Dirk Ostermann, CIO bei der RAG Aktiengesellschaft. "Prozesse zerschlagen"

"Outsourcing ist im ersten Schritt teuer. Zwar werden die Leistungen mit der Betriebsübergabe möglicherweise günstiger als im Eigenbetrieb, aber die Preise sind nicht marktkonform. Die Provider lassen sich die Übernahme der Mitarbeiter und die Standardisierung sowie Harmonisierung bezahlen. Das gilt zumindest für die Dauer der ersten Laufzeit eines Outsourcing-Vertrags. Regelmäßige Benchmarks und eine saubere Aufstellung sind deswegen unabdingbar, denn sie geben Orientierung. Ganz wichtig: Sie müssen Prozesse zerschlagen.

Sowohl im Eigenbetrieb als auch bei einer internen Auslagerung in eine Tochtergesellschaft schwingen sich Abläufe und Kommunikationswege zwischen Nutzer und IT ein, die nicht immer effizient sind. Die Lethargie und die Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht-Einstellung müssen Sie durchbrechen. In dieser Phase ist Führung durch Kommunikation gefragt, denn für alle Betroffenen ändert sich viel. Outsourcing ist eine strategische Entscheidung, die sowohl die Mitarbeiter in der IT als auch in Fachbereichen verstehen sollten - das darf man nicht unterschätzen.

Im gleichen Zuge muss die verbleibende Organisation gestärkt werden. Sie ist Schnittstelle zwischen Dienstleister und Fachbereich. Im Zuge der ersten internen Auslagerung hatten wir nahezu sämtliches Know-how verloren. Das war ein schwerer Fehler, den wir später wieder korrigiert haben. Heute beschäftigen wir 90 Mitarbeiter für die Provider-Steuerung (etwa 20), das Change-Management (rund 40) und die Disposition (Zirka 30). Sie müssen zum Teil aber auch den externen Provider gegenüber den Ansprüchen der Fachbereiche verteidigen. Damit laufen meine Mitarbeiter und ich Gefahr, dass unsere Kollegen uns emotional auf Seiten des Dienstleisters wahrnehmen.

Dass wir als interne IT mit den Fachabteilungen in einem Boot sitzen, war den Kollegen nicht immer klar. Auch dafür ist eine kontinuierliche Kommunikation wichtig."