzt das Produkt SAP Plant PDM für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung der internen und externen technischen Dokumentation globaler Projekte. SAP Plant PDM ist eng integriert mit anderen Transaktions- und Datenbank-basierten IT-Systemen der Siemens AG. Dies bildet die Faktenbasis für eine regulierte, präzise und vollständige Dokumentation zu einem Projekt der Siemens AG ("Single Truth"). Unter Einhaltung von budgetären, qualitativen und vertraglichen Vorgaben. Der Entstehungs- und Freigabeprozess der Projektdokumentation erfordert jedoch auch die intensive Zusammenarbeit mit Konsorten, Kunden, Lieferanten und anderen global involvierten Geschäftspartnern.

Dabei hat sich gezeigt, dass in den einzelnen Projektphasen die Konsensbildung für die relevanten Dokumentationsteile durch den fehlenden Gesamtüberblick auf die übergebene und aktuelle Projektdokumentation zu Diskussionen führt. Des Weiteren ist ein Gesamtüberblick der zwischen den Vertragspartnern ausgetauschten Dokumente nicht vorhanden.

Das derzeit verwendete Austauschwerkzeug entspricht nicht mehr dem Stand der Technik und wird von den Partnern nicht mehr uneingeschränkt akzeptiert. Könnte die Siemens AG die Zeit für die Konsensbildung und für übergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse deutlich verkürzen, so hätte dies in Summe wesentliche Vorteile, insbesondere im Bereich Kosten, Qualität und Vertragstreue.

Die Cloud-Lösung

Geoffrey Moore, ein bedeutender Buchautor und Vordenker für die Informations- und Kommunikationstechnologie, hat als einer der Ersten aufgezeigt, dass die Erweiterung von klassischen Datenbank- und Transaktions-orientierten Systemen ("Systems of Record") durch agile und kollaborative Systeme ("Systems of Engagement") zu neuen innovativen Business-Lösungen führen, die komplexe Aufgabenstellungen in globalen Geschäftsabläufen besser und effizienter bewältigen. Genau diesen Ansatz für die nächste Generation von Enterprise IT Systemen verfolgt die Siemens AG mit dem Projekt "Siemens Collaboration mit der Fabasoft Cloud". Konkret hat die Siemens AG das Produkt SAP Plant PDM ("System of Record") erweitert mit der Fabasoft Cloud (kollaboratives "System of Engagement").

Die Fabasoft Cloud ist ein Software-Service für den sicheren Dokumentenaustausch und für die sichere Zusammenarbeit über Unternehmen und Standorte hinweg. Die Fabasoft Cloud bietet den Kunden dabei die Gewissheit, wo die Daten in der Cloud gespeichert sind, mit wem sie global zusammenarbeiten und was mit den Daten in der Cloud passiert (Erfüllung von Compliance-Verpflichtungen). Die Fabasoft Cloud hat das "Certified Cloud Service Zertifikat" des TÜV Rheinland, ist zertifiziert nach ISO 27001 sowie ISO 20000 und geprüft nach ISA 3402 Typ durch PricewaterhouseCoopers. Darüber hinaus hat die Siemens AG die Fabasoft Cloud intensiven internen Sicherheits-Prüfungen unterzogen.

Die bidirektionale Kopplung erfolgt technisch über die dafür vorhandenen XML-Datenstandards der Siemens AG (Siemens XML-Schema für den Austausch von SAP PDM Projektdokumentation). Die technische Umsetzung war durch die modellbasierte Umsetzung mit dem Fabasoft Cloud Ecosystem innerhalb von vier Wochen abgeschlossen. Auf Seiten von SAP Plant PDM war lediglich die Einrichtung eines neuen Transportwegs ("Versandauftrag") für die standardisierten XML-ZIP Archive erforderlich. Es sind sonst keine Investitionsausgaben für die Siemens AG entstanden. Für Nutzung der Lösung bezahlt jedes der eingebundenen Projekte - je nach Größe - eine Gebühr pro Monat.

Der Business-Nutzen

Die zuständigen Projektmitarbeiter stellen die technische Projektdokumentation "per Mausklick" aus SAP Plant PDM in die Fabasoft Cloud und mobilisieren damit den Enterprise Content aus dem internen System für die globale Konsensbildung zwischen allen Partnern eines Projekts.

Externe Projektbeteiligte haben im Rahmen Ihrer Zugriffsrechte Zugang zu der Projektdokumentation in der Fabasoft Cloud über eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die in jedem handelsüblichen Web-Browser und über mobile Apps für Tablet und Smartphone verfügbar ist. Die Lösung ist optimiert für die einfache und rasche Navigation in der Dokumentation sowie für die Erfassung von Kommentaren, Feedback und ergänzenden Unterlagen. Eine Einschulung ist nicht erforderlich. Diese Ergebnisse lassen sich automatisiert über die XML-Schnittstelle wieder rückführen in die strukturierte technische Dokumentation in SAP Plant PDM.

Die Lösung befähigt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Siemens AG in den Projekten für die einfache, effiziente und sichere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen, globale Zeitzonen, Sprachen und Kulturkreise hinweg. Die Cloud-Anwendung hilft Durchlaufzeiten für die Konsensbildung, Abstimmung und Freigabe der technischen Dokumentation in der Zusammenarbeit mit allen Partnern deutlich zu reduzieren. Die zum Teil komplexen Herausforderungen und Ausnahmesituationen globaler Projekte sind in der übergreifenden Zusammenarbeit einfacher bewältigbar.

Dies beschleunigt die Abarbeitung der einzelnen Projektphasen, entlastet die Projektbudgets, erhöht die Qualität und Akzeptanz der Projektergebnisse und führt zu mehr Produktivität in den Projekten der Siemens AG. Da die Fabasoft Cloud als Software-Service global zur Verfügung steht und die Integration mit SAP Plant PDM auf Siemens-internen Standards beruht, kann die Siemens AG die Lösung ohne weiteren Investitionsaufwand wiederverwenden und ausweiten für andere Projekte des Siemens-Konzerns.