Ein Software-Tag pro Woche
Bei Abschluss des Projekts waren alle Einrichtungen und Dienste des Wohlfahrtswerks mittels Web-basierter Technik an das zentrale Rechnungswesen angeschlossen. Schwierigkeiten gab es außer kleineren Fehlern keine, was darauf zurückzuführen war, dass sämtliche Beteiligte sehr viel Zeit und Mühe investiert hatten. Die Anwender in der Hauptverwaltung (HV) waren während der gesamten Implementierung in alle Vorgänge eingebunden. Zum Beispiel befassten sich sechs Mitarbeiter in dieser Zeit einen vollen Arbeitstag pro Woche mit dem Softwareprojekt. Eine gesonderte Schulung dieser Benutzer war danach nicht mehr erforderlich.
Neue Infrastruktur und Netzverbindungen
Neben der Software waren auch die Rechner und Netzwerkverbindungen zu modernisieren. Dazu wurden auf Seiten der Hauptverwaltung die Client-Rechner ausgetauscht und die Arbeitsplätze der Einrichtungen zuerst per ISDN an die Zentrale angeschlossen. Heute nutzt das Wohlfahrtswerk einen sicheren VPN-Volltunnel über eine DSL-Leitung. Während anfangs in der Zentrale drei Server zur Datenbereitstellung ausreichten, sorgen heute elf Server, darunter zwei für die Oracle-Datenbanken, für die Verfügbarkeit der Daten rund um die Uhr. Als Backup kommt neben der klassischen Bandsicherung ein Windows 2003 Server zum Einsatz, auf dem jeweils die Datenbanken mit dem Stand des Vorabends gespeichert werden. Auch die alten ISDN-Leitungen stehen heute noch für Notfälle als Backup für den Datenzugriff zur Verfügung. Das bedeutete einen weiteren Schutz für sensiblen die Finanzdaten.
Ursprungsbelege abrufbar
Die dezentralen Verwaltungsfachleute des Wohlfahrtswerks profitieren vor allem von der Datentransparenz und Nachvollziehbarkeit des neuen Buchhaltungssystems. Zahlungsverhalten und Zahler können jetzt systemgestützt analysiert werden, und die Anzahl der automatisierten Buchungen hat sich deutlich erhöht. Über die Funktion "Browse Details" erschließen sich dem Anwender eine gesamte Kostenstelle, alle Abrechnungsdaten, die beteiligten Unternehmensbereiche sowie das Gegenkonto. Auch der Ursprungsbeleg ist direkt einsehbar und steht im System zentral allen Berechtigten zur Verfügung. Früher mussten Benutzer diese Informationen in den entsprechenden Unterlagen nachschlagen. Zusätzlich lassen sich Buchungen durch Texterläuterungen ergänzen, weshalb diese Informationen im System von jedem Ort aus zur Verfügung stehen.
Genaue Leistungsabrechnung statt Umlage
Die Einzelstandorte selbst beschränken sich heute auf die korrekte Leistungsabrechnung sowie das Vorerfassen der Eingangsrechnungen und können sich ansonsten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Das neue, zentrale Buchhaltungssystem sorgt auch für eine einfache und fehlerfreie Abrechnung der internen Dienstleistungen. Diese wurden vorher mit Hilfe eines pauschalen Umlageverfahrens ermittelt. Jetzt verfügt das System über einen Zählmechanismus, der die einzelnen Buchungen registriert und leistungsgerecht abrechnet.
Die einfache Handhabung und die weitgehend selbsterklärenden Funktionen des Programms führten zu einer schnellen Akzeptanz bei den Nutzern. Vor allem die Möglichkeit, weitestgehend eigenständig zu arbeiten und zu jeder Zeit selbst Einsicht in die Finanzdaten zu haben, motiviert die Mitarbeiter. Umständliche telefonische Anfragen und längere Wartezeiten auf Rückmeldungen haben sich auf ein Minimum reduziert. Das neue Programm ist übersichtlicher und hat nützliche zusätzliche Features. So können Benutzer zum Beispiel Auszifferungen unproblematisch wieder rückgängig machen und auch Stornierungen vornehmen. Vor allem die Elementstruktur des Rechnungswesens hilft den Anwendern, da sie es ihnen beispielsweise gestattet, schnell in Erfahrung zu bringen, wer für einen Bewohner zahlt.
Erweiterungen für den Zahlungsverkehr
Mittlerweile hat das Wohlfahrtswerk zwei Gesellschaften gegründet, in die das Personal der Hauptverwaltung ausgegliedert wurde. Diese Geschäftsbereiche wurden in das Shared-Service-Konzept der Coda-Software eingebunden. Derzeit führen Softwarespezialisten eine Konzernverrechnung ein, die es gestattet, dass Gesellschaften untereinander abrechnen. Darüber hinaus will das Management Funktionen integrieren, um am einheitlichen europäischen Zahlungsverkehr (Single Euro Payments Area, kurz Sepa) teilnehmen zu können. Hierzu wird vermutlich Ende des Jahres ein entsprechendes Update der Rechnungswesenlösung vorgenommen, da sich beispielsweise Kontoverbindungen ändern. Für das dritte Quartal 2008 ist die Migration auf das neue Coda-Produkt "Neon" vorgesehen.
Fazit
Seit der Einführung der zentralen Finanzlösung verzeichnet das Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg deutliche Effizienzsteigerungen. Insgesamt 1,6 Stellen konnte das Rechnungswesen der Hauptverwaltung seit Einführung der Lösung einsparen. Das Shared Service Center hat die Finanzströme aller Organisationen im Blick. Durch die zentrale Verfügbarkeit aller Detailinformationen bis auf Belegebene hat sich die Transparenz erhöht und der Aufwand für die Informationsbeschaffung deutlich reduziert. Das erweiterte Debitoren-Management mit automatisiertem Mahnwesen unterstützt dabei die wirtschaftliche Leistungserbringung. (fn)