E-Mail - nur eine moderne Postkarte
"Die in E-Mails enthaltenen Informationen genießen im Normalfall höchstens die Sicherheit einer Postkarte", warnt denn auch Thomas Stürznickel, Leiter des Geschäftsbereichs Business Security bei der Secunet AG. "Dennoch wird in Unternehmen diese Gefahr beim Schutz vertraulicher Informationen häufig unterschätzt." Gegenüber dem klassischen Geschäftsbrief fehlen der E-Mail einige wesentliche Merkmale: etwa der Briefumschlag, der die Vertraulichkeit der Informationen gewährleistet, oder Unterschrift und Stempel für die Originalität sowie die Authentizität des Absenders.
Unter dem Strich ergeben sich für den IT-Verantwortlichen daraus vier Herausforderungen:
• E-Mails und Mail-Systeme müssen vor Bedrohungen von außen geschützt werden;
• die Integrität der per Mail versandten Informationen ist sicherzustellen;
• Datenlecks, die für den ungewollten Abfluss vertraulicher Informationen verantwortlich sind, sollten ausgeschlossen werden können;
• die Kommunikation muss nachvollziehbar sein, damit das Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Authentizität sicherstellen
Schwieriger als der Schutz der Mail-Umgebung vor Bedrohungen von außen (siehe Kasten) ist es, die Integrität der versandten elektronischen Post zu gewährleisten. Um sicherzustellen, dass die E-Mails beim Empfänger ungelesen und unverändert ankommen, existieren mehrere Verfahren. Sie vereinen zum Teil mit Verschlüsselung und Signatur mehrere Schutzaspekte. Entsprechende Ansätze sind etwa Pretty Good Privacy, GNU Privacy Guard oder S/MIME. Die Identifikation des Absenders (etwa bei der Rechnungsstellung zum Vorsteuerabzug) erfolgt hierzulande durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem deutschen Signaturgesetz. Zudem ist die elektronische Signatur im Rahmen des Elektronischen Abfallnachweisverfahrens seit 1. April 2010 bei der Entsorgung gefährlicher Abfälle gefordert. Ab 1. Februar 2011 soll die Pflicht auf weitere Bereiche des Entsorgungswesens ausgedehnt werden. Insgesamt nutzen aber bislang noch wenige Unternehmen Schutzmechanismen wie Verschlüsselung oder Signatur, weshalb andere Stimmen ein radikales Umdenken in Sachen Geschäftskommunikation fordern. Sie regen an, bei der internen Kommunikation auf Wikis oder Social-Media-Enterprise-Plattformen umzusteigen, weil diese mehr Sicherheit böten. Und extern, so ihre Anregung, könnten vertrauliche Dokumente über Hilfsmittel wie Secure-FTP ausgetauscht werden.
Datenlecks verhindern
Genauso wichtig sind mittlerweile klare Regeln, welche Informationen Mitarbeiter per E-Mail kommunizieren dürfen. Bevor hier über technische Lösungen nachgedacht wird, sollte eine E-Mail-Policy erarbeitet werden, die definiert, wer welche Informationen wie per E-Mail versenden darf. Eine Möglichkeit, technisch zu verhindern, dass vertrauliche Informationen ungewollt oder mit böser Absicht in fremde Hände geraten, sind dann Data-Loss-Prevention-Systeme. Moderne, vernünftig konfigurierte Plattformen werden von den Anwendern weniger als Bevormundung denn als Arbeitserleichterung angenommen. Anhand des Inhalts und des verwendeten Kontexts der Daten können solche Systeme, wie Secunet-Manager Stürznickel erklärt, nicht nur entscheiden, ob ein Mitarbeiter diese Informationen überhaupt versenden darf, sondern bei Bedarf auch gleich Maßnahmen zur Übertragungssicherheit - etwa eine Verschlüsselung der Mail - einleiten.
- RSS-Feeds deaktivieren
<b>Ärgernis 1:</b> Outlook ist langsam. Der Ladevorgang dauert und beim Verschicken und Empfangen von Mails arbeitet Outlook unverhältnismäßig lang. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Leider gibt es nicht eine einzelne Lösung, sondern nur eine Kombination aus mehreren Maßnahmen. Außerdem gibt es danach auch nicht die Gewähr, dass Outlook rasend schnell wird, aber eine Besserung sollte spürbar sein. Zunächst sollten Sie die pst-Datei entschlacken (wie im nächsten Punkt beschrieben). Zudem sollten Sie via Windows-Update die aktuellen Patches installieren. <br/><br/> Vor allem eine bestimmte Version ist für Installationen mit mächtigen pst-Dateien wichtig: Das Outlook Update 2007 (KB933493). Dieses Patch-File ist speziell für diesen Problemfall entworfen. Zudem sollten Sie alle Add-ins löschen, die Sie nicht benötigen (Tipp Nummer 5). Beispielsweise haben einige Anwender darüber geklagt, dass Apples iTunes automatisch Outlook-Erweiterungen installiert. Warum? Das ist unklar. <br/><br/> Zudem haben Outlook-Nutzer die Erfahrung gemacht, dass Fax-Services von Windows XP aus nicht ersichtlichen gründen Outlook 2007 bremsen. Wer keine Faxdokumente verschickt, sollte dieses Feature entfernen (Systemsteuerung --> Software; "Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen", "Faxdienste"). Gleiches gilt für den Business Contact Manager. Er lässt sich auf gleiche Art deinstallieren. <br/><br/>Schließlich sollten Sie Ihre RSS-Feeds kontrollieren. Outlooks RSS Feeds Editor ist zwar eine sinnvolle Einrichtung, doch er belastet das System. Er wird ab Werk mit einigen Feeds vorkonfiguriert. Sie sollten solche Dienste abbestellten, die Sie nicht benötigen (Extras ? Account-Einstellungen; Dann klicken Sie auf RSS-Feeds). So gelangen Sie zu dem dargestellten Bildschirm. Hier können Sie die aktiven Dienste sehen und bei Bedarf entfernen. - Anhänge löschen
<b>Ärgernis 2:</b> Wenn Sie häufig Anhänge empfangen und versenden, wächst die .pst-Datei. Sie speichert alle E-Mail-Vorgänge. Schnell ist eine Größe von 250 MB und mehr erreicht. Das ist einer von vielen Gründen für eine dürftige Outlook-Leistung sowie für die Instabilität der Software. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst sollten Sie herausfinden, welchen Ballast Sie mitschleppen. Outlook 2007 listet in dem Ordner „Große Nachrichten" (zu finden unter "Suchordner") alle E-Mails auf, die größer als 100 KB sind. Dieser Wert ist voreingestellt, er lässt sich verändern. Typischerweise werden die größten Dateien oben angezeigt. Ist das nicht der Fall, können Sie nach Größe sortieren, indem sie das entsprechende Ordnungsfeld anklicken. Alle überflüssigen Dateien sollten Sie löschen. Falls Sie die Anhänge noch benötigen, speichern Sie sie auf Festplatte. Dann können Sie die E-Mail in Outlook wieder öffnen und den Anhang löschen. Damit ist er auf Festplatte gespeichert, aber nicht mehr im E-Mail-Client. - Kopf Outlook Attachment Remover
Das Problem mit den Anhängen ist derart offenkundig, dass bereits Dritthersteller Lösungen anbieten. Dafür gibt es beispielsweise den kostenlosen <b> "Kopf Outlook Attachment Remover"</b> (siehe oben). Er sichert Anhänge auf der lokalen Festplatte und ersetzt sie in der Mail durch Links auf das Dokument. Die Software kann bei Bedarf auch automatisch sämtliche Ordner durchforsten. Am Erscheinungsbild der Mail ändern sich nichts. Hinter dem Icon für Anhänge liegt nach der Bearbeitung der besagte Link. - Postkörbe durchforsten
In Outlook 2007 gibt es eine weitere Funktion, die die Größe der pst-Datei reduziert. Wählen Sie Extras -> Postfach aufräumen. Dort klicken Sie "Postfachgröße anzeigen". Es erscheint ein Bildschirm, der dem obigen ähnlich sieht. Aufgelistet sind Ordner samt Größe. Mit dieser Information sollten Sie zum Outlook-Hauptmenü zurückkehren und in den identifizierten Ordnern E-Mails löschen. Haben Sie all diese Aufgaben erledigt, sollten Sie sich um die pst-Datei kümmern, denn die enthält immer noch überflüssige Daten. Die Datei muss komprimiert werden. Dazu gehen Sie auf Datei -> Datendateiverwaltung. Doppelklicken Sie „Persönliche Ordner". Dort gibt es den Menüpunkt „Jetzt komprimieren". Den müssen sie anklicken. - Der Pfad zur PSD-Datei
<b>Ärgernis 3:</b> Wo speichert Outlook Daten? Sämtliche Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Anhänge verschwinden in ein schwarzes Loch. Gerade für das Backup ist es hilfreich, dass man den Speicherort kennt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Die bereits angesprochene pst-Datei enthält sämtliche Daten. Den Speicherort variiert Microsoft indes von Version zu Version. Selbst Outlook 2007 legt die Datei an unterschiedlichen Orten ab, je nach Betriebssystem. Unter Vista ist die Datei üblicherweise unter C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu finden. XP verwendet den Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\IHR NAME\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook. Natürlich besteht die Möglichkeit, die Datei auch anderswo abzulegen. Den aktuellen Ort können Sie unter Datei -> Datendateiverwaltung finden. Dann öffnet sich ein Bildschirm wie dargestellt. Hinter dem Eintrag "Persönlicher Ordner" steht der Pfad. - Xobni verbessert den Komfort
<b>Ärgernis 4:</b> Bei großen E-Mail-Mengen bietet Outlook wenig Hilfe. Die Such-, Filter- und Sortierfunktionen sind dürftig. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Es gibt viele Zusatz-Tools, die Hilfe versprechen. Empfehlenswert ist das kostenlose Programm Xobni. Es erleichtert es Anwendern ungemein, E-Mails, Informationen und Kontaktdaten zu finden. Xobni installiert sich als Sidebar auf der rechten Seite des Outlook-Bildschirms. Das Tool stellt Informationen über den Absender, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Datei dar, die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden. Falls vorhanden werden zudem Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen angezeigt. Für Analyse-Freaks stellt Xobni Daten etwa über die Zahl der gesendeten E-Mails samt Ranking dar. Außerdem gibt es eine Grafik über den E-Mail-Verkehr pro Tag und Stunde. Xobni ist kein unbekanntes Tool. Auch Microsoft hatte zwischenzeitlich ein Auge auf das Entwickler-Team geworfen und versucht, den Hersteller zu übernehmen. - Problematische Add-ins finden
<b>Ärgernis 5:</b> Outlook stürzt regelmäßig ab. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Leider gibt es keinen einfachen und allgemeingültigen Weg, alle Stabilitätsprobleme von Outlook zu beheben. Zu unterschiedlich sind die Gründe. Es hat sich aber gezeigt, dass Add-ins häufig Ursache für Abstürze sind, zum Teil ist es auch die Kombination verschiedener Add-ins, die Probleme bereitet. Aufgabe ist es daher, herauszufinden, welche Zusatz-Tools Outlook-Crashes herbeiführen. <br/><br/> Eine gute Möglichkeit, die maroden Tools zu identifizieren, ist es, Outlook zunächst im abgesicherten Modus zu starten. Dazu müssen Sie die ausführbare Datei Outlook.exe in der Kommando-Zeile starten (Start -> Ausführen. Dort müssen Sie den Pfad suchen, unter dem die outlook.exe liegt. Üblicherweise ist dies C:\Programme\Microsoft Office\Office12\). Outlook starten sie mit dem Befehl: <br/><br/><b>Outlook.exe /safe</b> <br/><br/> Läuft Outlook nun stabil, müssen sie Schritt für Schritt die problematischen Tools herausfinden. Und das geht folgendermaßen: <br/> Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Add-ins aktiviert wurden. Eine Liste finden Sie unter Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Add-Ins. Es erscheint ein Bildschirm, der dem oben dargestellten ähnlich sieht. Hier sind die Add-ins in drei Kategorien aufgelistet: "Aktive Anwendungs-Add-ins", "Installierte Anwendungs-Add-ins", "Deaktivierte Anwendungs-Add-ins". Für jedes Add-in steht eine Beschreibung zur Verfügung. - Add-ins deinstallieren
Nun gilt es, die fehlerhaften Erweiterungen zu finden. Dafür gibt es keinen schnellen Weg, Sie müssen Schritt für Schritt suchen. Zunächst müssen Sie im Drop-down-Menü am unteren Bildschirmrand "COM-Add-ins" wählen. Daraufhin öffnet sich ein Bildschirm wir oben dargestellt. Die aktiven Add-ins sind mit Häkchen gekennzeichnet. Deaktivieren Sie nun die Add-ins, die möglicherweise Probleme bereiten. Bestätigen Sie Ihre Wahl, beenden Outlook und starten den Mail-Client neu. Läuft das Mail-Programm korrekt, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. <br/> Um Outlook stabil zu betreiben, genügt es, die problematischen Tools abzuschalten. Wer gründlich aufräumen möchte, sollte die Add-ins deinstallieren. Zum Teil lassen sie sich mit der üblichen Windows-Routine entfernen, die Microsoft für die Deinstallation von Software vorsieht. Einige Add-ins tauchen jedoch nicht in dieser Auswahlliste auf und müssen in Outlook gelöscht werden. Dazu müssen Sie zu dem Bildschirm zurückkehren, in dem Sie die Add-ins deaktiviert haben. Hier lassen sich Applikationen auch löschen. - Postkorb reparieren
<b>Ärgernis 6:</b> Die pst-Datei ist kaputt. Bei intensiver und langer Outlook-Nutzung kommt es vor, dass sich die Datei nicht laden lässt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst einmal: Vorsorge ist besser als Reparatur. Dateien mit einem Umfang von 2 GB und mehr neigen eher dazu, Fehler zu verursachen. Daher ist es an dieser Stelle einmal mehr angebracht, ein regelmäßiges Backup anzumahnen (den Pfad zur Datei finden sie unter Punkt 3 dieser Liste). Für die Reparatur einer defekten Datei gibt es das kostenlose Microsoft-Werkzeug namens "Inbox Repair Tool" beziehungsweise "Posteingang reparieren". Gestartet wird das Programm mit der Datei Scanpst.exe. Sie ist üblicherweise unter C:\Programme\Microsoft\Office\Office12 zu finden. Bevor Sie die Reparatur starten, sollten Sie das pst-File speichern, selbst wenn es defekt ist. In der Regel funktioniert die Fehlerbehebung mit dem Microsoft-Tool. Manchmal benötigt es aber drei oder vier Anläufe. - Doppler finden und löschen
<b>Ärgernis 7:</b> In Outlook häufen sich die doppelten Einträge. Das gilt sowohl für den Postkorb, als auch für Kalendereinträge und Adressen. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Doppler entstehen häufig, wenn Outlook Daten von älteren Ausführungen importiert oder mit einem anderen Gerät synchronisiert. Die beste Möglichkeit, die überflüssigen Einträge zu löschen, bieten Tools von Drittanbietern. Empfehlenswert ist der kostenlose <a href=" http://www.vaita.com/ODIR.asp" target="_blank"> Outlook Duplicate Items Remover von Vaita.</a> Um das Tool nutzen zu können, müssen Sie Outlook schließen, den Duplicate Remover installieren und Outlook wieder öffnen. Outlook bietet nun die Menü-Option ODIR. Klicken Sie dieses Menü an, wählen Sie "Remove Duplicate Items", darauf erscheint eine Liste mit Ordnern. Dort können Sie wählen, welchen Ordner sie reinigen möchten. Das Tool sucht nach doppelten Einträgen, löscht sie aus dem Mail-Verzeichnis und sichert sie auf der Festplatte, so dass sie nicht verloren sind. - SynchPST synchronisiert
<b>Ärgernis 8:</b> Warum lässt sich Outlook nicht mit mehreren PCs synchronisieren? Wer bereits einmal versucht hat, Outlook-Mails von Desktop und Notebook zu lesen und zu senden, wird schon bittere Erfahrungen mit den Grenzen des Systems gemacht haben. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Wie bereits erwähnt speichert Outlook sämtliche Daten in der pst-Datei. Wer also Mails von verschiedenen Rechnern abrufen möchte, muss diese Datei manuell zwischen den Rechnern hin- und herkopieren. Möchten Sie unterwegs Mails auf dem Notebook abrufen, müssen sie die pst-Datei vom Desktop auf den mobilen Rechner übertragen. Sobald Sie einen anderen PC nutzen, müssen Sie die aktuelle pst-Datei vom Notebook holen und wieder speichern. Das löst das Synchronisations-Problem, ist aber extrem umständlich und fehleranfällig, weil etwa fälschlicherweise ältere Files überschrieben werden können. Auch für dieses Problem gibt es Software-Tools. <br /><br /><a href=" http://www.synchpst.de/" target="_blank"> SynchPST for Outlook </a> und <a href="http://www.cnet.de/downloads/windows/51032/pstsync.htm" target="_blank">PSTSync</a> erledigen die Aufgabe jeweils in vergleichbarer Art und Weise. Sie bieten einige Extras, beispielsweise die Möglichkeit, einzelne Ordner zu kopieren und zu synchronisieren. Beide Lösungen werden als Shareware vertrieben. SynchPST kostet knapp 40 Euro in der Grundversion. PSTSync gibt es ab knapp 60 Dollar. - Auf Text-Mails umstellen
<b>Ärgernis 9:</b> Immer wieder gibt es Beschwerden darüber, dass Empfänger von Outlook-Mails unleserliche Nachrichten erhalten. Zeichen werden falsch dargestellt und Texte mit Leerzeichen aufgefüllt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Outlook 2007 nutzt Microsoft-Word als Mail-Editor. Selbst wenn Word nicht auf dem Rechner installiert ist, greift Outlook auf die dll-Datei von Word zurück. Word wiederum nutzt so genannte "smart quotes", die manchmal allerdings gar nicht so schlau sind. Probleme bereiten sie, weil sie keine reinen textbasierenden Zeichen darstellen. Daher haben andere Mail-Programme zum Teil Probleme mit den empfangenen Texten. Das gilt etwa für Sonderzeichen wie Anführungsstriche, Fragezeichen etc. Diesen Mangel beheben sie unter Extras -> Optionen -> Senden. Dort wählen Sie unter dem Eintrag "Format für Nachricht Senden" die Option "Nur Text" und bestätigen die Änderung. Damit sind die smart quotes deaktiviert. Allerdings lassen sich nun auch keine Fonts und Farben mehr darstellen. <br/> Wenn nur einzelne Mails als reine Textnachrichten versendet werden sollen, bietet die Outlook-Toolbar (Ribbon) die Option eine Nachricht ohne HTML-Code zu verschicken. - Googlemail integrieren
<b>Ärgernis 10:</b> Warum bietet Outlook keine nahtlose Integration mit Googlemail? Googlemail lässt sich als POP3-Knoten konfigurieren. Immer wieder klagen Anwender jedoch, dass die Verbindung von Googlemail und Outlook schwierig sei. Gibt es eine einfache Lösung? <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst müssen Sie Googlemail als POP-Mail-Account konfigurieren. Das tun Sie im Googlemail-Client unter Einstellungen -> Weiterleitung und POP/IMAP. Hier wählen Sie "POP für alle Nachrichten", falls Sie auch die bereits eingegangenen Mails in Outlook lesen möchten. Eine weitere Google-Option lautet "POP für ab jetzt eingehende Nachrichten aktivieren". Als nächstes müssen Sie Googlemail mitteilen, wie mit eingehenden Mails zu verfahren ist. Sollen etwa Kopien im Google-Client gespeichert werden? Sollen die Nachrichten nach Weiterleitung gelöscht werden? Oder sollen die Mails archiviert werden? Die Änderungen müssen sie noch speichern. <br/><br/> Danach können Sie sich Outlook widmen. <br/><br/> 1. Zunächst wählen Extras -> Kontoeinstellungen, "Neu". <br/><br/> 2. In dem folgenden Bildschirm müssen Sie die Auswahl "Microsoft Exchange, POP3, IMAP, oder HTTP" anklicken, anschließen mit „Weiter" fortfahren. <br/><br/> 3. Danach müssen Sie Ihren Namen, Ihre Googlemail-Adresse und das Passwort eingeben. Wählen Sie den Menüpunkt "Manuelle Konfiguration". <br/><br/> 4. Im folgenden Bildschirm wählen Sie "Internet E-Mail". Erneut "Weiter" klicken. <br/><br/> 5. Nun erscheint der oben dargestellte Bildschirm. Als Zugangsart wählen Sie POP3. Der Eingangs-Mail-Server ist pop.googlemail.com, die Bezeichnung des Ausgangs-Servers (SMTP) lautet smtp.googlemail.com. Als Login-Information sind Google-Username und Passwort erforderlich. Bei Bedarf markieren Sie die Auswahlbox "Passwort merken". - POP3 konfigurieren
6. Dann geht es zum Auswahlknopf "Erweiterte Einstellungen". Hier wählen Sie „Der Postausgangs-Server (SMTP) benötigt Authentifizierung", außerdem klicken Sie „Gleiche Einstellungen wie eingehende Nachrichten" an. <br/><br/> 7. Nun wählen Sie noch den "Erweitert"-Tabulator. Das Kästchen beim Ausgangsserver (SMTP) versehen Sie mit dem Wert 587. Wählen Sie TLS als Verschlüsselung. Der POP-3-Server benötigt den Wert 995 und SSL-Verschlüsselung. - Konfiguration testen
8. Abschließend bestätigen Sie mit "OK". Auf dem folgenden Bildschirm prüfen Sie Ihre Angaben mit dem Button „Kontoeinstellungen testen" Darauf folgt eine Anzeige wie oben dargestellt. Ist alles in Ordnung, schließen sie den Vorgang mit "Fertig stellen" ab. Nun sollten Sie Googlemails in Outlook empfangen. <br/><br/> Es hat schon eine gewisse Ironie, dass die Outlook-Tipps mit Hinweisen zu Googlemail enden. Der freie Mail-Client wird immer attraktiver, sowohl für private als auch für geschäftliche Nutzer. Noch dominiert vor allem im beruflichen Umfeld Microsofts Outlook-Lösung, so dass die Verknüpfung mit Googlemail noch eine Weile relevant sein wird. Die Integrationstipps mögen dem einen oder dabei helfen, beide Mail-Lösungen parallel zu nutzen.